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Reconciliação Contábil: os processos e as integrações necessárias para uma entrega de sucesso

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Quem trabalha diretamente com contabilidade sabe que o processo de reconciliação contábil é de extrema necessidade. Isso porque acompanhar e conferir todos os lançamentos contábeis é essencial para manter a conformidade e fazer ajustes, caso sejam necessários. 

De forma resumida, as conciliações contábeis ocorrem por meio do confronto dos livros de razões contábeis com os saldos bancários. Esse processo sofreu um forte impacto após a implementação, em 2002, da Lei Sarbanes-Oxley, criada nos Estados Unidos, país onde se solicita, por meio de bases legais, a responsabilidade das organizações privadas e as demonstrações contábeis dos administradores, mediante implementação de estruturas de compliance e comitês de auditorias independentes. 

Aqui no Brasil, essa legislação não foi promulgada, mas o Instituto Brasileiro Governança Corporativa – IBGC tomou medidas equivalentes à Lei Sarbanes-Oxley. Assim, por meio de seus relatórios publicados, estabeleceu a responsabilidade de validações e análises das demonstrações contábeis e dos relatórios financeiros para os diretores financeiros das empresas. E o que, de fato, isso impacta nas reconciliações contábeis no dia a dia? 

Basicamente, essas medidas impactam em situações em que a reconciliação contábil identifica alguma diferença significativa, levando à necessidade de alterações nas demonstrações financeiras já publicadas. Dessa forma, é obrigatória a emissão de um parecer para elucidar as alterações para todos os interessados nas informações contábeis, seja um investidor ou até mesmo o público externo.

Analisando esse breve cenário e a importância das reconciliações contábeis, confira a seguir o desdobramento dessa prática contábil.

 

1. O que é Reconciliação Contábil?

Como o próprio nome sugere, o processo de reconciliação contábil consiste em refazer a conciliação contábil, a fim de não deixar de ser analisada nenhuma conta. 

Nesse sentido, por meio da reconciliação, analisam-se pontos que não foram vistos anteriormente, aumentando ainda mais o critério analítico e investigando todos os números.

Em outras palavras, a reconciliação contábil consiste na verificação de especificidades de uma determinada conta contábil para identificar pendências e aplicações de ajustes contábeis, se necessários, que podem ser:

  • Complementação: utiliza-se quando o lançamento contábil é realizado com o valor errado, podendo ser aplicado um ajuste para aumentar ou reduzir o saldo de uma conta.
  • Estorno: ocorre quando há uma duplicidade de um mesmo lançamento contábil.
  • Transferência: em lançamentos contábeis realizados em contas erradas, utiliza-se a transferência dos valores para as contas contábeis adequadas.

 

2. Boas práticas de Reconciliação Contábil

Uma vez que a contabilidade é o fim de todas as operações, para que seja feita uma reconciliação contábil eficiente, é preciso ter em mãos todas as informações de todos os departamentos da empresa. Na sequência, vamos analisar exemplos de departamentos e quais as informações devem ser fornecidas à contabilidade para a análise de reconciliação contábil:

  • Departamento Pessoal: resumo da Folha de Pagamento;
  • Departamento Financeiro: caixa, extratos bancários, extratos de aplicações, relação dos fornecedores a pagar, financiamentos, empréstimos, relação dos títulos a receber dos clientes.

Assim, em posse de todas essas documentações, é possível iniciar as reconciliações contábeis. Além disso, é preciso também analisar pontos importantes para efetuar o processo de forma eficiente:

  • Integral: conforme exposto, deve-se considerar todas as contas da empresa no processo de reconciliação, incluindo a verificação de novas contas. Da mesma forma, é necessária a utilização de um critério padrão, que deve ser utilizado por todos dentro da empresa, tendo sempre atenção aos livros diários de cada conta e verificando se eles estão condizentes com as operações.
  • Rigoroso: a reconciliação se trata de uma segunda análise, logo, é preciso ter um suporte nas análises das documentações que deram origem ao lançamento, podendo utilizar notas fiscais, contratos, extratos bancários, posições de investimentos etc. Essa prática trará segurança documental e análises assertivas para as reconciliações contábeis e, com isso, haverá o suporte necessário para as movimentações patrimoniais, e não somente uma recorrência do livro razão.
  • Tempestivo: a tempestividade deve ser adotada nas práticas de reconciliação contábil por meio de cronogramas de trabalhos e identificação de prioridades no momento das reconciliações, sempre prezando e priorizando aquelas contas com maiores índices de imbróglios.
  • Aderente: a aderência é fator primordial nas reconciliações, uma vez que é o norteador dos lançamentos contábeis. A utilização dos princípios do CPC – Comitê dos Pronunciamentos Contábeis, com relação aos lançamentos, deve ser realizada a partir do CPC 00 – Estrutura Conceitual, que traz todos os direcionamentos das escriturações contábeis.

 

3. Quais são os princípios contábeis necessários para a reconciliação contábil?

Para garantir a efetividade necessária de uma reconciliação contábil, é preciso inserir nas análises os princípios básicos da contabilidade em conjunto com os CPC’s disponíveis. 

Atualmente, existem 52 CPC’s que abarcam temas contábeis importantes e que devem ser utilizados nas escriturações. No mesmo sentido, é necessária também a adoção de um critério único determinado pela empresa que seja utilizado por todos, para que as análises sejam sempre a partir de uma mesma base racional. 

Mas quais são esses princípios e os pronunciamentos contábeis? 

  • Princípio da Entidade;
  • Princípio da Continuidade;
  • Princípio da Oportunidade;
  • Princípio do Registro pelo Valor Original;
  • Princípio da Competência;
  • Princípio da Prudência.

Na sequência, os CPC’s que existem atualmente na normativa contábil aderentes ao IFRS:

  • CPC 00: Estrutura Conceitual para Relatório Financeiro 
  • CPC 01: Redução ao Valor Recuperável de Ativos 
  • CPC 02: Efeitos das mudanças nas taxas de câmbio e conversão de demonstrações contábeis 
  • CPC 03: Demonstração dos Fluxos de Caixa 
  • CPC 04: Ativo Intangível 
  • CPC 05: Divulgação sobre Partes Relacionadas 
  • CPC 06: Arrendamentos 
  • CPC 07: Subvenção e Assistência Governamentais 
  • CPC 08: Custos de Transação e Prêmios na Emissão de Títulos e Valores Mobiliários 
  • CPC 09: Demonstração do Valor Adicionado (DVA) 
  • CPC 10: Pagamento Baseado em Ações 
  • CPC 11: Contratos de Seguro 
  • CPC 12: Ajuste a Valor Presente 
  • CPC 13: Adoção Inicial da Lei nº. 11.638/07 e da Medida Provisória nº. 449/08 
  • CPC 14: Instrumentos Financeiros: Reconhecimento, Mensuração e Evidenciação (Fase I) – Transformado em OCPC 03 
  • CPC 15: Combinação de Negócios 
  • CPC 16: Estoques 
  • CPC 17: Contratos de Construção 
  • CPC 18: Investimento em Coligada, em Controlada e em Empreendimento Controlado em Conjunto 
  • CPC 19: Negócios em Conjunto 
  • CPC 20: Custos de Empréstimos 
  • CPC 21: Demonstração Intermediária 
  • CPC 22: Informações por Segmento 
  • CPC 23: Políticas Contábeis, Mudança de Estimativa e Retificação de Erro 
  • CPC 24: Evento Subsequente 
  • CPC 25: Provisões, Passivos Contingentes e Ativos Contingentes 
  • CPC 26: Apresentação das Demonstrações Contábeis 
  • CPC 27: Ativo Imobilizado 
  • CPC 28: Propriedade para Investimento 
  • PC 29: Ativo Biológico e Produto Agrícola 
  • CPC 30: Receitas 
  • CPC 31: Ativo Não Circulante Mantido para Venda e Operação Descontinuada 
  • CPC 32: Tributos sobre o Lucro 
  • CPC 33: Benefícios a Empregados 
  • CPC 34: Exploração e Avaliação de Recursos Minerais (Não editado) 
  • CPC 35: Demonstrações Separadas 
  • CPC 36: Demonstrações Consolidadas 
  • CPC 37: Adoção Inicial das Normas Internacionais de Contabilidade 
  • CPC 38: Instrumentos Financeiros: Reconhecimento e Mensuração 
  • CPC 39: Instrumentos Financeiros: Apresentação 
  • CPC 40: Instrumentos Financeiros: Evidenciação 
  • CPC 41: Resultado por Ação 
  • CPC 42: Contabilidade em Economia Hiperinflacionária 
  • CPC 43: Adoção Inicial dos Pronunciamentos Técnicos CPCs 15 a 41 
  • CPC 44: Demonstrações Combinadas 
  • CPC 45: Divulgação de Participações em outras Entidades 
  • CPC 46: Mensuração do Valor Justo 
  • CPC 47: Receita de Contrato com Cliente 
  • CPC 48: Instrumentos Financeiros 
  • CPC 49: Contabilização e Relatório Contábil de Planos de Benefícios de Aposentadoria 
  • CPC 50: Contratos de Seguro 
  • CPC LIQUIDAÇÃO: Entidades em Liquidação 
  • CPC PME: Contabilidade para Pequenas e Médias Empresas

 

4. Principais desafios do processo de reconciliação contábil

Para entender melhor os desafios de uma conciliação, vamos analisar um exemplo de contas do ativo imobilizado. Ao identificar uma divergência ou diferença, é preciso ir ao cerne do lançamento, encontrando as dificuldades, sejam elas:

  • Sistêmicas: falta de integrações sistêmicas, falta de parâmetros corretos e aderentes às legislações;
  • Processuais: falta de aderência ao critério adotado pela empresa, falta de organização das informações;
  • Documentais: falta de documentos hábeis para dar suporte aos lançamentos.

O processo de reconciliar é justamente encontrar essas falhas e otimizar os processos contábeis da empresa, identificando e corrigindo falhas e erros nas escriturações contábeis e, consequentemente, nas demonstrações e relatórios financeiros.

No exemplo de reconciliação a seguir, é possível identificar uma diferença de R$ 0,24 que pode ser resultado de um critério de depreciação diferente utilizado ao longo dos anos.

Imagem 1: Reconciliação Contas Ativo Imobilizado

Fonte: Camila Oliveira, Vamos Escrever para Dattos, junho de 2022

Pode-se concluir que o processo de reconciliação contábil é necessário pois, além de contribuir para uma contabilidade respaldada na legislação, é uma ferramenta importante para que os sócios tenham segurança jurídica diante das demonstrações contábeis, uma vez que podem responder por informações erradas, sendo obrigados à emissão de notas explicativas diante de variações financeiras significativas realizadas por meio de ajustes contábeis.