Por que você precisa parar de usar as planilhas para fazer sua gestão financeira?

Dois profissionais em reunião utilizando uma ferramenta para realizarem suas tarefas
Esse conteúdo foi escrito com base em acontecimentos reais e vai te convencer a abandonar as planilhas e começar a usar a tecnologia a seu favor, otimizando a gestão financeira do seu negócio!

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O Banco Britânico Standard Chartered PLC recebeu uma multa altíssima do principal regulador bancário do Reino Unido depois – vejam vocês – oriunda de um erro em uma planilha.

A Autoridade Reguladora do Banco da Inglaterra – Prudential Regulatory Authority (neste texto usaremos a sigla P.R.A.) aplicou uma multa de 46,6 milhões de libras (61 milhões de dólares) ao Banco Standard Chartered por cinco erros de relatório entre março de 2018 e maio de 2019, de acordo com o comunicado.

A P.R.A. disse que um erro em uma única célula da planilha do Monitor de Métrica de Liquidez resultou no banco violando o limite de financiamento esperado pelo regulador.

O problema foi descoberto no final de novembro de 2018, mas o P.R.A. só foi informado em abril de 2019, mesmo com os funcionários da equipe de mercados de tesouraria do Standard Chartered realizando reuniões quinzenais com funcionários do P.R.A. durante todo esse período.

“Esperamos que as empresas nos notifiquem prontamente sobre quaisquer problemas com seus relatórios, o que o Standard Chartered não fez neste caso”, disse Sam Woods, diretor executivo da P.R.A. 

“Os sistemas, controles e supervisão do Standard Chartered ficaram significativamente abaixo dos padrões que esperamos de um banco importante, e isso se reflete no tamanho da multa neste caso”, concluiu.

Por que você precisa parar de usar as planilhas para fazer sua gestão financeira?

Os times contábeis de grandes empresas estão familiarizados com as dores da conciliação dos dados financeiros – durante o fechamento contábil – que podem vir de diferentes fontes, em diferentes formatos e de diversos departamentos. 

Os dados que chegam até o time contábil raramente são fáceis de identificar e comparar, geralmente estão bagunçados e sem correspondência. E é depois de receberem essas informações confusas que os times contábeis utilizam sua ferramenta favorita: as planilhas.

Como vimos no caso do Banco Standard Chartered PLC, as planilhas podem ser grandes inimigas da verdadeira gestão financeira.

Referência visual (peças caindo em sequência) ao risco e estratégia de evitar problemas no seu negócio

As planilhas têm sido a espinha dorsal dos times contábeis em grande empresas há muito tempo, mesmo com toda tecnologia disponível hoje no mercado.

Houve também, nas últimas décadas, uma grande mudança nos relatórios internos e externos das grandes empresas, assim como o aumento da complexidade na estrutura organizacional e em muitos casos a globalização destas organizações.

Com todo este cenário de mudanças os times contábeis passaram a ser estrategicamente fundamentais dentro das organizações e a utilização de planilhas como “espinha dorsal” tornou-se altamente problemático.

Grandes empresas se encontram enterradas em uma montanha de planilhas e investindo uma quantidade excessiva de recursos humanos para manter um processo totalmente manual e sujeito a manipulações e erros, tornando os dados contábeis e financeiros não seguros e dentro de um processo descentralizado e com dias contados para colapsar!

Quase 90% de todas as planilhas contêm erros

Em pesquisa realizada pelo professor Ray Panko – professor de Tecnologia da Informação da Universidade do Havaí nos Estados Unidos – foi identificado que 88% de todas as planilhas contém erros de 1% ou mais de todas as células com fórmula. 

Ou seja, em grandes planilhas com milhares de fórmulas haverá dezenas de erros não detectados por humanos que podem causar grandes conflitos e problemas, principalmente se usados para fins profissionais e financeiros.

Não há dúvidas que as planilhas são ferramentas ágeis, úteis e poderosas. Porém a utilização delas, principalmente no meio profissional, são feitas de maneira que possibilitam erros e manipulações e isso pode ser fatal para uma grande empresa.

Nas ações de fechamento contábil, por exemplo, com prazos cada vez menores para serem realizadas, a falta de conferência e checagem só aumenta a possibilidade da implementação de processos sujeitos a falhas humanas e ferramentais.

Além da estatística lutar contra o uso de planilhas, existem outros fatores que avisam: contador, fuja das planilhas e se reinvente.

Sem colaboração e visibilidade: planilhas causam incapacidade de identificar melhorias nos processos de trabalho dos times contábeis

Por natureza, as planilhas não nasceram para ser uma ferramenta colaborativa e que dá visibilidade ao fluxo de trabalho que está sendo realizado. Utilizando planilhas não existe a possibilidade dos gestores verificarem o atual andamento dos processos dos times contábeis e o trabalho em conjunto é impossível de ser realizado.

Uma atividade de fechamento contábil, por exemplo, que pode ser executada por diferentes integrantes de um time, através de planilhas isso não pode ser realizado. Sem histórico e sem uma visão de gestão de tarefas, é impossível acompanhar o fluxo de trabalho tanto para gestores, diretores, auditores e até colegas que poderiam colaborar com este processo.

Mas isso não significa que as planilhas não são ferramentas “boas”, e sim que elas não nasceram para o atual escopo dos times contábeis.

Problemas com controles e auditorias: com as planilhas, não existem processos estruturados

Quando um time contábil – de uma grande empresa – opta ou mantém o uso de planilhas como parte da sua rotina, a falta de histórico e rastreabilidade do fluxo de trabalho pode tornar-se um problema complexo e uma dor de cabeça inestimável. 

A falta de rastreabilidade dos materiais contábeis e financeiros de apoio, pode tornar-se um risco para validação do processo feito pelos gestores, pelos controllers e também pela auditoria. E, além disso, a ausência do controle financeiro no mundo empresarial pode ser fatal para decretar o sucesso de uma empresa.

Use planilhas e você pode ficar menos produtivo

Homem preocupado com os erros encontrados em suas planilhas

O tempo gasto comparando versões, reuniões de compartilhamento, verificação, reinserção de dados, entre outras atividades realizadas por times contábeis que poderiam ser automatizadas é um custo muito alto para grandes empresas.

Em vez de direcionar recursos para atividades que impulsionam o negócio, tornando os times contábeis mais estratégicos, o tempo valioso destes profissionais é consumido gerenciando dados em planilhas extensas e sujeitas a erros, ao invés de estarem usando para análise crítica e sugestão de caminhos para os negócios.

Além disso, o uso de planilhas pelos times contábeis causa uma grave ação nos dias de hoje: a falta de escalabilidade.

As planilhas não conseguem lidar com o crescimento de uma organização da maneira que o negócio necessita. Elas possuem limitações técnicas de contas, usuários, linhas, colunas, fórmulas, entre outras funcionalidades. 

Quando olhamos pelo prisma financeiro de uma organização, o alto volume de dados financeiros e contábeis a serem verificados através de planilhas torna-se um risco iminente. E esta limitação técnica limita o crescimento em escala da produtividade dos times contábeis.

Conclusão: abandone as planilhas e transforme seu time contábil!

Planilhas foram criadas para serem ferramentas multifuncionais. Porém, como trata-se de uma ferramenta generalista – que não entende a especificidade do seu negócio – principalmente para rotinas dos times contábeis, significa que sua performance é muito pior do que as ferramentas específicas para este tipo de trabalho.

Quando olhamos para atividades dos times contábeis de grandes empresas, automatizar o processo de fechamento contábil deve ser uma ação a ser considerada. Através de uma plataforma de gestão de rotinas de fechamento e conciliação de dados contábeis que o seu sucesso e o sucesso da sua empresa podem estar.

Deixar esta transformação digital passar e não tomar como diferencial da sua empresa pode ser o estopim: concorrentes que utilizam plataformas de gestão de rotinas de fechamento contábil diminuem o tempo de fechamento em até 78%, tornando os times mais assertivos, estratégicos e com tempo para fazer o que realmente importa para grandes empresas: pensar em soluções de crescimento.

Transformar os processos – hoje manuais – dos times contábeis de grandes empresas podem parecer desafiadores, optar pelas ferramentas de gestão de rotinas de fechamento.

A plataforma Dattos nasceu para integrar pessoas, departamentos e dados com o objetivo de otimizar processos financeiros de grandes empresas, tornando assim os times contábeis, fiscais e financeiros mais ágeis, estratégicos e confiantes para tomarem decisões assertivas visando, sempre, o crescimento do negócio.

Fonte: Bloomberg