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Plataforma para Fechamento Contábil: entenda por que seu time precisa de uma!

O processo e resultado do Fechamento Contábil tem como objetivo analisar os principais dados financeiros de um negócio em um período determinado (podendo ser mensal, trimestral, semestral ou anual). Essa atividade é tão importante que pode determinar o sucesso ou fracasso de um negócio.

Para atingir a excelência na realização deste processo as empresas devem cada vez mais eliminar riscos e falhas. Por isso, a utilização da tecnologia vem se tornando cada vez mais fundamental para os times que são responsáveis pelo Fechamento Contábil.

Neste conteúdo nós veremos como uma plataforma especializada para Fechamento Contábil pode transformar a rotina de times contábeis e financeiros, trazendo benefícios que só um software especializado na tarefa pode trazer.

O que é Fechamento Contábil?

Em termos práticos, o Fechamento Contábil é um processo que tem o objetivo de avaliar a mutação patrimonial de uma empresa em um determinado período de tempo. É um momento em que são produzidos relatórios com dados estratégicos para a administração de um negócio, e que deverão prestar suporte a diretorias, boards, conselhos e/ou alta gestão de grandes empresas.

Não nos estenderemos neste assunto pois temos um excelente artigo onde você pode encontrar toda definição e um guia definitivo para seu Fechamento Contábil.

É importante ressaltar aqui que o Fechamento Contábil é um processo que exige precisão: por se tratar de um momento de consolidação de dados de diferentes departamentos, o fechamento contábil representa a oportunidade ímpar de se observar todos os KPIs do negócio. Portanto é essencial neste processo: organização, precisão e rigor na realização.

Por esse motivo (e também por outros que abordaremos no texto adiante) que o processo de Fechamento Contábil não pode estar vinculado a uma rotina sem governança, feita através de planilhas compartilhadas e dependentes de pessoas (e não de processos). É preciso correr para digitalização e modernização destas atividades o quanto antes.

Confie em seus Dados Contábeis e no seu processo de Fechamento

Nunca é demais lembrar que a precisão na entrega do fechamento contábil é estrategicamente importante para o negócio. E o motivo é simples: para a tomada de decisões, o empresário necessita conhecer, no detalhe, todas as informações referentes à situação patrimonial do negócio.

Mas isso não reflete a realidade: existem muitas empresas que ainda deixam seus indicadores financeiros e seus processos de consolidação (como o fechamento) em segundo plano. E podemos afirmar que isso (muitas vezes) é culpa dos times contábeis e financeiros.

Como não existe uma governança e gestão do processo de fechamento, atrasos, erros e falhas são comuns a grandes empresas – pois possuem movimentação financeira e contábil em grande volume.

Com a falta de confiança e importância dos times contábeis a este processos, é quando a contabilidade pode ser efetivamente suplantada, em parte das suas potencialidades, por outras áreas da empresa.

Nesses casos, é comum que sejam criados departamentos específicos para criação e monitoramento de KPIs. São áreas inteiras que serão criadas, direta ou indiretamente, porque a morosidade, os erros ou a desorganização da área contábil efetivamente impedem o emprego estratégico da contabilidade.

Esse movimento tende a apontar a contabilidade como status de final da cadeia da informação: um ponto que recebe as informações já tratadas por outros setores, apenas para fins de registro e reporte ao fisco. Na prática, isso representa uma grande oportunidade que está sendo perdida por parte da empresa, e também por parte dos profissionais da contabilidade.

A boa notícia é que há alternativas para reverter esse ciclo, e devolver à contabilidade o protagonismo que lhe cabe na análise e projeção de cenários, em apoio à alta gestão do negócio.

Utilizando a tecnologia, um software específico é a saída para que a organização volte a confiar em seus dados contábeis e também no processo de Fechamento Contábil.

Retomando a importância do Fechamento Contábil

Nós entendemos que o Fechamento Contábil não deve ser uma responsabilidade apenas do time Contábil, na verdade o processo e relatório de fechamento deve ser uma ferramenta estratégica valiosa para a organização como um todo (além de ser uma obrigação societária que é prevista no Código Civil e na legislação correlata, e a base para diversas obrigações fiscais que, em caso de erro, podem gerar autuações e perdas vultosas).

Para deixar ainda mais claro, o Fechamento – quando feito precisamente – é o reflexo da real situação do negócio mostrando o estado atual dos investimentos nele realizado.

Geralmente, as empresas costumam recorrer a planilhas de controle e a intermináveis reuniões de acompanhamento para buscar garantir que tudo seja visto, verificado e registrado a tempo para fechamento e reporte. Na prática à medida que a complexidade aumenta, confiar em planilhas e no controle manual, torna-se um equívoco estratégico bastante relevante.

analise 4

Vamos dar um exemplo prático:

Uma operação de compra de insumos, que irá gerar débito na conta de estoque no Ativo, e crédito como saldo a pagar no Passivo. Essa operação irá gerar, ainda, débito no ativo de ICMS a recuperar contra a despesa com esse imposto no Resultado. 

Esse insumo adquirido, em uma empresa que controla estoque no Ativo, irá posteriormente transitar a débito como custo no Resultado, quando do seu efetivo emprego na linha de produção, e irá gerar lançamento a débito na conta de impostos a pagar no Passivo, como registro da redução do desembolso fiscal.

Mas neste caso, meu ERP não pode me ajudar?

Um eventual erro no reconhecimento contábil dessa aquisição, seja gerado por erro no recebimento fiscal ou no registro da operação de entrada no sistema ERP, tem o potencial de gerar erros na apuração de impostos e também no reconhecimento do custo no resultado. É no fechamento que esse eventual erro precisa ser identificado, sob pena de haver reporte de valores incorretos – o que pode colocar em xeque a credibilidade do fechamento como um todo.

Entendendo a complexidade que a rotina pode trazer ao processo de Fechamento Contábil que trazemos um entendimento muito simples a questão: você precisa de ajuda da tecnologia.

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Indo além do que seu ERP oferece

Seu ERP, ou Enterprise Resource Planning, é um recurso fundamental para empresas de qualquer porte. Há no mercado uma série de softwares que estão 100% dedicadas ao fornecimento desse tipo de recurso às organizações. 

Esses sistemas ou plataformas buscam congregar informações de todos os setores da companhia, buscando reuni-los em um único programa – que por sua vez deve estar padronizado em suas diferentes instâncias, de forma a facilitar a implantação, a interoperabilidade e a conexão entre diferentes departamentos.

A necessidade de cobrir todos os processos e departamentos da organização empresarial, contudo, torna o ERP um programa complexo, caro e que demanda recursos expressivos para seu correto funcionamento. 

O fato é: espera-se muito do ERP, enquanto sistema central ao funcionamento da companhia; na realidade, contudo, há demandas importantes que serão melhor atendidas com softwares específicos. O controle das rotinas de fechamento contábil é uma dessas demandas - e, certamente, a mais crítica de todas, os ERPs geralmente não possuem integrações e fáceis importações, diferente de uma Plataforma para Fechamento Contábil (um exemplo de funcionalidade específica).

Planilhas (e Excel) em seu devido lugar

Na rotina dos times contábeis existem três certezas:

folder error

Sempre haverá divergências a serem tratadas

finance report

Sempre existirão novas normas fiscais a incorporar nas rotinas do departamento,

excel

E sempre haverá planilhas em Excel

Essa ferramenta é, há décadas, efetivamente o pano de fundo para diversas atividades, funções e análises de times contábeis e financeiros. E é uma calculadora insuperável, dadas as opções que possibilita.

Seu grande problema é o input manual, o que torna - não aconselhável - seu uso para controle de tarefas, ou para o compartilhamento de informações entre departamentos de forma irrestrita.

Isso não significa, contudo, que o Excel tenha se tornado obsoleto. Muito pelo contrário: para integrar todas as informações necessárias para o fechamento, você pode arquivar e contextualizar suas planilhas em uma plataforma para Fechamento Contábil. Dessa forma, reunimos o melhor dos dois mundos: a flexibilidade e a versatilidade do Excel e das suas Planilhas, com a segurança e a abrangência de uma ferramenta de controle e gestão.

Retome a gestão do seu Fechamento Contábil

A Dattos possui uma plataforma para Gestão de Fechamento Contábil: o Dattos Close™. Com esta ferramenta você pode buscar, automaticamente, em seu ERP as informações do seu balancete, possibilitando ainda a visualização de um resumo de todas as conciliações e diferenças em uma tela. Dessa forma, torna-se possível saber de antemão quais contas estão conciliadas ou pendentes, em tempo real.

Para esses dados importados diretamente do ERP, é eliminada a necessidade de controle por planilhas manuais. Com isso você elimina os riscos relacionados ao input manual, ao mesmo tempo em que é mantida a segregação adequada de responsabilidades. Além disso, o sistema está preparado para criar registros históricos para consulta durante o período de auditoria contábil e financeira.

Ainda a Solução para Fechamento Contábil Dattos garante uma visão gerencial do processo de Fechamento Contábil, tornando simples acompanhar  o progresso em relação aos prazos definidos para as conciliações contábeis e fluxos de aprovação. Com ele, rapidamente são identificadas tarefas pendentes em um único dashboard, que traz os percentuais de conclusão das diferentes áreas do fechamento, à medida que as tarefas estão sendo executadas.

Ilustração da Tela do Dashboard da Plataforma Dattos

Dessa forma, é garantido que os membros da sua equipe cumpram os prazos, tornando possível assim a identificação, em tempo hábil, de eventuais oportunidades de realocação de recursos – garantindo que o fechamento seja concluído no prazo, todos os meses.

Nunca mais atrase seu Fechamento Contábil

Com a Solução para Fechamento Contábil Dattos você livra sua rotina dos erros mais comuns a esse processo, por exemplo:

cloud computing

Importe automaticamente dados de diferentes ERPs/Banco de Dados;

Lupa buscando dados

Tenha gestão e visibilidade do seu processo de Fechamento Contábil

strategy

Elimine riscos de pontos de auditoria

Pranchetas com itens em Check

Garanta a validação do seu plano de contas

financial strategy

Centralize suas informações financeiras

cash flow

Materialize a composição de saldos contábeis

E principalmente, torne seus times contábeis e financeiros mais estratégicos, com visão e tempo para análises que podem transformar seu negócio.