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Otimização de processos – como ganhar tempo e melhorar sua produtividade?

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Toda e qualquer empresa – independente do setor em que atua, do porte ou do faturamento – precisa definir as etapas das atividades que serão feitas para a entrega de determinado produto ou serviço ao cliente. E essas etapas unidas formam uma engrenagem de tarefas e ações que buscam atingir um objetivo específico ou geral.

Por sua vez, quando esses caminhos são definidos de forma organizada e clara, há uma otimização dos processos, fazendo com que a empresa se torne mais produtiva e lucrativa.

1. O que é otimização de processos?

A otimização de processos é uma maneira de mapear as atividades executadas na empresa, sendo possível identificar gargalos (falhas) e então corrigi-los. Também é possível trazer uma padronização para o desenvolvimento das tarefas exercidas em cada departamento da organização, o que dinamiza as atividades.

Dessa forma, a otimização de processos traz como benefícios a eficiência e a agilidade nos processos empresariais, bem como um melhor investimento dos recursos que a empresa possui.

Quando essa estratégia é realizada corretamente, o fluxo de trabalho é melhor definido, tornando-se mais estruturado e favorecendo todas as pessoas envolvidas, desde o colaborador até o cliente. Mas como aplicar a otimização de processos na rotina da organização? Continue a leitura e confira!

2. Passo a passo de como otimizar os processos

Agora que você já sabe o que é a otimização de processos, vamos ver como é possível implementá-la na sua empresa de uma maneira prática.

Passo 1 – Identificação dos processos

Nesse primeiro passo, é preciso identificar quais são os processos que você quer otimizar na empresa.

Priorize aqueles que vão gerar mais valor aos clientes, como os processos de atendimento e vendas, que estão diretamente ligados ao consumidor.

Passo 2 – Mapeamento e modelagem do processo

Depois de ter identificado quais são os processos que você quer otimizar na empresa, é hora de fazer o mapeamento e modelagem.

Nesse momento, é preciso detalhar cada etapa do processo escolhido, tendo como objetivo ter uma visão clara de como o processo está atualmente. Assim, será possível identificar os pontos fortes já existentes e os que precisam ser melhorados nas etapas e no processo como um todo. Mas, para isso, é preciso utilizar ferramentas que facilitem o desenho desse processo.

Passo 3 – Redesenho dos processos

Depois de fazer o mapeamento e a modelagem dos processos, é o momento de redesenhá-los, ou seja, tendo identificado os pontos fortes e as falhas nos processos, é preciso fazer um trabalho de reestruturação.

Nesse ponto, inclui-se também os departamentos e cargos envolvidos no processo escolhido, com o objetivo de envolver as pessoas que fazem ou farão parte do processo na construção desse redesenho.

Passo 4 – Implementação do processo otimizado

Depois de todas as alterações feitas no processo, é hora da implementação.

Esse é o momento de colocar o redesenho em prática. Inclusive, por se tratar de mudanças que também envolvem pessoas, é necessário trazer para o seu time a importância dessas alterações no processo e quais são seus benefícios. 

Além disso, é importante fazer as implementações aos poucos, sempre pensando na integração do time e dos colaboradores.

Passo 5 – Monitoramento dos processos e melhorias

O último passo é o monitoramento, em que é preciso acompanhar o andamento dos processos redesenhados, a fim de garantir que eles funcionem da maneira que foram planejados.

Se for preciso fazer novas correções, faça com agilidade para que não haja problemas que possam prejudicar o fluxo de trabalho da empresa, visto que isso pode causar prejuízos até para o cliente. Isto é, o erro precisa ser identificado rapidamente, para que seja corrigido de forma ágil.

3. Importância e benefícios da otimização de processos

Como o próprio nome já sugere, a otimização de processos proporciona fluxos de trabalho otimizados para a organização, fazendo com que a empresa seja mais produtiva e, consequentemente, mais lucrativa e sustentável.

Uma empresa com processos otimizados traz para os seus colaboradores mais organização, mais informação e mais autonomia na hora de realizar o trabalho, o que, por sua vez, reflete diretamente no cliente, aumentando os índices de satisfação.

Outro fator muito importante é que durante as etapas de identificação e mapeamento, o gestor já consegue identificar as falhas que estão comprometendo o funcionamento da empresa. Nesse sentido, com o redesenho e a implementação do processo otimizado, a empresa consegue enxergar os gastos desnecessários, os desperdícios e os processos que são feitos sem necessidade.

Com isso, a organização consegue fazer reduções de custo e colocar em prática estratégias que realmente trarão resultados para a empresa; além de poder adotar sistemas de gestão para a criação de indicadores de desempenho, a fim de medir os resultados da mudança.

Alguns indicadores que a empresa poderá utilizar são:

  • Eficiência;
  • Eficácia;
  • Capacidade;
  • Produtividade;
  • Qualidade;
  • Lucratividade;
  • Rentabilidade;
  • Competitividade;
  • Efetividade;
  • Valor.

4. Quais são as estratégias utilizadas para otimizar processos?

Como estamos falando em mudanças e novos projetos por meio da otimização de processos, é preciso planejar muito bem essa implementação para evitar a incidência de erros.

Assim, um bom planejamento de ações é fundamental nesse momento, e, para isso, existem algumas metodologias adequadas para auxiliar o gestor nesse momento de planejamento.

Uma das metodologias é a matriz 5W2H, que é um formato de checklist detalhado sobre todos os pontos que o seu planejamento precisa ter. Essa metodologia conta com 7 perguntas em inglês, 5 iniciadas em W e duas em H, que são:

O que (What) – O que você quer fazer na empresa?

Por que (Why) – Qual o objetivo de implantar essa mudança?

Onde (Where) – Quais setores terão essa mudança?

Quando (When) – Quais os prazos para que isso ocorra?

Quem (Who) – Quem são os responsáveis por cada etapa da mudança?

Como (How) – O que será usado para promover essa mudança: quais tecnologias, quais recursos?

Quanto (How Much) – Quais são os investimentos necessários para que essa mudança ocorra?

Respondendo a essas perguntas, é possível criar um plano de ação detalhado conforme a necessidade da empresa para implementar a otimização de processos.

Existem também outras metodologias que podem ser usadas para esse planejamento, como:

  • Matriz GUT – ferramenta que estabelece as prioridades dos processos a serem melhorados, seguindo os seguintes critérios:
    1. Gravidade;
    2. Urgência;
    3. Tendência.
  • Ciclo PDCA (Plan, Do, Check and Act) – Como o próprio nome diz, é um ciclo que consiste em planejar, fazer, conferir e agir. Feito isso, o ciclo começa novamente. É uma ferramenta muito utilizada para melhorar os resultados e a produtividade das empresas.

5. Como funcionam as ferramentas de melhoria de processos e como escolher a melhor?

Já vimos o quanto é importante a otimização de processos dentro das empresas, mas, para que ela seja prática e eficaz, existem algumas ferramentas essenciais para facilitar a mudança.

Dessa forma, para que você possa fazer uma escolha assertiva, confira, a seguir, algumas opções de ferramentas e analise aquela que se encaixa melhor no perfil da sua empresa e que atenda melhor a suas necessidades.

  • BPM (Business Process Management)

Traduzindo para o português, o termo significa “Gerenciamento de processos de negócio”. Essa ferramenta é bem completa, atuando desde o mapeamento até a revisão dos processos, sendo, portanto, uma das ferramentas mais utilizadas para a otimização de processos.

O BPM traz o desenho de fluxogramas dos processos, sendo viável até mesmo prever os possíveis efeitos dessas mudanças na empresa.

  • Kaizen

Esse método japonês consiste em aumentar a produtividade de forma econômica, sendo também muito utilizado no mercado corporativo. Para isso, ele conta com 4 pilares:

  • Mão de obra;
  • Método;
  • Materiais;
  • Máquinas.

A partir desses pilares é feita a otimização dos processos de uma forma bem eficiente.

  • Lei de Pareto

A lei foi criada pelo italiano Vilfredo Pareto, o qual afirma que 80% dos problemas são provocados por 20% das causas. Nesse sentido, para essa ferramenta, é importante fazer a investigação do problema e chegar na causa raiz dele. Assim, fica muito mais fácil desenvolver uma solução assertiva para esses desafios.

  • Brainstorm

O brainstorm é uma ferramenta bem simples para reunir ideias que buscam solucionar os problemas que já foram identificados.

Esse é um momento em que é preciso deixar as ideias fluírem, mesmo aquelas que parecem não ser aplicáveis no momento. Portanto, guarde todas essas ideias para depois ver a viabilidade de cada uma e incrementar na organização.

  • Diagrama de Ishikawa

Essa ferramenta, normalmente, trabalha em conjunto com o brainstorm. Ela também é conhecida como diagrama de causa e efeito, em que os efeitos vão sendo percebidos conforme os processos.

Além disso, o diagrama consiste em algumas possíveis causas:

  • Métodos;
  • Matéria-prima;
  • Medida;
  • Mão de obra;
  • Meio ambiente.

Portanto, as empresas conseguem, a partir do Ishikawa, otimizar os processos rapidamente.

  • Kanban

O kanban auxilia muito nas implantações de mudanças para a otimização de processos, trazendo uma visão de como está cada etapa desse projeto. Para isso, utilizam-se as seguintes etapas:

  • A fazer;
  • Fazendo;
  • Feito;
  • Aguardando.

Dessa forma, com o Kanban, é possível visualizar o andamento de todas as atividades, gerenciando-as de forma mais eficiente.

6.  Benefícios da otimização para a produtividade 

Quando falamos em otimização de processos, é comum pensar em rentabilidade, e, claro, isso é uma consequência bem vantajosa de toda a mudança. Contudo, os principais ganhos são na comunicação interna da empresa e na produtividade, os quais ocupam o primeiro lugar no pódio de gestão estratégica.

Como o ponto principal da discussão é a mudança, é impossível deixar a cultura da empresa de lado. Por isso, é muito importante saber comunicar todo o processo de mudanças para todas as pessoas envolvidas, explicando detalhadamente o porquê das alterações, como elas serão conduzidas e quais são seus benefícios.

A agilidade é um dos principais benefícios da otimização de processos, visto que é possível identificar as etapas desnecessárias e ociosas da empresa, aplicando, então, o redesenho e a implantação do processo otimizado.

A capacidade de intervenção também é outro benefício. Isso porque, quando os processos estão desorganizados, é difícil identificar a causa raiz do problema, o que gera vários “incêndios” que só são percebidos em cima da hora.

Já a sinergia e a interação entre as áreas também ganha destaque na otimização dos processos. Assim, as equipes dos diversos departamentos conseguem compreender as responsabilidades que suas funções têm no processo todo, proporcionando também uma comunicação facilitada entre os setores.

Diante de tudo o que foi exposto ao longo do artigo, é possível compreender o quanto a otimização de processos pode elevar o nível da sua empresa.

São inúmeros os benefícios que você terá tanto com os colaboradores quanto com os clientes, e isso fará com que a gestão organizacional seja mais assertiva, sendo possível tomar decisões que vão conduzir a empresa ao objetivo que você quer.