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Como organizar suas operações contábeis e fiscais com automação

A transformação digital não é mais uma questão de escolha, mas uma necessidade para os negócios que buscam eficiência em um mercado cada vez mais competitivo. E isso vale também para a área fiscal, que precisa contar com uma contabilidade automatizada, sobretudo quando consideramos a complexidade tributária nacional.

Para termos uma ideia desse cenário, vale citar que as empresas, atualmente, levam em média 1501 horas para calcular e pagar impostos no Brasil.

Os dados são do Banco Mundial e colocam o nosso país no topo do ranking de complexidade tributária global.

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E um dos fatores que contribui para esse contexto é o número de atualizações fiscais com as quais as empresas brasileiras têm de lidar anualmente.

Segundo o IBPT, desde a promulgação da Constituição Federal, foram editadas cerca de 46 novas normas tributárias por dia – ou mais de 320 mil.

Para lidar com esse ambiente de negócios desafiador, uma operação contábil fiscal automatizada é indispensável e pode trazer uma série de benefícios para as organizações.

Além disso, a tecnologia é uma das principais bases para operações contábeis centralizadas e mais organizadas que, além de trazer mais agilidade para as companhias, as auxilia na superação dos obstáculos fiscais do Brasil.

Ao longo do presente artigo, você poderá conferir com mais detalhes o papel da contabilidade fiscal automatizada para o sucesso do seu negócio.

Veja, por exemplo, alguns dos riscos de não investir na organização de seus processos fiscais e como a digitalização pode acelerar a mudança desse cenário. 

Boa leitura!

Operações fiscais sem organização: riscos para sua empresa

Antes de abordarmos a importância de uma contabilidade automatizada, é válido reforçar que uma operação fiscal eficiente é determinante para o movimento de expansão e para o posicionamento de mercado de uma companhia.

E isso porque, sem processos organizados, as empresas correm uma série de riscos em seu relacionamento com os órgãos de fiscalização do país, incluindo:

  • Possíveis penalidades e autuações;
  • Perdas financeiras em decorrência da falta de centralização das informações fiscais e da perda de prazos nas entregas;
  • Redução da transparência do negócio e do potencial de atração de investimentos; 
  • Erros em declarações e fechamentos contábeis e fiscais;
  • Inconsistência de dados e relatórios financeiros.

E, se tais riscos já se fazem presentes na realidade de empresas de pequeno e médio porte, grandes empresas, multinacionais e grupos societários precisam ter um cuidado redobrado na gestão fiscal de seus negócios.

Sobre esse pontos, um estudo internacional recente da Dimensional Research apresentou algumas conclusões preocupantes:

  • 39% das empresas entrevistadas apontaram que o risco de penalidades fiscais contribuiu negativamente para os seus resultados gerais;
  • Outras 43% indicaram a perda de oportunidades em deduções fiscais – que, naturalmente, podem reduzir o custo operacional de uma empresa.  

Por sua vez, uma contabilidade fiscal automatizada reduz consideravelmente os desafios para grandes companhias que têm seus processos tributários mais visados pelo Fisco.

Segundo mais de 50% das organizações entrevistadas na pesquisa Dimensional Research, por exemplo, os investimentos em automação fiscal eram os mais necessários para os seus negócios.

Por que e como investir em uma Contabilidade Fiscal Automatizada?

Assim, quando falamos em transformação digital, é preciso entender que a automação da área contábil assume um protagonismo estratégico para o sucesso de qualquer empresa.    

Mas que questões sua empresa deve levar em conta na hora de investir em uma solução eficiente para a organização e centralização dos processos fiscais?

A seguir, nós preparamos um pequeno checklist de pontos a serem avaliados:

  • Considere a capacidade de conciliação dos processos fiscais e contábeis da ferramenta;
  • Busque soluções robustas e, ao mesmo tempo, ágeis, que centralizam todos os seus dados financeiros em uma única plataforma, garantindo uma visão integral do negócio;
  • Prefira tecnologias que permitem um acompanhamento em tempo real dos seus controles internos e fechamentos;
  • A geração de indicadores para as áreas contábil e fiscal é outro fator a ser levado em conta;
  • Avalie a segurança e o reconhecimento da solução no mercado.

Ao considerar esses pontos, é válido também investir no treinamento de suas equipes e na criação de processos que fortaleçam uma cultura em prol de uma contabilidade fiscal automatizada e mais inteligente.

Desse modo, você poderá garantir que suas entregas para o Fisco estarão sempre de acordo com as últimas atualizações tributárias do país.

Os benefícios da automação para as suas operações fiscais

Ao longo desse artigo, nós apresentamos uma série de riscos que são gerados quando a contabilidade de sua empresa não conta com processos organizados e centralizados em uma plataforma digital.

Mas, afinal de contas, quais são os benefícios diretos de uma contabilidade fiscal automatizada para o seu negócio?

A seguir, nós listamos cinco ganhos essenciais. Confiram!

Organização de processos

Para termos real noção da importância da tecnologia na organização dos processos fiscais de uma empresa, imaginemos a realidade de uma grande companhia.

No âmbito financeiro e fiscal, tais organizações têm de lidar com diferentes tributos em cada estado onde estão presentes, diferentes fontes de contas a pagar e a receber, além de departamentos fiscais espalhados por cada operação.

Quando visualizamos esse contexto, é fácil calcular o risco que essa empresa enfrenta ao gerir suas rotinas fiscais de modo descentralizado.

É aí que entra o papel de uma contabilidade fiscal automatizada. 

Por meio de uma solução mais robusta, será possível integrar os departamentos contábeis da companhia e centralizar cada processo em uma única plataforma. 

Tal investimento permitirá que cada rotina contábil (conciliações, fechamentos, apurações, auditorias e entregas) seja realizada com segurança e em conformidade com as regras do Fisco.

Mais agilidade e produtividade das equipes fiscais

Quando empresas organizam sua operação contábil por meio de planilhas, os riscos de erros no acompanhamento fiscal são inevitáveis e podem trazer um prejuízo imenso para o negócio.

Mas não é só: todo esse processo é moroso e gera perdas de produtividade para as companhias.

Em contrapartida, a partir de uma solução eficaz que visa garantir uma contabilidade fiscal assertiva e automatizada, sua empresa ganha maior agilidade nos processos e pode direcionar o trabalho de suas equipes para questões mais estratégicas.

Consequentemente, o poder de decisão da área contábil é maximizado, contribuindo para a evolução dos processos financeiros e sucesso do negócio. 

Redução de custos

O investimento em uma contabilidade fiscal automatizada traz um retorno claro para as empresas.

E isso porque, ao garantir que suas informações tributárias estão em conformidade, sua companhia elimina as possibilidades de penalidades dos órgãos fiscalizatórios.

Além disso, será possível verificar a possibilidade de deduções fiscais e aproveitamento de créditos tributários, por meio de uma apuração detalhada e assertiva de sua operação.

Analista calculando os benefícios conquistados e custos reduzidos

Entregas dentro dos prazos

Uma contabilidade fiscal automatizada permite também o acompanhamento em tempo real de entregas e a criação de calendários fiscais, de modo que sua empresa entregue todas as suas obrigações para o Fisco em tempo real.

Também será possível conciliar cada processo contábil e fiscal, garantindo que as informações estejam em conformidade com sua operação financeira.

Tudo isso, novamente, contribui para a redução de eventuais riscos com autuações e multas.

Eliminação de erros manuais e maior transparência para o negócio

A transparência numa empresa é essencial para sua credibilidade entre os stakeholders e os órgãos fiscalizadores.

Uma vez que as informações são centralizadas, as equipes conseguem ter uma visualização 360 do negócio e corrigir eventuais inconsistências. 

Estes dados íntegros reduzem possíveis problemas em auditorias, erros manuais e dão mais agilidade para a área contábil, sendo uma das principais razões para alocar recursos em automação.

Além disso, a partir de uma contabilidade fiscal automatizada e dos ganhos em compliance, sua empresa aumenta o potencial de atração de investimentos, a partir do alinhamento de uma cultura guiada pela governança corporativa.

Conclusão: tecnologia e a centralização de sua operação fiscal

A Dattos é uma plataforma líder na conciliação de processos da área financeira como um todo e pode contribuir diretamente para a estruturação de uma contabilidade fiscal automatizada para sua empresa.  

Centralizar os processos e as informações (fiscais, contábeis e de demais áreas) ajuda a gerar mais valor para o negócio, aumentando a confiança por meio de uma estrutura padronizada, dados assertivos e seguros. 

Conforme já frisado, seu movimento de transformação digital deve passar pela automação de suas operações fiscais.

Entretanto, não basta apenas automatizar processos, é preciso escolher as melhores soluções do mercado que garantam uma digitalização sem riscos para as informações contábeis do negócio.