O papel que as soluções tecnológicas têm no controle financeiro

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Um bom controle financeiro permite maior velocidade e eficiência operacional, além de ser uma parte vital do compliance.

Estabelecer controles financeiros sólidos é um objetivo importante para a maioria das organizações. Esse passo oferece muitos benefícios, tais como redução do tempo necessário para gerar relatórios, fornecimento de informações corretas para auditoria e melhoria na área operacional.

 

Mas qual é o impacto de se ter bons controles financeiros? “Encurtar o fechamento financeiro pode reduzir o custo financeiro e liberar recursos para outras atividades de valor agregado. Um ciclo de fechamento mais curto pode ajudar o gerenciamento de análises oportunas tanto para operações, quanto em ações corretivas”, resumiu a KPMG.

 

Mas, no final de semana, mês ou trimestre, você encontrará muitas pessoas de finanças, como contadores e responsáveis pelos relatórios, desaparecendo de vista à medida que coletam freneticamente as informações necessárias para os cálculos do final do período.

 

Infelizmente, informações críticas como extratos e saldos de caixa, negociações futuras, relatórios de exceção, itens pendentes e transações potencialmente suspeitas são frequentemente armazenadas em vários sistemas e requerem manipulação no formato correto antes que os livros possam ser fechados. É um processo caracterizado por muito esforço manual, o que por si só significa ineficiências operacionais e níveis mais altos de risco.

O que o controle financeiro oferece?

Uma estrutura robusta de controle financeiro é um facilitador essencial para vários processos organizacionais. Ele garante que os relatórios financeiros sejam precisos. Embora precisão e eficiência (acelerando o fechamento) sejam, sem dúvida, as principais conquistas, outra questão para se beneficiar de uma estrutura robusta de controle financeiro é a conformidade de informações.

Que desafios as empresas enfrentam

Coleta e integridade de dados
Qualquer processo de controle financeiro começa com dados. Onde estão seus dados? É criado por uma fonte confiável? Afinal, a integridade e a qualidade vão direto ao coração de um controle financeiro.

 

Mas, dada a natureza complexa dos processos interconectados de hoje, estabelecer a real posição financeira pode exigir uma combinação de várias fontes de dados. Os dados financeiros em muitas organizações podem ter diversas origens em diferentes áreas e ser fornecidos em variadas moedas, cada uma representando seu próprio pequeno silo de dados.

 

Se os seus relatórios se basearem em dados coletados manualmente ou ficarem em uma planilha que é enviada por e-mail para toda a organização e não estiverem disponíveis em tempo real, você pode dizer honestamente que os dados são precisos e confiáveis?

 

Aumento das demandas de conformidade e auditoria
Muitas instituições financeiras lidam com a crescente carga de conformidade de informações investindo em mais funcionários. Muitas vezes, é vista como a maneira mais fácil de abordar as questões de riscos, legais e de auditoria interna.

 

Pressões de custo
Existe, portanto, a necessidade de uma nova abordagem. Use a tecnologia mais recente para superar as limitações dos processos existentes e garanta que a integridade dos dados apresentados seja mantida e forneça uma trilha de auditoria clara.

 

A busca por eficiência e redução de custos pode ser um desafio ao tentar implementar uma estrutura robusta de controle financeiro. As empresas precisam da perspectiva e da visão para adotar tecnologias que possam padronizar e simplificar os processos financeiros, reduzindo a intervenção manual necessária. Dessa forma, o custo pode ser eliminado ou realocado para aliviar as pressões dentro do negócio.

Quebrando as barreiras

Os mais recentes sistemas de reconciliação baseados em nuvem eliminam muitas das barreiras para alcançar um fechamento financeiro eficiente. Eles são capazes de acelerar processos que liberam recursos para atividades de maior valor agregado.

 

Os sistemas de reconciliação podem atuar como um mecanismo centralizado para coletar, limpar e reconciliar dados de vários sistemas diferentes. O grande benefício é que eles trabalham ao lado de outros sistemas e processos. Você não precisa pensar em termos de substituição se quiser fazer melhorias. 

O papel de um bom sistema de reconciliação

No centro do controle financeiro está a necessidade de usar os dados com mais eficiência. Há tempos que o valor de um bom sistema de reconciliação é reconhecido não apenas no que ele pode entregar, mas no que você faz na análise dos resultados. Com que rapidez você pode identificar possíveis exceções? Quais processos e fluxos de trabalho automatizados suportam investigação e resolução eficientes?

 

Com a capacidade de ser implantado e medido em horas e dias (ao invés de semanas e meses), os sistemas de reconciliação baseados na nuvem desbloqueiam possibilidades inigualáveis de eficiência operacional. Eles permitem que se obtenha um melhor uso dos dados armazenados em seus sistemas, o que pode ser, inclusive, uma fonte de vantagem competitiva.

Conclusão

Depois de eliminar as barreiras para um fechamento financeiro rápido e eficiente, você pode chamar a atenção para um gerenciamento mais proativo. Instituições que adotam o uso de novas tecnologias, como as baseadas em automação, Big Data, machine learning e IA, geralmente são mais enxutas e mais eficientes. 

 

Com os avanços nos sistemas de fintech e nuvem, realmente não há mais desculpas para as instituições se esforçarem para obter os dados corretos de diferentes sistemas e, em seguida, usá-los para apoiar controles financeiros. Todos podem se beneficiar de uma abordagem mais rápida e de ciclos muito mais fáceis de se concluir.

Adaptado por Aline Bresciani

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