M. Dias Branco: como o Departamento Pessoal reduziu em 75% o fechamento dos processos de INSS
Segurança na apuração de valores e pagamento correto aos colaboradores
Com sete décadas de existência, a M. Dias Branco, que nasceu de um sonho, se tornou líder nacional em massas e biscoitos, com a missão de alimentar e inspirar as pessoas, transformando sonhos em realidade. A empresa conta com um amplo portfólio de produtos, como biscoitos de trigo e arroz, massas de trigo e milho, farinhas e farelos de trigo, snacks e misturas para bolos. A M. Dias Branco possui 18 indústrias e complexos industriais. Além de mais 28 centros de distribuição estrategicamente instalados em diferentes estados, possibilitando a presença de suas 20 marcas em todo o território nacional e o apoio à exportação para mais de 40 países. É uma empresa de capital aberto, com ações listadas na Bolsa de Valores de São Paulo (B3) desde 2006, no segmento Novo Mercado.
A Administração de Pessoas da M. Dias Branco é responsável pela conferência das verbas da folha de pagamento e pela gestão dos benefícios dos mais de 17 mil colaboradores, distribuídos em mais de 30 filiais pelo Brasil.Dessa forma, a M. Dias Branco enfrentava desafios com grandes volumes de dados para realizar a conferência manual das verbas da folha de pagamento e dos benefícios.O objetivo da empresa era realizar com assertividade e otimizar o processo de conciliação dos benefícios (assistências médicas e odontológicas, cesta básica, vale-transporte, etc.), garantindo os inputs corretos na folha de pagamento dos colaboradores e envio das informações para a controladoria de forma resumida para seguirem com o fechamento contábil.
Prazos curtos
Os lançamentos das notas fiscais, bem como o inputs das verbas dos benefícios na folha dos colaboradores, acontecem na competência vigente. Dessa forma, o prazo é muito curto para atender a programação.
Muito trabalho manual
Incontáveis planilhas conciliadas uma a uma para fazer a validação da folha de pagamento vs notas fiscais. Era preciso ter muito cuidado com a exposição de dados sensíveis dos colaboradores.
Alto volume de dados
Devido ao grande volume de dados, particularidades e diversidades de benefícios, era enorme a dificuldade na apuração das informações.
Nossa solução
Trabalhar diversas informações e dados ao mesmo tempo, combinado com um apontamento rápido para as divergências e reports, era uma necessidade imediata para a rotina do departamento pessoal da M. Dias Branco, o que fez nosso time de negócios traçar uma estratégia que envolvesse todas essas necessidades.Por isso, a nossa solução foi criar processos de batimento focados em cada tipo de benefício, trazendo uma visão por cada filial do grupo, e uma capa de conciliação das verbas que centraliza toda informação e gera o report final necessário para análise.Hoje, a M. Dias Branco já possui 10 processos implementados na Plataforma Dattos, otimizando a padronização das informações e possibilitando um direcionamento dos processos de ponta a ponta — tudo isso graças a uma visão centralizada.
- Vale Transporte;
- Plano de Saúde;
- Plano Odontológico;
- Farmácia;
- Seguro de Vida;
- Cesta Básica;
- Encargos;
- Vale Refeição;
- Validação de movimentação;
- Provisões PLR.
Os resultados
Processo do INSS levava 1 ou 2 dias para preencher e validar manual, hoje leva meio período
Otimizaram a padronização das informações
Informações centralizadas na capa, facilitando a conferência e agilizando o processo
Nas conciliações, a filial demorava até 4 dias e a matriz revisava em mais uma semana. Hoje, dura, no máximo 3 dias
Visão por fluxo de processo, gerenciamento de rotina e atividades de ponta a ponta