O Guia Definitivo para o seu fechamento contábil!

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Neste conteúdo será abordado um passo a passo sobre o fechamento contábil, reforçando a importância, os princípios da automação de conciliações e como o Dattos Close pode ser um aliado da transformação do seu fechamento contábil.

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Em resumo, o que é um fechamento contábil?

Informações financeiras precisas são fundamentais para o processo de tomada de decisões. Nesse contexto, o fechamento contábil é um processo que tem por objetivo avaliar ganhos ou perdas de uma determinada atividade empresarial, fornecendo aos os executivos das organizações empresariais dados estratégicos que influenciarão os rumos dos negócios.

O fechamento contábil é um evento periódico, que consiste em um conjunto de rotinas estruturadas para garantir que a origem e o destino dos recursos financeiros sejam registrados de forma precisa.

Contabilmente, esse processo representa o resumo de tudo o que ocorreu com uma empresa num dado período de tempo, devendo representar um retrato real e fiel da mutação patrimonial de acordo com resultado dos fatos ocorridos na competência a que se refere. Portanto, sua importância é indiscutível.

Qual é o período em que acontece o fechamento contábil?

O fechamento contábil, geralmente, é realizado anualmente com a data-base de 31 de dezembro. Entretanto, são produzidas mensalmente prévias do fechamento para controle financeiro e tributações de acordo com o tipo de negócio.

Entretanto, existem demandas de fechamento contábil que contemplam o trimestre ou o semestre, o que pode ocorrer seja por determinação legal, como no caso de instituições financeiras, ou por demanda interna, para fins gerenciais.

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Além da habitual intensidade desse processo para empresas e organizações contábeis, o fechamento contábil representa uma fonte importante de indicadores estratégicos para o negócio. 

É através do fechamento contábil que se torna possível identificar todas as operações realizadas naquele período, bem como os pagamentos e recebimentos e todas as notas fiscais emitidas. 

Por causa dessa abrangência, que é absolutamente necessária, o fechamento não deixa de representar uma demonstração de resultados. Nesse sentido, o fechamento passa a ser uma ferramenta importante para a observância de metas e KPIs, para suporte a eventual auditoria contábil ou financeira, bem como um subsídio fundamental para que sejam traçados eventuais cenários futuros para a companhia.

Ainda assim, o fechamento financeiro continua sendo uma fonte de preocupações para líderes de controladoria e organizações contábeis, à medida que ainda representa uma série de desafios – que vão desde a necessidade de se obter informações de diferentes fontes e sistemas, até à morosidade do processo em si, em virtude de sua complexidade.

O fechamento contábil é obrigatório e previsto em lei

Pode parecer incrível, mas o fato é que alguns profissionais ainda vêem o fechamento como uma entrega meramente contábil, principalmente em empresas ou organizações de menor porte. Na realidade, o fechamento é uma obrigação prevista em lei e a qual estão submetidas todas as organizações empresariais.

Portanto, o fechamento contábil faz parte das obrigações das organizações empresariais em geral. Logicamente, a sua precisão é exigida por lei. Cabe ressaltar também que há uma série de demonstrações financeiras que precisam fazer parte das rotinas de fechamento, em especial no fechamento anual:

Demonstrações financeiras exigidas pela legislação brasileira:

Bar Chart

Balanço patrimonial

Research

Demonstração do resultado do exercício

Finance Report

Demonstração dos lucros ou prejuízos acumulados

Invoice

Demonstração de fluxo de caixa

Cash Flow

Demonstração de valor adicionado

Letter

Notas explicativas

Nesse contexto, observamos que as demonstrações financeiras são ferramentas importantes para a correta análise do fechamento anual, servindo como informações formadoras de decisões sobre planos de negócio, por exemplo. Suas análises, se realizadas com a devida profundidade, serão fundamentais para que se conheça a realidade patrimonial e econômica da empresa.

A necessidade de precisão na entrega

Para além dos aspectos legais, conforme citados anteriormente, a precisão na entrega do fechamento guarda importância estratégica. Para a tomada de decisões, o empresário necessita conhecer, no detalhe, todas as informações referentes à situação patrimonial do negócio. 

Durante o fechamento do exercício, portanto, é necessário manter atenção redobrada, a fim de que seja possível identificar a eventual necessidade de ajustes na escrituração. A seguir, iremos relacionar pontos que são fundamentais para a realização correta do fechamento contábil das organizações empresariais.

A importância da conciliação contábil dentro do fechamento

Já sabemos que a contabilidade deve refletir a posição patrimonial da empresa, sendo essa sua primeira e principal função. Para tanto, é muito importante que os saldos contábeis estejam perfeitamente conciliados com as informações de origem externa que os suportam. 

De outra forma, na ausência de conciliações, com certeza haverá o lançamento de informações imprecisas – o que pode trazer riscos desnecessários para a operação. Em última análise, esses erros podem conduzir de forma errônea a atuação da área fiscal da empresa, levando a estimativas de lucros e apurações de impostos diretos sobre bases erradas.

Para garantir a correção nesses registros, é primordial a realização de registros assertivos, que estejam apoiados em rotinas de conciliação que verdadeiramente tragam a realidade dos fatos para o balancete da empresa. É preciso, portanto, muita cautela para realizar o fechamento contábil. 

A automação como aliada do fechamento contábil

Nesse sentido, já é possível contar com soluções de automação das rotinas de conciliação, de forma a garantir que todas as movimentações financeiras estejam refletidas nos registros contábeis da empresa, com praticidade e segurança.

Porém, mesmo a melhor das ferramentas de conciliação será capaz apenas de perfazer essa necessidade; para garantir que o processo de fechamento seja feito de forma completa e sem erros, já existem soluções tecnológicas que se propõem a organizar e controlar todos os passos que são necessários para um fechamento contábil preciso.

Com uma solução de gerenciamento do fechamento contábil, esse cenário pode ser potencializado. A solução Dattos Close™ faz a gestão do fechamento com velocidade e precisão, através de um método simplificado de conciliação e composição de saldos, dando visibilidade a todos os times. 

Dessa forma, é possível atender aos clientes internos e externos, com a devida qualidade e precisão nas informações e registros constantes do fechamento.

Fechamento contábil: uma entrega fundamental

Muito embora haja o costume, dentre o empresariado, de olhar para a contabilidade apenas como uma obrigação que deve estar em dia, as informações de fechamento contábil e financeiro contribuem não somente para a boa administração do negócio, como também para um processo decisório assertivo, e que por isso possui maiores chances de apurar ganhos reais.

O fechamento contábil utiliza informações provenientes de diversas fontes internas e externas à companhia. É um processo que envolve diversos participantes de dentro e fora da organização, e que por isso exige um grande esforço de coordenação e compilação de dados.

Muitas vezes, os contadores ainda lidam com grande volume de informações digitadas ou em planilhas – o que, como qualquer rotina em que há preponderantemente o input manual, pode acarretar em erros. O que, por sua vez, pode gerar uma cadeia de eventos que ultimamente poderá levar a problemas com prazos ou com fechamentos incorretos.

Antes mesmo de municiar de tecnologia/ferramentas seu departamento contábil, fiscal e/ou financeiro, adotar boas práticas e metodologias/processos é essencial para que se tenha uma padronização em sua conciliação e no seu fechamento contábil.

Mapear seus problemas e pontos de melhorias antes de adotar qualquer ferramenta é essencial para monitorar se sua implementação teve sucesso, como você pode ver no vídeo abaixo:

A tecnologia como recurso decisivo

Com a tecnologia atual, é possível transformar esses processos manuais em atividades totalmente mapeadas e gerenciadas, garantindo conhecimento prévio da cadeia de responsabilidades do fechamento, dos entregáveis envolvidos e dos prazos nos quais estes precisam estar prontos para comporem o fechamento como um todo.

Nesse sentido, a gestão contábil também reduz a burocracia e a morosidade dos processos, uma vez que torna mais ordenado o armazenamento e a troca de informações. Dessa forma, as equipes envolvidas no fechamento poderão racionalizar as horas dispensadas a reuniões, pesquisas por documentos, deslocamentos e outras atividades.

Para atender a todas as demandas do fechamento contábil, a Dattos criou o Close™, uma plataforma que permite a realização do fechamento contábil com velocidade e precisão, através de um método simplificado de conciliação e composição de saldos – gerando com isso visibilidade a todos os stakeholders envolvidos.

Com o Dattos Close™, você torna seus times contábeis mais produtivos, enquanto obtém uma visão holística de todo o processo de fechamento, com atualizações em tempo real de seu andamento – tudo através de uma interface intuitiva e prática.

Para saber mais, acesse nosso site! E seja bem-vindo a uma nova era no fechamento contábil.

Este post foi criado para ajudar aqueles que querem transformar o fechamento contábil na sua empresa! Ainda não é nosso cliente? Veja aqui como agendar uma demo!