Fechamento Contábil: seu guia definitivo!

É através do Fechamento Contábil que as empresas obtêm visibilidade sobre sua saúde financeira em um determinado período. É esta operação que proporciona a visão de todas as operações financeiras realizadas pela empresa, visando os pagamentos e recebimentos por ela realizados.

Nosso guia definitivo para um Fechamento Contábil assertivo, seguro e eficaz, traz as melhores práticas para se obter esta análise financeira de uma maneira prática, automatizada e perfeita para que as empresas consigam tomar as melhores decisões perante a realidade financeira que se obteve visão.

Você vai ver neste artigo:

O que é Fechamento Contábil?

O Fechamento Contábil, também conhecido por “Fechamento Mensal”, é o processo de análise de todos os dados e informações de operações financeiras, fiscais e contábeis realizadas pela empresa em um período determinado.

O objetivo do Fechamento Contábil é garantir, com precisão contábil, a saúde financeira do negócio, auxiliando os gestores com as origens do faturamento e das despesas daquela empresa.

Na rotina dos times contábeis, o Fechamento Contábil nada mais é do que identificar e analisar todas as movimentações financeiras da empresa, gerando um relatório completo e seguro aos gestores para que tomem as melhores decisões e definam qual direção o negócio deve tomar.

Parece um processo muito trabalhoso e custoso para as empresas, mas hoje em dia existem plataformas especializadas no processo de Fechamento Contábil que garantem além da praticidade – reduzindo os custos operacionais – também a segurança dos processos e das informações.

Qual a importância do Fechamento Contábil?

Informações financeiras precisas são fundamentais para o processo de tomada de decisões de negócios. Nesse contexto, o Fechamento Contábil é um processo que tem por objetivo avaliar ganhos ou perdas de uma determinada atividade empresarial, municiando os executivos das organizações empresariais de dados estratégicos que influenciarão significativamente os rumos dos negócios.

O Fechamento Contábil representa essa síntese de tudo o que ocorreu com uma empresa num dado período de tempo, sendo assim um retrato fidedigno da “mutação” patrimonial, enquanto resultado dos fatos ocorridos na competência a que se refere. Sua importância, portanto, é essencial para qualquer tomada de decisão.

Mas, para além da habitual intensidade desse processo para empresas e organizações contábeis, o Fechamento Contábil representa uma fonte importante de indicadores estratégicos para o negócio do seu cliente. É através do Fechamento Contábil que se torna possível identificar todas as operações realizadas naquele período, bem como os pagamentos e recebimentos, e todas as notas fiscais emitidas.

Portanto, o Fechamento Contábil dá visibilidade para:

Identificação de problemas ou erros financeiros, contábeis e fiscais

Ajusta e define as projeções financeiras da empresa para os próximos períodos

Orienta estratégias e tomadas de decisões

Entender a real situação financeira da empresa em cada departamento

Em resumo, a importância do Fechamento Contábil é de que é um processo essencial para qualquer tomada de decisão. Ele é o documento ou relatório que mostra a saúde financeira da empresa e onde os gestores podem obter ou destinar recursos.

Quando o Fechamento Contábil deve ser feito?

Geralmente o Fechamento Contábil é realizado anualmente, com a data-base de 31 de dezembro – com prévias sendo produzidas mensalmente, para controle e tributação, conhecido como Fechamento Contábil Mensal.

Passo 01 - E qual a vantagem de se fazer o Fechamento Contábil Mensal?

O Fechamento Contábil Mensal é vantajoso pois analisa um período específico e recente, possibilitando assim tomada de decisões mais ágeis e pontuais.

Passo 02 - E o Fechamento Contábil Anual? Qual sua finalidade?

Já o Fechamento Contábil Anual dá uma visão mais ampla da situação do negócio, tendo um período mais longo de análise para que se tomem decisões a longo prazo.

O Fechamento Contábil anual também é fonte de informações para as Demonstrações Contábeis que são obrigações tributárias das empresas, essas demonstrações são entregues ao SPED assim como o Balanço Patrimonial e as DREs.

Passo 03 - E no caso de Fechamentos de Quarter´s, Trimestrais e Semestrais?

Existem demandas de Fechamento Contábil e Financeiro que contemplam o trimestre ou o semestre, o que pode ocorrer seja por determinação legal, como no caso de instituições financeiras, ou por demanda interna, para fins gerenciais. Isso é comum em subsidiárias ou investidas de empresas no exterior, em virtude do fechamento em quarters, ou trimestres de suas matrizes.

Dicas Dattos: o ideal é que as empresas façam o Fechamento Contábil Mensal, analisando e visualizando a situação mês a mês e que preparem o terreno para realizar também o Fechamento Contábil Anual.

Erros mais comuns no Fechamento Contábil que você deve evitar

Como já dito anteriormente, o Fechamento Contábil é um processo que exige precisão contábil, ele deve ser um retrato fidedigno da situação financeira da empresa no período estipulado.

Por isso é muito importante que se evite erros, comuns a esse processo, que listamos abaixo:

🅧 Erro durante o Fechamento Contábil 01 - Não considerar pagamentos atrasados

Os pagamentos em atraso, ou pagamentos atrasados, não podem ser negligenciados na operação do Fechamento Contábil. A boa prática aqui é considerar esses pagamentos com identificação de “atrasados” ou “em atraso” sendo previstos de pagamento futuro.

» Lembre-se de considerar a inadimplência, mesmo em caso de bons pagadores.

🅧 Erro durante o Fechamento Contábil 02 - Considerar valores que ainda não entraram no Caixa.

Considerar valores “previstos” pode refletir uma realidade financeira falsa. Imagine que um gestor entenda que este valor já está em caixa, faça aportes em ações e o dinheiro não entra no caixa por atraso ou inadimplência.

» Esse é um risco que o Fechamento Contábil deve evitar sempre.

🅧 Erro durante o Fechamento Contábil 03 - Lançamentos de forma desorganizada

Em nosso guia definitivo você verá todos os documentos necessários para se fazer um Fechamento Contábil perfeito. Porém não basta ter todos os documentos, organizá-los por categoria, ordem cronológica dos comprovantes, etc, faz com que a conferência seja mais prática e evita o esquecimento de algum lançamento.

🅧 Erro durante o Fechamento Contábil 04 - Não respeitar a periodicidade

Caso sua necessidade seja de realizar o Fechamento Contábil Mensal, isso deve ser respeitado todos os meses. O mesmo vale para qualquer periodicidade que for definido. Só desta maneira poderá ser feito bases de comparações para que sejam tomadas decisões mais assertivas.

🅧 Erro durante o Fechamento Contábil 05 - Verificar movimentações apenas no Fechamento

O Fechamento Contábil é uma poderosa ferramenta para tomada de decisões estratégicas, e não apenas um relatório. Para empresas que querem tomar decisões baseadas em dados, acompanhar diariamente os lançamentos e seu fluxo de caixa é uma forma de organizar e ter visibilidade em tempo real do seu negócio.

🅧 Erro (extra) durante o Fechamento Contábil - Não usar a tecnologia a seu favor!

Processos manuais, desorganizados, sem padronização e um método efetivo e eficaz pode te fazer cometer 2 erros: gastar tempo demais na operação do Fechamento Contábil e tornar suas informações contábeis passíveis a erros.

Hoje existem softwares próprios para essa tarefa que te ajudam a ter visibilidade e organização de todas suas tarefas do Fechamento Contábil assim como facilitam a visão do status do Fechamento e das suas contas, workflow de jobs, exportam relatórios personalizados e inteligentes, facilitam na auditoria, reduzem custos operacionais, etc.

Dicas Dattos: com uma plataforma especializada em Fechamento Contábil você pode, em um único local, ter visibilidade em tempo real da situação de todos seus negócios.

Guia para um Fechamento Contábil perfeito! (Checklist)

Para que você obtenha um Fechamento Contábil perfeito, seguro e assertivo, nós separamos 04 passos a serem seguidos e uma lista (checklist) de ações. Seguindo este guia nós garantimos que você obterá uma poderosa ferramenta estratégica.

Passo 01 - Separe a Documentação

Para um Fechamento Contábil perfeito, primeiramente é preciso levantar a conhecida como “documentação suporte” que contempla:

Movimentação trabalhista: com todas as guias de impostos incidentes sobre a Folha de Pagamento, INSS e FGTS, bem como das contribuições realizadas no período;
Recibos de pagamentos: contemplando salários, férias, benefícios e outras despesas incorridas sob essa rubrica, bem como recibos e movimentações referentes a autônomos ou cooperados;
Movimentação fiscal: contendo as notas fiscais de entrada e saída referentes a serviços prestados, produtos, bens adquiridos ou vendidos, serviços contratados junto a prestadores ou a concessionárias;
Comprovantes de recolhimento de tributos federais, estaduais e municipais, quando aplicáveis;
Movimentação financeira: contendo todos os comprovantes de despesas e receitas, controles de caixa e de recebíveis, extratos complementares de cartões de créditos, de empréstimos e de investimentos; e
Controles referentes a estoque, quando aplicáveis, contemplando o acompanhamento dos produtos, bem como o Livro Inventário atualizado.

Passo 02 - Somatório das Operações

O somatório das operações sob o método de partidas dobradas é essencial para que possamos fazer a comparação e confirmação dentro da operação do Fechamento Contábil. Essa verificação deve começar, obviamente, pelo confronto entre valores debitados e creditados; pelo regime das partidas dobradas, a soma dos valores debitados deve ser igual à soma dos valores creditados.

Passo 03 - Contas Viradas - Ativos x Despesas

É necessário que se verifique a existência de contas com saldos “virados” – ou seja, contas de Ativos e Despesas com saldos credores, ao invés de devedores; e de contas de Passivos e Receitas que apresentem saldos devedores, quando deveriam ser credores. E, ainda, se a classificação entre curto e longo prazo condizem com o prazo de realização dos saldos.

Passo 04 - Provisionamento de Operações

Outro ponto importante a ser observado, é a eventual necessidade de provisionamento de operações que já são conhecidas, mas que ainda não foram concretizadas por completo.

Esse é um ponto que é ignorado por muitos profissionais, principalmente nos Fechamentos Contábeis Mensais. E nisso podemos ter um problema que poderá impactar de forma decisiva as apurações das antecipações mensais de IRPJ e CSLL.

Passo 05 - Consulte sempre seu Checklist para um Fechamento Contábil Perfeito

Defina os responsáveis por reunir as informações de cada área, deixando claro a entrega e a data a ser feita.
Separe e organize toda documentação necessária para seu Fechamento Contábil.
Utilize tecnologia (um software seguro) para fazer os cálculos com precisão e agilidade.
Desenvolva Conciliação Contábil dos 6 pontos-chave: faturamento, fluxo de caixa, impostos, folha de pagamento, escrituração contábil e materiais (estoque).
Faça a conferência se não há entradas e saídas sem identificação.
Verifique se há contas a pagar ou receber vencidas.
Levante as despesas antecipadas para o próximo mês.
Analise e compare os relatórios finais com períodos anteriores.
Documente e compartilhe os insights com todos envolvidos e também com os gestores.

Passo Final - Entregue sempre seu Fechamento Contábil no prazo e com exatidão!

» O que queremos dizer é simples e direto: utilize a tecnologia a seu favor. Contratando uma plataforma de Gestão do seu Fechamento Contábil você terá, em um único local um espaço para visualizar o status do seu fechamento onde o time contábil pode investigar discrepâncias, anexar documentação suporte e tomar ações necessárias em um espaço de trabalho unificado e intuitivo.

E a Dattos possui uma Solução Contábil para Fechamento, você sabia disso?

Legal, mas por que a Solução Dattos para Fechamento Contábil?

Somos a plataforma líder em Conciliação Contábil e Fiscal e a única solução que te proporciona tornar seus times contábeis mais produtivos além de oferecer – através da nossa solução – uma visão gerencial de todo seu processo de fechamento.

Com a Solução para Fechamento Contábil Dattos, você:

Tem visibilidade de como o Fechamento Contábil está progredindo.
Busca, automaticamente, em seu ERP as informações do seu balancete e possibilita visualizar um resumo de todas as conciliações e diferenças em uma única tela.
Possui uma interface de fácil utilização e entendimento, perfeita para armazenar documentação suporte e realizar as composições de saldo.
Tem visão consolidada de seus grupos de contas, organizada por negócios ou empresas/filiais, apontando a situação financeira atual e as diferenças entre valores.

Com as Soluções Contábeis Dattos, você transforma um time operacional – como o time destinado a operação de Fechamento Contábil, em um time de análise e estratégico.

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