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Por que o ERP não é o suficiente para integrar departamentos

Os sistemas para planejamento de recursos empresariais, popularmente conhecidos pela sigla ERP (do inglês Enterprise Resource Planning), é uma das ferramentas mais importantes para a administração financeira de uma empresa de grande porte. Esse tipo de software permite planificação e totalização de dados provenientes das diferentes áreas da empresa, proporcionando uma visão holística e concisa dos fatos econômicos que servirão de base para para o processo decisório da alta gestão.

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Ter um conjunto de softwares especializados de qualidade é imprescindível para os profissionais que desejam ter uma rotina organizada, eficiente e estratégica, e é por isso que as empresas em geral investem grande somas na compra e implantação de um novo sistema ERP, e também na capacitação do pessoal que irá operar o sistema.

Muitas vezes, contudo, o sistema ERP não será capaz de integrar totalmente todos os departamentos e seus reports, resultando na necessidade de criação de diversos processos auxiliares, como forma de buscar manter a centralização e o processamento unificado que são necessários para que, de fato, a diretoria da empresa tenha a contabilidade como fonte confiável de dados estratégicos sobre a evolução dos negócios.

É sobre a complexidade na integração de diferentes frentes de trabalho, projetos, operações e departamentos que iremos falar no artigo de hoje. Para saber mais, prossiga com a leitura.

Uma solução abrangente, mas não exatamente completa

Atualmente, os sistemas ERP são ofertados por dezenas de softwarehouses, em diferentes formatos e com diferentes graus de complexidade e especialização. Das soluções mais simplificadas em nuvem, às opções mais complexas como SAP e Oracle, há uma série de opções que precisam ser ponderadas para uma escolha assertiva e que traga, efetivamente, a profundidade técnica de que a sua empresa precisa para garantir reports estratégicos, completos e confiáveis ao longo da linha do tempo.

Por natureza, o ERP idealmente precisa cumprir alguns requisitos básicos para funcionar a contento. O primeiro deles é a abrangência. Em geral, o eixo central de um ERP é definido por alguns módulos básicos. Os módulos Financeiro, Compras, Fiscal e Faturamento formam esse eixo, sem os quais a operação do sistema se torna inócua ou simplesmente impossível.

No momento em que temos esses quatro módulos já em operação, já podemos dizer que o ERP está operacional. Sua equipe já será capaz de receber e emitir documentos fiscais, gerar lançamentos contábeis, controlar contas a pagar e a receber. Na prática, em muitos casos as equipes envolvidas já irão considerar uma vitória a implantação do sistema nesse estágio.

E de fato a operação desse eixo básico já representa um passo importante e uma abrangência mínima que permite que o sistema contribua com a gestão de parte das obrigações da empresa. Mas, neste momento, o sistema ainda está longe de representar a solução completa que a maioria das softwarehouses comercializam – e muito aquém de atender com eficiência e eficácia à necessidade de informações estratégicas para a gestão do negócio de forma completa.

Normalmente existem outros módulos que também precisam ser implementados. Sistemas mais recentes possuem ferramentas específicas para a gestão de produção, estoque, projetos, contratos e departamento pessoal. A implantação desses módulos permite maior interoperabilidade, enquanto em tese garante agilidade na integralização de dados. Mas há um motivo pelo qual a implantação desses módulos auxiliares é um desafio ainda maior do que a implantação dos módulos iniciais. E pelo qual, muitas vezes, essa implantação total pode criar uma cidade fantasma dentro do seu ERP.

Para corresponder às necessidades da sua organização empresarial, o sistema ERP precisa ir muito além. É sobre isso que falaremos a seguir.

Um grande desafio: integrar departamentos

Colaboradores de diferentes times unindo as mão

À primeira vista, pode parecer que um ERP bem implantado irá responder a todas as suas necessidades de controle e conhecimento sobre tudo o que acontece no dia-a-dia da sua empresa. De fato, os bons ERP oferecem opções que apontam nesse sentido. Mas a verdade é que os ERP atuais são programas de prateleira, que são criados para serem operados de forma proativa pelas equipes envolvidas. Nesse sentido, os ERP se tornam um conjunto extenso de passos e tarefas, que são criadas para garantir que todos os dados das áreas sejam imputados no sistema.

Quando estamos falando de documentos financeiros ou fiscais, em virtude dos formatos dos documentos, e da própria estandardização dos padrões, em essência os ERP possuem ferramentas de interface e integração também padronizadas, que permitem integração entre os diferentes módulos de forma minimamente automatizada. 

É por isso que os módulos centrais são mais fáceis de serem implementados: tudo está pronto para dados que são padronizados! Quando começamos, por outro lado, a trazer para o sistema a realidade dos departamentos operacionais, dos projetos em andamento, daquilo que é específico, único ou inovador na sua operação, é que começamos a lidar com as deficiências inerentes a um software que é pensado para atender a todos os tipos de empresas.

É nesse momento que uma decisão precisa ser tomada: customizar, ou integrar.

Customização: solução ou problema?

Uma opção que à primeira vista pode parecer interessante é a customização do sistema. Essa é uma escolha que pode representar maior flexibilidade no âmbito do sistema contratado, à medida que torna possível que o sistema atenda a necessidades específicas da empresa.

Geralmente, a customização é criada através da criação de funcionalidades novas, ou através de mudanças nas funcionalidades existentes. É assim que os módulos passam a serem capazes de receber inputs diferentes daqueles para os quais foram inicialmente planejados, ou ainda a serem capazes de atender a uma variedade maior de regras fiscais, por exemplo.

Nesta alternativa, a empresa precisará contar com a expertise de programadores dedicados ou de empresas especializadas, que irão partir de até onde a softwarehouse foi capaz de avançar, e então criar módulos adicionais ou mudanças específicas no sistema para atender plenamente às necessidades da empresa.

É preciso, contudo, que nesse momento haja a devida prudência. Custos com customização, em geral, são elevados. E, à medida que a complexidade aumenta, os custos também irão aumentar proporcionalmente. Atualmente, em virtude da enorme demanda e da falta de formação de profissionais especializados nos volumes que o mercado precisa, a mão-de-obra especializada mais cara é a dos profissionais programadores.

Além disso, há um outro aspecto que primordialmente precisa ser levado em conta. Se comprar um software de prateleira é confiar numa solução testada e validada, muitas vezes, por dezenas de milhares de clientes, adquirir uma customização pode representar mergulhar de cabeça em um universo novo e desconhecido.

Customizações são, por natureza, soluções criadas para atender às especificidades dos seus processos internos. Para alguns processos, sempre restará a possibilidade de mudarmos o processo e não o sistema; muitos processos, contudo, são parte do seu core business, do próprio modelo de negócio. Em todo o caso, a customização irá produzir algo único para o seu negócio, e que portanto precisará ser devidamente homologado, testado, implementado e mantido.

E aqui reside outro ponto importante: a depender do quanto a customização impactou na estrutura original do sistema ERP adquirido, eventuais atualizações do sistema deverão ser validadas também no que tange às customizações realizadas. Isso tornará, naturalmente, o processo de atualização do sistema mais custoso e demorado, algo especialmente sensível quando levamos em conta o fato de que a maioria das atualizações é feita, normalmente, em virtude de problemas relacionados à segurança do sistema.

Em muitos casos a necessidade de customização é identificada em questões de interface de dados. Ou seja, as áreas operacionais possuem controles próprios, que o sistema ou não é capaz de ler, ou obriga a rotinas específicas de input para que os dados sejam importados para o sistema ERP.

O que muitas vezes pode passar despercebido, é que, para a necessidade de integração de dados, customizações normalmente não são a melhor resposta.

Lego sobre uma mesa de madeira representando customização

Integrar é preciso

Vamos direto ao ponto: o processo de implantação de um novo sistema, obviamente, é uma oportunidade para a revisão dos processos internos, em um processo que pode ser muito útil e até mesmo necessário para todos os seus departamentos. 

Mas não é por que a sua empresa anteriormente não contava com um ERP moderno implantado, que sua área operacional não apresentava resultados a contento. A própria possibilidade de se investir em um novo ERP é testemunho à sua capacidade operacional prévia, ainda que mudanças em controles e reports sejam sempre muito bem-vindas e salutares à operação como um todo.

Nesse sentido, é preciso que a alta gestão atue no sentido de ser capaz de separar o joio do trigo. Controles operacionais baseados em sistemas auxiliares, ou em planilhas, podem representar uma alternativa viável para departamentos específicos dentro de uma organização de grande porte. 

Na realidade, muitas vezes a chave está em saber como fazer com que esses controles específicos convivam de forma pacífica com o novo ERP. E isso se dá através da integração entre sistemas, e não com customizações custosas, pouco práticas no longo prazo ou até mesmo eminentemente desnecessárias.

Uma ferramenta de integração atua realizando a interface entre diferentes bancos de dados, estejam estes em ERPs diferentes ou mais antigos, em planilhas ou outras ferramentas de gestão. O software trabalha, nesse sentido, extraindo e tratando informações de forma automatizada e simplificada, possibilitando a configuração de processos e conciliações de acordo com as regras e as necessidades da sua equipe de controladoria – sem necessidade de investimentos vultosos no desenvolvimento de soluções proprietárias e que irão atuar como verdadeiras âncoras para a manutenção e atualização futura do seu ERP.

Integrando departamentos com a Dattos

A Dattos é uma plataforma focada em automatizar o seu processo de análise e conciliação contábil. Nossa plataforma atua integrando diferentes sistemas, de forma a possibilitar a integração entre diferentes sistemas, departamentos ou etapas no seu processo de gestão operacional.

Através da nossa tecnologia exclusiva, somos capazes de criar interface entre diversos sistemas e formatos de arquivos, possibilitando interoperabilidade entre sistemas auxiliares de gestão, bancos de dados e planilhas eletrônicas e o seu ERP – eliminando ainda a necessidade de capacitação de parte do seu pessoal, diminuindo o número de licenças necessárias para a operação do sistema, e otimizando as horas de trabalho dedicadas a reports, relatório e operação de sistemas diversos.

Através da integração automatizada, proporcionamos racionalização de custos de implantação e manutenção de sistemas, enquanto tornamos possível ganhos significativos em tempo e segurança dos seus processos. Com isso, otimizamos os custos incorridos na compra e implantação do seu sistema ERP, evitando customizações desnecessárias e efetivamente tornando possível que a integração dos seus departamentos ao sistema não se torne um grande problema para sua operação.