Processos contábeis são todos aqueles que envolvem tratativas relacionadas ao patrimônio e à saúde financeira de uma empresa.
A contabilidade é um departamento complexo e, ao mesmo tempo, crucial para os resultados de uma organização. No dia a dia de suas carreiras, os profissionais da área precisam dominar uma série de processos contábeis e ainda desempenhar uma função estratégica, de suporte, para a tomada de decisões financeiras que influenciam na rotina de outras lideranças do negócio.
E, dentro de um contexto de mercado em que a busca pela governança corporativa e o compliance deixaram de ser um diferencial para se tornar uma exigência do ambiente econômico atual, gestores e especialistas contábeis precisam, inclusive, ter domínio sobre a inovação, de modo a traçarem ações capazes de aumentar a eficiência de seus processos.
Assim, ter pleno entendimento sobre as rotinas básicas da contabilidade é o elemento fundante para uma atuação bem-sucedida.
Pensando nisso, no presente artigo, nós preparamos um dicionário com a definição dos principais processos contábeis que fazem parte da realidade, sobretudo, das grandes empresas do país. Mas antes, vamos entender um pouco mais sobre como a contabilidade assumiu uma posição estratégica para o sucesso das companhias no Brasil e no mundo?
Ótima leitura!
O papel estratégico da contabilidade nas empresas
Conforme apontado na introdução, os investimentos em transformação digital nas empresas e a própria mudança de paradigma para um mercado mais ágil trouxe mais protagonismo (e novas responsabilidades) para um gestor contábil.
Dentre outras funções, os executivos da área de contabilidade tem atuação direta na construção de políticas de compliance, visando, por exemplo:
- A entrega de obrigações acessórias dentro do calendário do Fisco;
- O acompanhamento sobre atualizações de normas e exigências fiscais do país;
- A estruturação de controles contábeis para proteger o patrimônio da empresa;
- A garantia de transparência nas contas, entradas e saídas do negócio;
- O equilíbrio financeiro e as projeções sobre o futuro da companhia em termos financeiros.
Além disso, gestores contábeis têm um relacionamento direto com diretores financeiros, atuando em conjunto para o planejamento orçamentário e processos estratégicos que visam o crescimento da companhia.
Nesse sentido, um estudo recente da IBM posiciona a área financeira como uma dos principais departamentos estratégicos para o sucesso da digitalização de uma empresa.
E, como aliados diretos dos CFOs, o domínio dos processos contábeis é um pré-requisito para os gestores e especialistas em contabilidade que desejam construir carreiras de sucesso no mercado atual.
Mas não é só isso. Com o crescimento do protagonismo da área contábil nas organizações, eles precisam focar em uma comunicação eficiente, na centralização de dados padronizados e na geração de relatórios visando uma integração fluida com outras lideranças organizacionais.
Para tanto, como veremos ao longo deste artigo, a tecnologia assume um papel essencial, tanto no sentido de aumentar a confiabilidade dos dados contábeis de uma empresa, quanto em trazer mais eficiência para diferentes processos da área. Para confiar nos dados, nada melhor do que contar com processos seguros e padronizados de realização de inputs. Confira no vídeo.
17 processos contábeis essenciais para uma organização de sucesso
Agora que já sabemos o papel estratégico dos profissionais contábeis nas empresas, que tal analisarmos com mais detalhes os processos que fazem parte do seu cotidiano?
No decorrer dos próximos tópicos, fazemos uma análise pormenorizada dos principais processos contábeis. Acompanhem!
1. Registro de transações e processos contábeis
Nesse processo estamos falando, basicamente, da tarefa do profissional contabilista em registrar todas as transações contábeis que ocorrem na empresa. E isso inclui desde as transações de vendas, compras e pagamentos até os recebimentos (atuais e futuros).
Dentro desse processo, é fundamental que a empresa mantenha a escrituração de seus registros conforme as normas contábeis que regulam a atividade no país. Além disso, é importante que a empresa mantenha uma base documental de todos os seus registros — notas fiscais, recibos, etc.
Afinal de contas, esse volume de documentos pode ser demandado em processos fiscalizatórios, auditorias e garantem também maior transparência para as rotinas financeiras da organização. O ideal, nesse sentido, é que os dados de registro sejam centralizados em plataformas automatizadas, inclusive para facilitar a comunicação entre os profissionais da área contábil e outros departamentos.
2. Fluxo de caixa
O fluxo de caixa é um dos principais processos financeiros e contábeis de uma empresa. Em linhas gerais, ele serve para determinar o saldo monetário disponível de uma empresa, visando a manutenção de um capital de giro saudável para a continuidade das atividades do negócio no longo prazo.
Para calcular o fluxo de caixa, a empresa deve considerar um determinado período — diário, semanal, mensal, semestral ou anual, por exemplo — e então equacionar:
- Todos os recebimentos da empresa — pagamentos à vista, dinheiro no caixa, etc.;
- Todas as saídas do período — compras de estoque, pagamentos de contas, tomadas de crédito, etc.
3. Projeção do fluxo de caixa
Com estrutura básica idêntica ao do fluxo de caixa, a projeção do fluxo, no entanto, irá considerar as entradas e saídas previstas para o negócio, bem como informações de períodos passados. O objetivo aqui é determinar, dentre outros pontos:
- O potencial e a previsão de crescimento (ou de perda) de uma empresa dentro de um determinado período;
- Uma estimativa para a tomada de decisões estratégicas do negócio;
- Suporte para a geração de relatórios financeiros que mensuram a saúde financeira da organização.
Nesse sentido, a projeção do fluxo de caixa é um dos processos contábeis mais úteis para apoiar gestores e lideranças sobre que passos tomar para reverter crises ou como aproveitar um cenário positivo para crescer de modo sustentável.
4. Classificação contábil
A classificação contábil consiste, basicamente, no processo de categorizar as transações em contas contábeis específicas, permitindo que as informações sejam organizadas de maneira sistemática e compreensível.
É válido frisar que, via de regra, as rotinas de classificação contábil envolvem 3 tipos principais de contas:
- Conta contábil de ativos: a conta contábil de ativos é composta pelo montante patrimonial de uma empresa (seus bens, volume de crédito, investimentos, dentre outros);
- Conta contábil de passivos: na conta contábil de passivos, por sua vez, devem ser relacionadas às obrigações financeiras da companhia junto a seus stakeholders, parceiros, colaboradores, fornecedores e também com o FISCO (pagamentos, empréstimos, tributos, etc.);
- Conta contábil de receitas: finalmente, na conta contábil de receitas, temos os valores recebidos ou a receber de uma organização relacionados com suas vendas (de produtos e serviços), juros e demais fontes de faturamento da companhia.
5. Elaboração de demonstrações contábeis
É o processo de compilar e apresentar informações financeiras da empresa em demonstrações contábeis, incluindo, por exemplo, o balanço patrimonial, a demonstração de resultados, a demonstração do fluxo de caixa, dentre outras.
6. Balanço Patrimonial
O balanço patrimonial — uma das demonstrações contábeis acima citadas — é uma espécie de fluxo de caixa mais analítico e completo que serve para determinar, como o próprio nome já indica, o status do patrimônio de uma companhia dentro de um calendário do exercício social.
No balanço patrimonial, são considerados todos os ativos da empresa (bens, direitos, fundos, imóveis e investimentos), como também os passivos, os quais irão exigir liquidação e que envolvem, basicamente, obrigações com terceiros.
Esse processo contábil é fundamental quando uma empresa quer avaliar seu valor de mercado, atrair investimentos, ser adquirida ou participar de uma fusão.
7. Balancete
A demonstração financeira chamada DRE (demonstração do resultado do exercício) é um resumo de dados que possibilita aos empreendedores apresentarem os resultados financeiros mensais ou anuais a seus investidores, bancos e até mesmo para o governo.
Para saber se estão lucrando ou tendo prejuízos com as ações adotadas, as empresas precisam registrar e apresentar o resultado de suas operações financeiras.
A DRE inclui todas as contas do balanço patrimonial do negócio, sendo uma ferramenta para análise de resultados e tomada de decisão com fins fiscais e administrativos.
8. Fechamento de balanço
Ainda relacionado aos processos contábeis de balanço, o fechamento consiste no encerramento propriamente dito do período contábil e da consequente preparação das demonstrações contábeis finais.
Nesse processo, é feita uma análise detalhada das contas contábeis da empresa e do estudo das eventuais perdas ou ganhos financeiros no final do ano contábil.
9. Análise de desempenho financeiro
Diretamente relacionado com o fechamento do período contábil, a análise do desempenho financeiro identifica possíveis tendências, da base para as projeções da organização e facilita o processo de tomada de decisão dos CFOs e gestores contábeis.
10. Entrega de obrigações acessórias
Além da mensuração, cálculo e pagamento de impostos exigidos pelo sistema tributário brasileiro (obrigações principais), os gestores contábeis precisam acompanhar também as obrigações acessórias, que se referem as entregas auxiliares demandadas pelo FISCO para auxiliá-lo no cruzamento de dados e, também, no entendimento sobre a operação financeira de uma companhia.
Hoje em dia, grande parte das obrigações acessórias são enviadas de modo automatizado via SPED e outras plataformas de controle digitalizado do FISCO. Embora elas dependem muito do enquadramento tributário e do tipo de atividade da empresa, dentre as obrigações acessórias, podemos citar:
- DIRF — Declaração do Imposto sobre a Renda Retido na Fonte;
- ECD — Escrituração Contábil Digital;
- ECF — Escrituração Contábil Fiscal;
- EFD — Escrituração Fiscal Digital;
- DCTF — Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais;
- DEFIS — Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais.
11. Fechamento contábil
Dentro do fechamento, todas essas operações são relacionadas e especificadas uma a uma. Pelo seu caráter amplo, é muito comum que o procedimento seja utilizado também nas auditorias internas ou externas.
Saber o que está entrando e saindo financeiramente da sua empresa é também um fator fundamental para dar base na tomada de decisões assertivas, empoderando os gestores, diretores e CFOs de maneira mais assertiva e direcionada.
12. Conciliação contábil
A conciliação contábil é o processo de comparação entre informações internas e informações externas com precisão. Esse processo de conciliação é a checagem que as empresas fazem para garantir que as demonstrações contábeis refletem a realidade da entidade dentro dos princípios, convenções e postulados contábeis.
O objetivo da conciliação contábil é simples: garantir que todas as informações financeiras das empresas estejam corretas. É a garantia que os times contábeis, fiscais e financeiros possuem ao informar, por exemplo, que o balanço patrimonial está correto e não negligencia qualquer dever contábil ou tributário, transmitindo, assim, a realidade financeira do negócio.
É válido frisar, por sua vez, que além da conciliação contábil, outros tipos de conciliação fazem parte do dia a dia dos processos contábeis. São eles:
Conciliação fiscal
O principal objetivo da conciliação fiscal é assegurar que a escrituração dos lançamentos fiscais tenha sido registrada corretamente. Sua rotina consiste no processo de conferência das movimentações, levando em consideração as normas tributárias e visando a segurança da organização.
Conciliação bancária
É a verificação da compatibilidade entre as informações financeiras da empresa e as informações do banco, a fim de garantir a precisão das informações contábeis. Ou seja, a conciliação bancária envolve, basicamente, a análise das entradas e saídas de recursos, comparando-os com o saldo e a movimentação de uma conta corrente.
O confronto destes dados tem por objetivo verificar se o controle interno está batendo, se os dados referentes a lançamentos e suas respectivas datas estão de acordo com o extrato bancário ou se há algum tipo de inconsistência que precisa ser revisada.
Conciliação de ativos
Assim como os tipos de conciliações anteriormente mencionadas, a conciliação de ativos consiste na conferência dos dados das contas de ativos da empresa onde todas as movimentações são confrontadas com sua escrituração.
Alguns exemplos de ativos e custódia passíveis de conciliação: BTC, Termos de Ações, Proventos da Bolsa, Informações Custodiantes, dentre outros.
13. Reconciliação contábil
Finalmente, o processo de reconciliação contábil consiste em uma dupla conciliação, a fim de não deixar de ser analisada nenhuma conta. Nesse sentido, por meio da reconciliação, analisam-se pontos que não foram vistos anteriormente, aumentando ainda mais o critério analítico e investigando de todos os números.
Em outras palavras, a reconciliação contábil verifica especificidades de uma determinada conta contábil para identificar pendências e aplicações de ajustes contábeis. Se necessários, eles podem ser:
- Complementação: utiliza-se quando o lançamento contábil é realizado com o valor errado, podendo ser aplicado um ajuste para aumentar ou reduzir o saldo de uma conta.
- Estorno: ocorre quando há uma duplicidade de um mesmo lançamento contábil.
- Transferência: em lançamentos contábeis realizados em contas erradas, utiliza-se a transferência dos valores para as contas contábeis adequadas.
14. Cálculo e pagamento de impostos
É o processo de calcular e registrar os impostos devidos pela empresa, conforme a legislação fiscal aplicável. É importante frisar que esse é um dos processos mais desafiadores para as empresas quando consideramos a complexidade tributária brasileira.
Uma pesquisa do Banco Mundial apontou, por exemplo, que as empresas do país gastam aproximadamente mais de 1.500 horas por ano apenas para preparar, calcular e pagar tributos no país.
O montante de tempo é maior do que o de qualquer outra nação do mundo e torna a gestão tributária um dos maiores dilemas, inclusive, para empresas que desejam investir ou abrir novos negócios em território nacional.
Daí a necessidade de automação dos processos fiscais e contábeis, incluindo a conciliação de dados, de modo que se evitem falhas nessa rotina e se ganhe maiores níveis de eficiência.
15. Preparação de relatórios gerenciais
A geração de relatórios é um trabalho conjunto do departamento financeiro para uso interno da empresa e que tem como foco a tomada de decisões estratégicas sobre o futuro da companhia.
Nesse sentido, podem ser gerados estudos sobre as perspectivas de crescimento da companhia, seus principais gargalos financeiros e pontos de atenção ou mesmo riscos organizacionais.
Para tanto, documentos, dados e registros contábeis são utilizados nos relatórios e consistem na principal base dos processos da área.
16. Controle de estoque
Como fica implícito, estamos falando do processo de registrar e controlar o estoque da empresa, de modo a garantir que as informações financeiras sejam precisas e atualizadas.
Além disso, o controle de estoque contribui diretamente com os fluxos financeiros da companhia, uma vez que auxilia na identificação de produtos com baixa circulação, precificação e estratégias voltadas para uma maior circulação do estoque.
17. Auditoria também é um dos principais processos contábeis
É o processo de avaliar a precisão e confiabilidade das informações contábeis, a fim de garantir que as demonstrações financeiras estejam em conformidade com as normas contábeis e legais aplicáveis.
Os processos contábeis de auditoria podem ser realizados tanto por equipes internas — quando um profissional ou um grupo de trabalho específico é destinado para checar as contas da empresa; quanto por auditores externos independentes — processo muito comum em fusões, aquisições ou reestruturações financeiras.
A inovação e a eficiência de seus processos contábeis
Como foi possível perceber, são muitos os processos contábeis que fazem parte do dia a dia de uma organização.
Nesse sentido, a tecnologia se posiciona como um instrumento importante para garantir aos gestores e lideranças da área contábil mais agilidade, precisão e suporte de dados confiáveis para a tomada de decisões.
Mas, para que esse movimento de transformação digital da área contábil seja efetivo, ele deve contar com o suporte de soluções capazes de acompanhar continuamente cada rotina do departamento.
A Dattos pode apoiar seus processos contábeis
Apoiar os processos contábeis de sua empresa é um dos objetivos centrais da Dattos, a plataforma líder na automação e análise de processos financeiros e contábeis.
Esqueça a gestão orientada por planilhas e invista na digitalização de sua operação visando ganhos nos planos do compliance, governança e de uma cultura realmente orientada por dados.
Com a Dattos, o CFO pode também preparar melhor sua empresa para auditorias e aumentar a transparência do negócio, potencializando, inclusive, a entrada de investimentos.
Além disso, será possível centralizar processos e informações (financeiras, contábeis e fiscais), gerando mais valor para o negócio e reduzindo seus riscos.
A Dattos é ainda especialista nos principais tipos de conciliação contábil que fazem parte do dia a dia de uma companhia, bem como, no suporte para processos de fechamento contábil, validações fiscais para entrega de obrigações acessórias e na aplicação de controles com base em dados assertivos.
Em outras palavras: a tecnologia é uma verdadeira aliada para que os processos contábeis de uma organização alcancem o máximo de eficiência, permitindo que as lideranças do negócio foquem em atividades estratégicas e no crescimento da companhia.
E, se você quer saber mais sobre como a Dattos pode te apoiar em processos contábeis essenciais como o fechamento contábil, não deixe de conferir essa jornada que analisa a importância da integração de uma plataforma de conciliação com seu ERP.
