Automação contábil: como implementar com eficiência?

A automação contábil está revolucionando o setor financeiro, otimizando processos e potencializando a precisão dos dados. Essa inovação tem como foco a conciliação contábil automatizada, uma prática que visa substituir tarefas manuais trabalhosas e propensas a erros.

Essa tecnologia tem sido cada vez mais utilizada especialmente pelas grandes empresas, que precisam lidar com um alto volume de informações. Por isso, neste post, vamos esclarecer tudo sobre o assunto.

A seguir, você vai entender o que é automação contábil, quais são seus benefícios e principais desafios. Além disso, vai descobrir como otimizar seus processos, garantindo a exatidão dos dados. Acompanhe!

Automação contábil: o que é?

A automação contábil é a utilização de tecnologias e softwares para a realização de tarefas contábeis de forma mais eficiente e precisa. Entre os processos que podem ser automatizados está a conciliação contábil.

Assim, a adoção de softwares reduz o tempo de realização e minimiza as inconsistências. Desse modo, permite que os profissionais se concentrem em estratégias mais complexas.

De fato, a tecnologia está revolucionando o fechamento contábil. Quer saber mais sobre o assunto? Então, não deixe de conferir nosso e-book completo sobre o tema.

E o que é conciliação contábil automática?

É uma forma de fazer a gestão das informações contábeis e financeiras do seu negócio a partir da tecnologia. Para isso, são utilizados softwares que vasculham e unem dados. Mas vale a pena destacar que eles não substituem a mão de obra humana. Pelo contrário, muitos deles apenas otimizam o tempo dos colaboradores ao executar tarefas menos complexas e organizá-las.

Outro ponto a favor da automação da conciliação contábil é a possibilidade de emitir e personalizar dados conforme a sua necessidade. Ou seja, imagine que você tem um alto volume de dados já processados.

Caso deseje dados específicos, é uma questão de sorte. Isso se aplica, por exemplo, a demonstrações do ano X. Você precisará confiar que os analistas contábeis foram precisos. E também que organizaram tudo nos últimos meses.

Porém, as coisas mudam quando os softwares entram em cena. Isso porque eles têm funções estabelecidas. Assim, realizam uma varredura completa de informações processadas. A partir daí, são capazes de emitir rapidamente relatórios assertivos e personalizados.

Assista ao vídeo a seguir e entenda melhor como é a emissão de relatórios de conciliação automatizados.

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Quais são os benefícios da automação contábil?

Ao adotar a automação nos setores financeiro e contábil, a empresa obtém diversos benefícios. Os principais são:

• Eficiência operacional: permite processar um volume alto de dados em menos tempo, aumentando a produtividade e reduzindo a possibilidade de erros;
• Redução de custos: a necessidade de mão-de-obra para tarefas repetitivas e de baixo valor agregado é reduzida, otimizando os custos operacionais;
• Melhoria na precisão: há diminuição de erros humanos, garantindo a precisão dos dados contábeis;
• Conformidade e governança: a automação ajuda a cumprir regulamentos contábeis e fiscais, aumentando a transparência e a trilha de auditoria;
• Tomada de decisão aprimorada: com dados contábeis precisos e em tempo real, os gestores podem tomar decisões estratégicas mais bem informadas;
• Foco estratégico: profissionais podem direcionar seu tempo e esforços para tarefas estratégicas, em vez de se ocuparem com tarefas operacionais repetitivas.

Assista ao vídeo abaixo e entenda melhor sobre os benefícios de automatizar o processo de reconciliação contábil e conheça a nossa plataforma!

Quer conhecer mais a fundo os benefícios da automação contábil? Confira, a seguir, alguns exemplos práticos.

Fechamento financeiro automatizado

O fechamento financeiro automatizado ajuda no crescimento corporativo, pois permite uma estratégia eficaz. Como a qualidade do fechamento é essencial, pode-se agir de forma estratégica.

Os dados financeiros devem ser inteligentes. Afinal, são cruciais para a tomada de decisões. Mesmo com uma equipe financeira bem estruturada, há desafios, principalmente se as reconciliações são manuais.

Neste caso, provavelmente estarão atrás de outros times. Especialmente se estes usam plataformas automatizadas. Isso porque reconciliações manuais são demoradas, caras e sujeitas a erros humanos.

Atendendo as demandas por informações mais rápidas e precisas no fechamento

Os executivos C-level precisam de uma visão precisa do desempenho financeiro. As empresas devem revisar e divulgar suas declarações de lucros rapidamente, pois isso é exigido pelos órgãos reguladores.

Os processos de registro de informações são fundamentais. Eles fornecem insights sobre desempenho estratégico, operacional e financeiro. Assim, a empresa pode relatar sua saúde financeira.

Empresas com processos financeiros automatizados estão mais preparadas. Elas podem atender aos desafios do mercado. Isso inclui melhor fechamento financeiro e controle de custos.

Diminuir o tempo de fechamento é uma meta comum. CFOs, controllers e equipes contábeis buscam isso: fechamentos mais rápidos significam eficiência e mais tempo para insights. Também reduzem os custos gerais, se a assertividade se mantiver alta.

Segundo pesquisa da Deloitte, empresas gastam metade do tempo com relatórios de fechamento. Apenas uma fração desse tempo é usada para descobrir insights. Estes podem ser vitais para os negócios.

Confira no vídeo abaixo como a automação otimiza a rotina das grandes empresas.

Quais atividades dos contadores estão mais automatizadas?

A maior parte das atividades dos contadores já é automatizada por meio de softwares específicos. As operações mais comuns são:

• Integração e registro de notas fiscais: graças à integração dos arquivos XML, o processo é mais rápido, seguro e preciso;
• Integração dos extratos bancários: os arquivos dos bancos, geralmente em formato OFX, são integrados. Assim, é possível contabilizar e conciliar as operações bancárias.
• Conciliação financeira: os sistemas contábeis também facilitam a conciliação. Isso simplifica a conferência de pagamentos e recebimentos;
• Armazenamento e Backups: os documentos são armazenados e feitos automaticamente. Isso substitui a necessidade de cópias físicas;
• Computação em nuvem: os documentos podem ser armazenados na nuvem. Isso oferece segurança, disponibilidade e durabilidade aos dados;
• Certificação digital: é uma tecnologia que torna as transações eletrônicas seguras. Funciona como um documento válido com assinatura digital. Desse modo, agiliza processos de identificação e facilita o gerenciamento de documentos.

Quais processos podem ser otimizados com a automação contábil?

A automação garante que os processos de contabilidade tenham mais eficiência, tornando as equipes mais produtivas e engajadas. A tecnologia ajuda na eliminação, redução dos erros e retrabalho. Também contribui para a melhoria geral da qualidade, na redução de custos, entre outros benefícios.

Como comentamos, a maioria dos processos repetitivos podem ser otimizados com os recursos de automação. Analise abaixo alguns deles:

Processos da área fiscal

• Gestão e controle das obrigações acessórias (calendário com prazos e alertas);
• Gestão das tarefas e atividades;
• Gestão da equipe;
• Cálculos e apurações, geração de guias e conferências de tributos;
• Recebimento, importação, integração, escrituração e edição das Notas Fiscais (NF-e, NFS-e e CT-e), boletos e notas de concessionária (telefone, energia, gás);
• Monitoramento em tempo real (on-line) das notas fiscais emitidas contra o CNPJ do cliente;
• Envio de arquivos em lote;
• Geração de livros e relatórios fiscais;
• Atualização automática e constante das mudanças na legislação fiscal e tributária;
• Garantia de compliance.

Processos da área de recursos humanos ou departamento pessoal

• Gestão e controle das obrigações acessórias (calendário com prazos e alertas);
• Gestão das tarefas e atividades;
• Gestão da equipe;
• Elaboração das folhas de pagamento;
• Gestão de benefícios;
• Gestão da admissão, demissão e desligamento;
• Admissão digital;
• Seguimento em conformidade (compliance) com as leis trabalhistas e previdenciárias;
• Cálculos e apurações, geração de guias e conferências de tributos;
• Recebimento de documentos;
• Controle e integração de folhas de ponto e apontamentos;
• Controle de férias;
• Gestão e controle de exames médicos;
• Atualização automática e constante das mudanças na legislação trabalhista e previdenciária;
• Envio automatizado de documentos.
• Processos da área contábil
• Gestão e controle das atividades;
• Importação e integração dos lançamentos realizados pelos departamentos fiscal e pessoal (RH);
• Importação e integração automática de lançamentos realizados pelo software de gestão do cliente;
• Integrações e conciliações financeiras e bancárias;
• Elaboração e geração de livros, demonstrativos e relatórios contábeis gerenciais;
• Gerenciamento dos fechamentos contábeis;
• Gestão do imobilizado;
• Controle patrimonial.

Processos da área de expediente e legalização de empresas

• Gestão dos processos de abertura, alteração e baixas empresariais;
• Elaboração de contratos sociais e estatutos;
• Controle de licenças de funcionamento;
• Gestão dos documentos de constituição.

Processos da área administrativa

Os escritórios e empresas de contabilidade podem usar softwares para a otimização dos seguintes processos:

• Controle financeiro: contas a pagar e a receber; gestão das contas financeiras (integração e conciliação); 
• Controle de vendas: orçamentos; ordens de serviço; vendas; emissão de Notas Fiscais e recibos; contratos e cadastros;
• Gestão das compras;
• Relatórios: vendas, financeiro etc.

Quais habilidades serão exigidas na contabilidade automatizada?

A capacidade técnica agora é secundária, pois as habilidades comportamentais ganham destaque. O novo contador deve ser um consultor que combina conhecimentos da profissão com detalhes do negócio.

Sendo assim, as habilidades e características mais importantes são:

• Adaptação às novas tecnologias: os profissionais precisam se atualizar constantemente. As mudanças e avanços são rápidos e significativos;
• Foco em resultados: os contadores devem desenvolver conhecimentos de gestão e planejamento estratégico;
• Abordagem mais generalista: o profissional generalista interage com várias áreas. Ele possui uma visão holística da organização;
• Fluência em outros idiomas: é recomendável que o contador tenha fluência em outros idiomas. Principalmente em inglês. Isso porque a maioria das normas e publicações estão nesse idioma;
• Liderança: o contador 4.0 deve ser líder. Ou seja, precisa ter habilidades de relacionamento interpessoal para motivar sua equipe.

Como iniciar a automação contábil?

A conciliação contábil automática depende de bons hábitos dentro da sua empresa. Portanto, antes de decidir implementá-la, é necessário estar pronto para certas mudanças.

Felizmente, elas não alteram o dinamismo das suas entregas contábeis. Na verdade, tentam criar um ambiente mais ordenado, simplificado e, acima de tudo, digital.

Muitas empresas já largaram e alcançaram a automação em conciliações contábeis. Boa parte delas chegaram a esse resultado graças à Dattos, plataforma líder em conciliação contábil no Brasil.

Com recursos fundamentais para uma gestão contábil definitiva, a plataforma web não requer nenhuma mudança absurda no seu fluxo de trabalho. Na prática, basta garantir o acesso e por fim esperar a apuração dos seus compromissos.

Feito isso, você e sua empresa têm todas as principais conciliações centralizadas em um único lugar. Deste modo, toda a análise contábil passa a ser feita de modo automático e com auditorias extremamente rápidas!

Aliás, as maiores empresas do Brasil já automatizaram seus processos com a nossa plataforma. A seguir, confira quais são elas!

Abaixo, você encontra os primeiros passos que o seu negócio precisa dar para conciliar dados contábeis automaticamente.

1. Inicie um processo de transformação digital

Antes de mais nada, a empresa deve ter iniciado o processo de transformação digital. Ou seja, ter trocado lançamentos manuais e em papéis por funções digitais e paperless.

Entre todos os principais hábitos, ter uma gestão mais alinhada ao universo digital faz toda a diferença na hora de fazer a conciliação automática da contabilidade.

2. Simplifique entregas contábeis

Simplificar entregas contábeis se resume a diminuir a quantidade de colaboradores responsáveis diretamente ou indiretamente de uma tarefa.

Uma demanda contábil bem simplificada não requer papéis e diferentes analistas contábeis, mas sim um fluxo de trabalho que direciona cada demanda com agilidade.

3. Invista em softwares e plataformas de processamento de dados para iniciar sua automação contábil

Os softwares e plataformas web estão entre as melhores aliadas na hora de fazer a conciliação contábil automática, afinal eles garantem ainda mais estrutura digital à empresa.

Ao realizar investimentos em softwares ERP e plataformas de processamento de dados, o seu negócio dá um importante passo. Desse modo, fica bem próximo de automatizar a conciliação de informações contábeis e fiscais.

4. Adote um sistema ERP a sua escolha

Além do investimento em softwares e plataformas, vale a pena destacar a importância do sistema ERP, que integra digitalmente todos os setores do seu negócio.

Com ele, você adota uma gestão voltada ao digital e futuramente pode ser integrado com plataformas de conciliação automatizada, como a Dattos.

Quando a automação contábil é fundamental?

A conciliação contábil automática precisa ser uma realidade para todas as empresas, principalmente as grandes corporações. Com uma complexidade acima da média, o Brasil torna a tarefa de conciliar diferentes compromissos mais difícil.

Ao mesmo tempo, a era da informação traz um alto volume de dados, que fica cada dia mais difícil de ser gerido por uma mão de obra manual.

Todas essas situações impactam as áreas contábeis. Isso inclui as entregas realizadas e as que não aconteceram. Diversas consequências surgem daí. Uma delas é a impossibilidade da antecipação de recebíveis.

Também podem haver intimações da RF por informações inconsistentes. Além disso, a perda de prazos de entregas é outro problema. Existem ainda outros fatores negativos. E todos eles levam ao atraso do crescimento do seu negócio.

Porém, indo além, há cenários ainda mais específicos que transformam a automação da conciliação contábil uma grande necessidade. São eles:

• Falta de confiabilidade nas informações financeiras;
• Excesso de controles manuais;
• Excesso de conciliações manuais;
• Incompatibilidade com exportações de dados contábeis;
• Dificuldade na conciliação de alto volume de dados.

Por que a Dattos é a melhor opção para automatizar os processos?

A Dattos oferece uma plataforma de conciliação financeira, contábil e fiscal líder no Brasil. A ferramenta traz todas as soluções necessárias para simplificar a conciliação bancária e o controle contábil, direcionando os seus esforços em busca de mais resultados.

Com a plataforma, você encontra soluções para:

• Análise financeira;
• Fluxo de caixa;
• DRE;
• Demonstração contábeis;
• Back office;
• Back office bancário;
• Conciliação bancária;
• Conciliação de pagamentos;
• Conciliação de recebíveis.

A seguir, confira quais são os principais recursos que a plataforma oferece.

1. Importação de dados por meio da automação contábil

Independente em qual formato o seu sistema ERP exporta dados das áreas da empresa, a plataforma Dattos é capaz de processar e realizar a importação das informações contábeis automaticamente.

A lista de formatos inclui todos os principais e frequentemente utilizados por sistemas ERP, como:

• Planilhas;
• XLSX;
• CSV;
• TXT;
• XML;
• API REST;
• SFTPs;
• Banco de Dados (SQL);
• Server;
• Oracle;
• Postgre (SQL).

Portanto, a plataforma Dattos faz a conciliação contábil automática sem a necessidade de nenhum tipo de mudança. Na prática, você apenas importa os dados dentro da plataforma!

2. Personaliza capas contábeis

As capas contábeis podem ser personalizadas a qualquer momento durante a sua conciliação contábil e financeira. Além da possibilidade de personalizar capas contábeis, você pode relacionar as entradas, com fórmulas e entradas ou saídas. Aliado ao painel da plataforma Dattos, basta clicar, abrir uma conciliação e relacioná-la com as transações que bem entender.

3. Investiga e justifica divergências dentro da plataforma

Mesmo com a automação da conciliação financeira e contábil, as divergências ainda existem. Felizmente, elas podem ser facilmente atenuadas, investigadas e justificadas dentro dos recursos que a Dattos oferece.

Com os recursos de investigação, você relaciona transações com base em definições que o próprio analista contábil define e justifica divergências encontradas dentro da própria plataforma.

4. Capacidade de conciliar alto volume de dados em minutos

Quando o assunto é capacidade de conciliação, a Dattos é sempre referência. Com 800 milhões de linhas e registros de lançamentos financeiros por mês, a plataforma realiza a conciliação de um alto volume de dados em poucos minutos.

A partir disso, o seu negócio automatiza a conciliação das operações e processa os dados como bem entender. Tudo isso economiza esforço e aumenta o desempenho do seu time de analistas contábeis.

5. Reduz atrasos e falhas em processos manuais

A plataforma Dattos é capaz de reduzir atrasos e falhas em processos manuais. Essa nova realidade se torna possível graças ao ganho de tempo, que evita a correria por conta de prazos curtos e aumenta as chances de erros.

Aliado aos tantos recursos de conciliação contábil automática, os analistas contábeis não correm contra o tempo e encontram todas as informações sempre a um clique de distância.

6. Workflow end-to-end com alerta via e-mail

Outro recurso valioso na hora de conciliar dados contábeis é a possibilidade de criar um workflow dos seus processos e monitorá-los através de alertas via e-mail.

Na prática, enquanto analistas contábeis seguem a sua rotina normalmente, o CFO não precisa entrar na plataforma. Isso porque todas as principais informações e acontecimentos são enviados automaticamente via e-mail.

Portanto, a automação contábil está transformando o modo como as empresas gerenciam suas operações financeiras.

Por meio de maior eficiência, precisão e conformidade, a automação permite uma gestão financeira mais estratégica e efetiva, impulsionando a performance do negócio como um todo. Então, não deixe de otimizar seus processos e impulsionar seus resultados.

Para isso, clique no botão abaixo e agende um diagnóstico!