Como obter assertividade no controle de contas a pagar e receber?

Time financeiro de uma empresa fazendo o controle de contas a pagar e receber com planilhas em folhas e no notebook
Os controles de contas a pagar e a receber são críticos para qualquer organização. Eles impactam desde a relação com clientes, fornecedores e investidores, até o planejamento de longo prazo.

Compartilhe

O que são os controles de contas a pagar e receber?

Segundo o pessoal da TOTVS, as contas a pagar e as contas a receber mensuram a saúde das finanças de uma empresa. 

Contas a pagar são as obrigações financeiras de uma empresa, como o salário dos colaboradores e as compras feitas com fornecedores.

Também podem incluir impostos e outras obrigações fiscais. As contas a receber são definidas como todo o dinheiro que entra na empresa, como as vendas. Para equilibrar as finanças, as contas a receber sempre devem ser maiores do que as contas a pagar.

Analista financeiro do departamento financeiro realizando a analise das vendas realizadas manualmente no fechamento do caixa

A complexidade do controle de contas a pagar e receber

As rotinas contábeis dentro das empresas são vistas como simples, mas são processos complexos que exigem extrema organização por parte das equipes internas e grande dedicação de todos os envolvidos para cumprir prazos e garantir a integridade dos relatórios.

Dentre as diversas tarefas, estão os controles de contas a pagar e receber. Desde a pequena empresa, até uma companhia multinacional, a complexidade vai sempre existir e tende a crescer junto com seu negócio.

Provisões, folha de pagamento, vendas, fornecedores e muito mais. Os dados dispersos e a pressão por resultados mais efetivos, em teoria, deveriam promover a criação de processos e práticas interdependentes entre os departamentos da empresa mas, na prática, não é a realidade.

Uma das melhores maneiras para evitar eventuais problemas nessas contas é através de uma conciliação eficaz dos diversos controles internos.

Embora muitos sistemas de mercado ofereçam funcionalidades avançadas de planejamento e controle, os principais desafios estão em garantir que as informações de entrada destes sistemas estão corretas.

Não apenas a integridade dos relatórios financeiros e dos processos de planejamento se baseiam em números precisos de receitas, custos e despesas previstos, mas a sustentabilidade da organização depende do efetivo controle dos impactos no longo prazo.

Desafios comuns

Com dados provenientes de vários sistemas, a gestão dos controles de contas a pagar e a receber consiste em várias tarefas de batimento – ou reconciliação – de dados. Estas rotinas são frequentemente executadas em planilhas e os dados são verificados de forma manual. 

Como em outros processos manuais executados pela contabilidade, prazos apertados e esforço excessivo gastos para encontrar inconsistências nos relatórios, são algumas das principais queixas. Outros desafios específicos de processos de contas a pagar e a receber incluem:

  • Múltiplas contas para gestão de cobrança, pagamentos e provisionamento
  • Dificuldade de acompanhar as transações devido ao volume de informações
  • Alteração constante de informações, sem garantia de repasse das atualizações
  • Inabilidade de garantir a qualidade das informações enviadas ao fisco
  • Pouca integração entre departamentos e cultura de “encontrar o culpado”
  • Informações espalhadas e arquivos em diferentes formatos

 

Além de representar um maior risco na entrega de demonstrações contábeis, esses desafios também acarretam em maior ineficiência operacional.

Quando os problemas não são resolvidos em tempo hábil, as empresas correm o risco de gerar informações inválidas para a efetiva tomada de decisão, criar situações desconfortáveis com fornecedores e clientes, dar margem para fraudes e tomar multas por falta de conformidade.

Equipe financeira reunida para analisar os resultados

Como a tecnologia pode ajudar

Utilizando plataformas para automação de conciliações, as organizações reduzem o esforço manual associado com processos tradicionais de contas a pagar e a receber, além das melhorias abaixo:

  • Reduzir riscos de sonegação e eventuais problemas fiscais
  • Melhorar os controles internos e identificar movimentações suspeitas
  • Centralizar os dados e integrar as tarefas de diferentes departamentos
  • Redirecionar o foco, das tarefas de reconciliação, para a análise dos erros e inconsistências

 

A plataforma Dattos nasceu para fazer essas vantagens serem realidade nas grandes empresas, integrando pessoas, departamentos e dados com o objetivo de otimizar processos financeiros, tornando os times contábeis, fiscais e financeiros mais ágeis, estratégicos e confiantes para tomarem decisões assertivas visando, sempre, o crescimento do negócio.