logo oficial

Conciliação Financeira: boas práticas para sua empresa

Conheça as etapas que fazem parte da conciliação financeira e os erros mais comuns para evitar a realização deste processo

Compartilhe

Gerenciar as finanças de um negócio de modo estratégico é um dos passos centrais para o sucesso no mercado. Além de equilibrar as contas empresariais, uma boa gestão permite que você identifique oportunidades de investimentos, além de erros e gargalos para agir no tempo adequado. A conciliação financeira, por sua vez, é um fator determinante dentro desses processos de gestão.

Para termos mais clareza sobre a importância da conciliação, vale a pena analisarmos alguns dados sobre o empreendedorismo no Brasil. 

No ano de 2021, por exemplo, foi batido um recorde histórico no número de novas empresas, contabilizando mais de 4 milhões. 

No entanto, no mesmo período, 1,4 milhão de negócios fecharam as portas. E quando olhamos para o grupo de pequenas empresas, esse número é mais expressivo. 

De acordo com o IBGE, somente 20% das micro e pequenas empresas conseguem chegar a completar o primeiro ano de atividade. Deste grupo, 60% fecham antes dos cinco. 

Dentre as razões para esse cenário, falhas na gestão e conciliação financeira são identificadas como um ponto crítico e uma das causas do fechamento precoce. 

Por isso, este processo exige atenção, eficiência e estratégias direcionadas. 

Pensando nisso, ao longo deste artigo, abordamos com mais detalhes a importância da conciliação financeira, suas etapas principais e os erros mais comuns deste processo.

Acompanhe a leitura para conhecer boas práticas da conciliação financeira!

A complexidade do controle de contas a pagar e receber

As rotinas contábeis dentro das empresas são vistas como simples, mas são processos complexos que exigem extrema organização por parte das equipes internas e grande dedicação de todos os envolvidos para cumprir prazos e garantir a integridade dos relatórios.

Dentre as diversas tarefas, estão os controles de contas a pagar e receber. Desde a pequena empresa, até uma companhia multinacional, a complexidade vai sempre existir e tende a crescer junto com seu negócio.

Provisões, folha de pagamento, vendas, fornecedores e muito mais. Os dados dispersos e a pressão por resultados mais efetivos, em teoria, deveriam promover a criação de processos e práticas interdependentes entre os departamentos da empresa mas, na prática, não é a realidade.

Uma das melhores maneiras para evitar eventuais problemas nessas contas é através de uma conciliação eficaz dos diversos controles internos.

Homem segurando fileira de retângulos de madeira enfarelado para criar sua estratégia financeira

1. O que é a conciliação financeira?

A conciliação financeira visa registrar e acompanhar os dados das transações comerciais feitas por uma empresa. 

Sua função consiste, nesse sentido, em oferecer uma visão minuciosa das movimentações financeiras de uma empresa.

Esse processo também evita o desequilíbrio das finanças, transtornos com clientes e stakeholders, que podem envolver desde cobranças indevidas até inadimplência com fornecedores e funcionários.

Uma boa conciliação permite ainda que a empresa compare seus dados antes de tomadas de decisões, pois oferece informações valiosas de mercado, a partir da análise das entradas e saídas. 

Finalmente, a conciliação financeira permite um melhor desenho de futuro do negócio, sendo uma das bases para previsões de fluxo de caixa e planejamento orçamentário.

2. Etapas da conciliação financeira

Como podemos perceber, a conciliação financeira é um processo de extrema importância para a saúde financeira de uma empresa, e por isso é necessário conhecermos bem suas etapas.

Dito isso, é possível separar esse grupo de rotinas na conciliação de recebíveis, bancária, de cartões, de vendas e de pagamentos.

Conciliação de recebíveis

A conciliação de recebíveis é um processo que consiste em registrar todas as contas que uma empresa irá receber, realizando assim o gerenciamento do lucro.

Para isso, é necessário estar atento aos dados de vendas e compará-los às informações de recebimentos. 

Dessa forma, a empresa garante que seus clientes façam os pagamentos nas datas devidas, sem prejudicar o fluxo de caixa.

Uma boa conciliação de recebimentos precisa ser organizada e planejada. Assim, erros simples não ocorrem, como uma cobrança indevida a um cliente.

A empresa precisa, por fim, levantar os extratos bancários e ter registrado a data de pagamento de cada meio que disponibiliza.

Conciliação bancária

Nesta etapa, o empreendedor precisa analisar as entradas e saídas em extratos bancários, para verificar se os valores esperados foram movimentados corretamente.

Acompanhar estas transações é indispensável para a conciliação financeira geral do negócio, pois mantém o fluxo de caixa atualizado, e a empresa tem noção ampla do seu saldo.

A conciliação bancária permite ainda que o gestor veja as tarifas cobradas pelos bancos para cada operação, além de ter os extratos de pagamento guardados para futuras consultas e comprovações.

Outro ponto neste processo é o acompanhamento das cobranças creditadas nas contas bancárias.

Conciliação de cartões

As transações feitas por cartões dependem de uma cadeia. Por ser complexo e subdividido em fases, é necessário que o empreendedor acompanhe de perto as operações para não sofrer prejuízos.

O objetivo aqui é garantir que as operadoras efetuem os pagamentos corretamente e evitar ser surpreendido com um chargeback, por exemplo.

Afinal de contas, é possível ocorrer falhas operacionais, erro no valor da taxa cobrada ou até mesmo fraudes. 

Assim, acompanhe as vendas feitas nos cartões, separe por bandeiras, operadoras, e analise se há inconsistências nos dados.

Conciliação de vendas

Outra etapa importante da conciliação financeira é a conciliação de vendas, atividade em que o empreendedor acompanhará o processamento das vendas efetuadas.

Dados como o registro de valor, modalidade de pagamento e data, são importantes para a organização e visualização das outras conciliações, como a de recebimento, por exemplo.

Dessa forma, o vendedor consegue acompanhar clientes inadimplentes e/ou falhas em sistemas de processamento da compra, mitigando assim prejuízos.

Conciliação de pagamentos

A conciliação de pagamentos é um processo contábil que faz o levantamento dos valores que serão pagos pela empresa, podendo ser referentes aos pagamentos de funcionários e/ou fornecedores.

A execução eficiente dessa etapa gera bons frutos para as empresas, pois ela garante uma boa relação com seus stakeholders e evita que as finanças fiquem no vermelho.

Além disso, a partir da conciliação financeira de pagamentos, é possível negociar prazos, mover capital e administrar de forma preditiva o setor financeiro.

Conciliação contábil

A conciliação contábil envolve um grande grupo de atividades que visam, em suma, um fechamento contábil acurado e coerente com as entradas e saídas de um negócio.

Tal processo é realizado dentro de ciclos que podem ser diários, semanais, mensais, semestrais ou a partir da necessidade específica da empresa.

Nessa conciliação, o balanço deve levar em consideração todas as contas contábeis da empresa, aumentando a transparência, visibilidade financeira e superando eventuais riscos em processos de auditoria.  

Conciliação fiscal

Finalmente, a conciliação fiscal consiste na análise de informações tributárias do negócio, de modo que suas obrigações sejam entregues dentro dos prazos e sem erros.

É um passo decisivo para que a empresa mantenha um bom relacionamento com o FISCO, uma vez que ela permite uma padronização e centralização das informações fiscais do negócio.

Além disso, dentro da conciliação financeira como um todo, a conciliação fiscal é responsável por garantir a assertividade de dados escriturados.

3. Erros comuns na conciliação financeira

Como vimos, a conciliação financeira permite que a empresa tenha uma visão completa do fluxo de entradas e saídas, das contas a pagar e a receber, e permite, inclusive, a correção e gestão de crises, incluindo fraudes e erros em pagamentos.

Entretanto, é preciso que este processo seja eficiente, caso contrário, os resultados podem ser inversos e a empresa pode perder dinheiro e tempo.

Dito isso, existem erros comuns relacionados ao processo de conciliação financeira. Para você ficar atento, em seguida listamos os mais recorrentes. Vamos lá?

Erro humano

Durante uma rotina empresarial, é comum que ocorram imprevistos, como a falta de uma vírgula, um erro na digitação ou até mesmo de cálculo ou fórmula do Excel.

O erro humano é um dos mais comuns nos processos financeiros e contábeis de uma empresa. Por isso, uma conciliação financeira atenta e estratégica é fundamental. 

Ao acompanhar e comparar os dados diariamente, por meio do uso de soluções inteligentes, é possível minar a possibilidade de erros e aumentar a consistência das informações financeiras de uma empresa. 

Não registrar as atividades financeiras continuamente

Outro erro comum é a falta de continuidade na atualização das informações financeiras das empresas.

O recomendado é que o registro das atividades seja diário, pois a soma desses dados é utilizada para tomadas de decisões e melhoria do controle financeiro

Sem uma atualização contínua dos processos de conciliação, uma empresa pode perder uma oportunidade de negócio, ter problemas em auditorias ou com o FISCO, gerando, consequentemente, prejuízos financeiros.

Deste modo, se atente a organização. Mantenha atualizada as informações relativas às vendas, recebimentos, balanços e saldos contábeis.

Falta de organização e especialização

Sabemos que o erro humano é uma variável comum no processo de conciliação financeira, por isso, é importante contar com uma estrutura de rotinas organizadas para minimizar esse risco.

Além disso, contar com uma equipe especializada e inovação são ações que lhe auxiliarão a mitigar estes erros. 

Uma boa dica, nesse sentido, é trabalhar com revisões antes de qualquer lançamento.

Processos manuais

Apostar em tecnologias robustas é uma ótima estratégia para evitar erros humanos e apoiar o time de especialistas do seu negócio.

A Dattos, por exemplo, oferece ao mercado soluções para gestão de processos e análise de dados financeiros, automatizando suas rotinas contábeis e fiscais.

Com a nossa plataforma de gestão de fechamento e automação de conciliações, você consegue:

  • Ter uma visão geral do seu negócio com uma plataforma que transforma o processo de análises financeiras de grandes empresas;
  • Automatizar seus processos e ganhar agilidade e inteligência nos processos financeiros;
  • Analisar financeiramente de forma segura estratégica das suas informações financeiras;
  • Reduzir riscos tornando seu departamento financeiro estratégico e ágil com segurança e qualidade dos dados desde a importação até a exportação dos relatórios.

Conheça a Dattos e empodere seu time financeiro o ajudando a tomar decisões mais assertivas com informações confiáveis.

Bônus: 3 práticas para otimizar a conciliação financeira

Antes de concluirmos, resumimos aqui em 3 práticas, pontos essenciais que você precisa saber para potencializar seus processos de conciliação financeira.

Invista em inovação

A transformação digital não é mais uma questão de escolha, mas uma necessidade para as empresas que desejam crescer com solidez.

E, como vimos, hoje já é possível contar com soluções eficientes como a Dattos para garantir que todos os seus processos de conciliação financeira sejam mais ágeis, eficientes e assertivos. 

Melhore seus controles financeiros

Consequentemente, por meio da tecnologia e do trabalho especializado, será possível melhorar seus controles financeiros – do fluxo de caixa aos saldos contábeis.

Isso irá garantir mais previsibilidade e clareza em seus processos de gestão, permitindo uma tomada de decisão baseada em dados concretos.

Fique de olho nas datas

Por fim, acompanhar todas as datas de pagamentos e das entradas é fundamental para garantir uma relação sólida com os órgãos de fiscalização, clientes e fornecedores.
Grupo de 4 analistas contábeis felizes vendo os resultados no computador

Conclusão

A conciliação financeira não é um processo simples, pelo contrário. Exige uma boa compressão do negócio, assim como um entendimento apurado em gestão financeira. A ineficiência na análise dos saldos contábeis, por exemplo, pode gerar problemas com auditorias e comprometer a transparência do negócio.  Dessa forma, tenha em mente a necessidade de domínio dos processos, lembre-se que esta atividade deve ser contínua, realizada com atenção e com o apoio de novas tecnologias. Feito isso, é possível vislumbrar um horizonte com uma conciliação financeira eficiente e eficaz capaz de garantir o sucesso e a longevidade de uma empresa.