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Previsibilidade de Caixa: domine a conciliação de contas a receber!

A conciliação de contas a receber é fundamental para o controle dos processos internos da empresa e oferece segurança aos gestores nas tomadas de decisões.

Quando a previsibilidade de caixa é acompanhada de modo eficiente, é possível fazer um bom planejamento financeiro e ter visão estratégica do negócio.

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Diante disso, o empreendedor compreende quais são os recursos disponíveis para realizar pagamentos, contratações, controle de estoque, entre outras ações sem comprometer a empresa.

O risco, então, de ficar inadimplente e com o financeiro instável é mitigado, e as atenções podem ser investidas em planos de crescimento e desenvolvimento.

Para chegar neste estágio, é necessário um pleno domínio de seu mercado, com levantamento contínuo de informações, análises e controle dos recebíveis futuros.

Embora essa atividade possa ser feita manualmente, o ideal é contar com uma equipe especializada e automação, por meio do suporte de soluções inteligentes. 

Uma vez que há esse alinhamento entre tecnologia e processos bem estruturados, as chances de sucesso aumentam e mais longe o negócio consegue chegar.

Neste artigo, separamos os principais pontos relativos à previsibilidade de caixa, assim como as melhores práticas para aplicar na sua empresa, evitando prejuízos oriundos da falta de informação e da má conciliação de contas a receber.

Vamos lá?

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Como funciona a conciliação de contas a receber?

Na conciliação de contas a receber é possível conhecer quais são os clientes que pagam em dia, analisar as entradas e comparar com as contas a pagar.

Isso ajuda o empreendedor a fazer projeções sobre o status financeiro do negócio e na tomada de decisões importantes, incluindo: 

  • Desenho de estratégias para aumentar as vendas da companhia;
  • Ações para diminuir os gastos e gargalos financeiros;
  • Planejamento de indicadores para um melhor acompanhamento do fluxo de caixa; 
  • Implementação de controles financeiros;
  • Criação de agendas financeiras com as entradas e saídas do negócio, para evitar a inadimplência.

Os indicadores de análise variam dependendo da natureza do negócio, mas de modo geral, ticket médio, quantidade de transações, receita, número de vendas e preço dos produtos são informações essenciais para a gestão.

Esses dados ajudam a compreender o negócio como um todo e o empreendedor pode ter mais clareza sobre a condição real de sua empresa.

Com estas informações em mãos é possível gerir crises, negociar prazos e custos que as contas a receber não conseguirão cobrir sem uma conciliação eficiente.

Desta forma, o empreendimento não sofre prejuízos e evita riscos de falência, fato comum sobretudo nos primeiros anos de uma empresa.

Sobre esse cenário, vale citar que, em 2021, tivemos um recorde histórico no número de novos negócios, mas também um dado preocupante: 

No mesmo período, cerca de 1,4 milhão de negócios fecharam as portas. 

A descontinuidade pode estar atrelada a diversos fatores, mas a gestão das contas a pagar, receber e dos processos de conciliação é um diferencial que auxilia na superação desse contexto. 

Não por acaso, dados recentes apontam que as equipes de contas a receber têm assumido uma posição estratégica nas organizações ao redor do mundo.

Segundo um estudo da Blackline, por exemplo, mais de 3/4 das empresas têm aumentado a participação da área de contas a receber nas decisões do negócio. Esse movimento se explica, justamente, pela busca de maior previsibilidade de caixa e denota a necessidade de processos de conciliação bem estruturados.  

A falta de maturidade e tecnologia nos processos de gestão financeira, consequentemente, contribui para o atraso das organizações em um mercado cada vez mais competitivo.

Assim, para potencializar sua gestão, separamos algumas etapas que não podem faltar na conciliação de suas contas a receber, com foco na previsibilidade de caixa!

Alguns passos para otimizar sua previsibilidade de caixa

Veja agora cinco passos que te auxiliarão na conciliação de contas a receber de sua empresa:

Registre as contas a receber

Além dos pagamentos em dinheiro, os recebíveis de uma empresa podem vir de vendas em cartão de crédito, a prazo e parceladas. 

Isso torna o acompanhamento mais complexo, exigindo um sistema financeiro robusto e inteligente.

Portanto, crie rotinas de registro dos recebimentos, organizando-os em datas para a verificação do recebimento.

Estas informações podem ser cadastradas em planilhas, mas, conforme reforçado no início, a tecnologia traz mais agilidade e segurança para o seu negócio. 

A partir do uso de soluções digitais, o acesso às informações de conciliação das contas a receber poderão ser acessadas mais facilmente e os erros serão mitigados. 

Além disso, será possível ter uma visualização mais detalhada de seus indicadores de gestão financeira.

Nesse sentido, se atente em fazer um bom registro das receitas, lançamentos futuros e cheque frequentemente se estes foram pagos devidamente para evitar problemas futuros.

Crie um plano de contas

A maneira mais eficiente de evitar falhas na gestão financeira é ter acesso a dados contábeis, fiscais, de entrada e saída em tempo real.

Para isso, um plano de contas é essencial, pois ele otimiza o registro e a atualização diária das contas a receber como uma espécie de agenda dos recebíveis, marcando os prazos previstos.

Para construção deste plano, é importante levantar informações como:

  • Previsão de data de recebimento; 
  • Data que foi recebido; 
  • Valor original; 
  • Valor final (com juros, multa, etc);
  • Status de pagamento.

 Estes dados serão a base para o controle das cobranças de recebíveis em atraso, auxiliando nas decisões do empreendimento.

Estruture os processos de conciliação

É de conhecimento geral que os processos de conciliação são determinantes para oferecer uma visão minuciosa das movimentações financeiras de uma empresa e, por consequência, das contas a receber.

De forma geral, eles consistem no registro e acompanhamento dos dados das transações comerciais feitas por uma empresa e podem ser subdivididos em diferentes rotinas:


Esses processos evitam o desequilíbrio das finanças, transtornos com clientes e stakeholders, que podem envolver desde cobranças indevidas até inadimplência com fornecedores e funcionários.

Na conciliação de recebíveis (contas a receber) são registrados todos os valores a serem pagos para sua empresa.

Para isso, é necessário estar atento aos dados de vendas e compará-los às informações de recebimentos. 

Dessa forma, a empresa garante que seus clientes façam os pagamentos nas datas devidas, sem prejudicar o fluxo de caixa.

Uma boa conciliação de recebimentos precisa ser organizada e, de preferência, contar com o suporte da tecnologia. 

Assim, erros simples não ocorrem, como uma cobrança indevida a um cliente ou problemas na gestão da previsibilidade de caixa.

A empresa precisa, por fim, levantar os extratos bancários e ter registrado a data de pagamento de cada meio que disponibiliza.

Sendo assim, com todas as conciliações bem feitas, a empresa consegue fazer projeções mais consolidadas de seu futuro, com planos de ações para o seu sucesso no mercado.

Não se esqueça das vendas parceladas

Um empreendimento garante muitas vendas ao disponibilizar pagamentos via cartão de crédito. Entretanto, muita atenção deve ser dada a este método.

As vendas feitas em cartão de crédito estão sujeitas ao chargeback, processo de estorno solicitado pelo titular em questão.

A contestação da compra pode ocorrer por variados motivações, podendo envolver:

  • Falhas na entrega do produto;
  • Informações incompatíveis entre a descrição e o produto;
  • Falta de qualidade dos produtos e promessas não cumpridas;
  • Avarias;
  • Mal atendimento.

Para o empreendedor, este é um desafio, pois há casos de fraudes nesse processo que foi criado para a segurança do consumidor.

No mais, é importante ressaltar que as vendas no cartão de crédito podem ser canceladas em até 180 dias pelo cliente.

Esse prazo deixa um ambiente de imprevisibilidade para a empresa, que só possui certeza do recebimento após o pagamento da última parcela.

Dentro deste cenário, as conciliações auxiliam para uma visão completa dos processos e um acompanhamento contínuo das contas a receber – incluindo os pagamentos parcelados.

Automatize sua gestão financeira

Por isso mesmo, para uma boa gestão financeira, é importante contar com novas tecnologias que apoiem seu time de colaboradores, incluindo na conciliação de contas de contas a receber. 

A Dattos, por exemplo, oferece ao mercado soluções completas para gestão de processos de conciliação e análise de dados financeiros. 

Assim, você poderá automatizar todas as suas rotinas contábeis, fiscais e de conciliação.

Com a nossa plataforma, você consegue:

  • Ter uma visão geral do seu negócio com uma plataforma que potencializa e acelera o processo de análises financeiras de empresas;
  • Automatizar seus processos e, consequentemente, ganhar agilidade e inteligência nas rotinas gerenciais;
  • Contar com um acompanhamento contínuo das finanças de sua empresa, favorecendo o equilíbrio e controle; 
  • Reduzir riscos, custos e tornar seu departamento financeiro estratégico e ágil com segurança e qualidade dos dados.
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Conclusão: conciliação de contas a receber e o crescimento empresarial

A previsibilidade de caixa pode ser um tema complexo, afinal, depende de variáveis internas e externas à empresa, o que gera um desafio para a gestão.

Por esta razão, o empreendimento deve buscar a otimização dos processos, ferramentas eficientes e contar com um time especializado.

Importante ressaltar que a conciliação de contas a receber faz parte da gestão financeira, que possui como objetivo ser uma fonte rica de base de dados para tomadas de decisões.

A partir desse processo é possível conhecer a realidade da empresa, acompanhar o volume de capital de giro, recebíveis, as contas a pagar e a receber e as datas em que esses fluxos ocorrerão.

Uma boa gestão reduz a possibilidade da falta de recursos, endividamento e interrupção de compromissos recorrentes, como folha de pagamento.

Portanto, para atuar com previsibilidade, a empresa precisa estar atenta com seus dados de movimentações financeiras e se manter sempre atualizada.

Feito isso, não restam dúvidas que a conciliação de contas a receber será uma base que lhe dará mais previsibilidade de caixa, contribuindo com o crescimento sustentável de sua empresa.