A precisão contábil para checagem de informações é o processo essencial para que as empresas não permitam que erros ou falhas aconteçam dentro de sua estrutura financeira. Esse método, conhecido como conciliação contábil e que hoje pode ser potencializado com o auxílio da inovação, foi um caminho que as empresas de todo o mundo encontraram para a verificação da real saúde e estado das finanças empresariais.
Aqui nós veremos como fazer Conciliação Contábil, suas melhores práticas, a importância para grandes empresas, os principais erros e até um guia para uma Conciliação Contábil perfeita. Vamos lá?
A gestão financeira é um dos principais desafios para as organizações. De acordo com o estudo Causa Mortis do Sebrae — que avaliou as razões para o encerramento de empresas nos seus primeiros cinco anos — falhas que incluem o não acompanhamento devido de receitas e despesas estão entre as principais causas para o fechamento de um negócio no Brasil. Mas, tal erro pode ser superado com o auxílio de processos como a conciliação contábil.
Ao longo do presente artigo, você poderá conferir um guia completo sobre como fazer e a importância da conciliação contábil para as empresas.
Boa leitura!
O que é Conciliação Contábil?
A conciliação contábil é o processo de comparação entre informações internas e informações externas seguindo princípios que trazem mais segurança para a gestão financeira das organizações.
Estamos falando de uma rotina que envolve a checagem, com precisão contábil, na qual as empresas devem garantir que as demonstrações contábeis espelhem a realidade da entidade dentro dos controles, convenções e postulados contábeis.
Além disso, a conciliação contábil tem por objetivo a identificação de falhas durante todo o curso da cadeia produtiva e administrativa de uma empresa — as quais, se não forem sanadas, poderão resultar em erros monetários que afetarão o resultado, as projeções financeiras e o compliance da corporação.
Em outras palavras, a conciliação contábil tem como meta final a garantia de que todas as informações financeiras das empresas estejam corretas.
Nesse sentido, esse processo é a base que os times contábeis, fiscais e financeiros possuem ao registrar no Balanço Patrimonial que os saldos contábeis das empresas estão corretos — não negligenciando qualquer dever contábil ou tributário — e que a realidade financeira é aquela transmitida para seus stakeholders.
Em resumo: os saldos contábeis (débito e crédito) das empresas são averiguados através do processo de Conciliação Contábil, que tem como objetivo periciar qualquer erro ou falha destes saldos — eles, por sua vez, podem refletir no Balanço Patrimonial das empresas.
É função, em grandes empresas, que os times contábeis, fiscais e financeiros, garantam que todos os saldos contábeis e financeiros estejam corretos, sem nenhum negligenciamento (principalmente tributário), refletindo a realidade da empresa.
Qual a importância da Conciliação Contábil?
A Conciliação Contábil é importante para que as empresas:
- Consolidem as informações financeiras, contábeis e fiscais;
- Garantam a entrega correta das obrigações fiscais, evitando fiscalizações e multas;
- Confirmem, criem controles e protejam as informações financeiras, contábeis e fiscais;
- Comprovem e confiram valores, além das movimentações das contas de uma companhia;
- Realizem o Balanço Patrimonial a partir de informações que reflitam a sua realidade com segurança;
- Auxiliem o processo de auditoria, provando datas, valores e movimentações realizadas pelas organizações;
- Tragam mais acurácia para as projeções financeiras.
Nesse sentido, o processo de checagem e comparação conhecido como Conciliação Contábil é uma ferramenta indispensável para grandes empresas.
É através da conciliação de dados, por exemplo, que os processos de auditoria se baseiam e garantem que a saúde financeira é a realidade mostrada e comprovada para os stakeholders de um negócio.
Além de garantir a saúde financeira, o processo de Conciliação Contábil auxilia os processos de auditoria, diminuindo, assim, os riscos de pontuação e até mesmo os custos das empresas com este processo.
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Como fazer Conciliação Contábil?
Aqui nós traremos um guia rápido de como deve ser feito a Conciliação Contábil em sua empresa:
Passo 01 – Garanta que os controles financeiros da sua empresa estejam em dia
Tenha certeza que o controle financeiro interno em sua empresa esteja correto para que — antes mesmo de iniciar o processo de Conciliação Contábil — você possua os documentos necessários para esse processo, tais quais: relatórios de fluxo de caixa, balancete, demonstrativos financeiros, informações tributárias e de juros, relatórios financeiros gerais etc.
Assim, é de extrema importância que você tenha garantia de que seu controle financeiro esteja correto, este é um passo fundamental para o sucesso da conciliação.
Passo 02 – Identifique e liste todas suas contas contábeis
Liste todas as contas contábeis da sua empresa (também conhecido como o “Plano de Contas Contábeis”). É importante que seja feita a verificação, minuciosa e detalhada, de todas as contas que a empresa possui, listando e identificando:
- Tipo de conta;
- Número da conta;
- Dados cadastrais;
- Saldos.
Passo 03 – Defina o período no qual você quer conciliar
Nesta etapa você deve definir em qual período quer realizar a Conciliação Contábil. A análise pode ser feita mensal, trimestral ou até de anos anteriores. Isso quem define é o CFO, de acordo com a necessidade do período que deseja conciliar.
Dica Dattos: comece fazendo a Conciliação Contábil mensal, para que sua equipe entenda o processo, identifique melhorias e assim você possa ampliar — caso haja necessidade — o período sem estresse ou sobrecarga dos times financeiros.
Passo 04 – Organização de documentos
Na última etapa de planejamento, é chegada a hora de separar e organizar os documentos que irão oferecer suporte para a conta que será conciliada — dados que, como vimos, podem incluir desde saldos contábeis e relatórios de fluxos de caixa até arquivos e informações de ordem tributária.
Passo 05 – Compare os valores contábeis
Com as três primeiras etapas (organizacionais) realizadas e definidas, chegou a hora de comparar e comprovar os dados: ou seja, finalmente realizar a sua Conciliação Contábil propriamente dita.
Aqui começa a etapa de “batimento” no qual você compara informações de duas bases e confere se estão corretas ou não.
Imagine, por exemplo, que você esteja comparando seu saldo com o saldo da conta bancária da sua empresa: será possível verificar se o valor foi debitado em sua conta na data e no valor correto, analisando se há algum erro ou diferença e os motivos dos valores não estarem batendo.
Passo 06 – Faça as correções necessárias
Como falamos no último parágrafo, divergências entre bases podem acontecer. Seus controles internos, os valores em seu sistema, podem estar diferentes dos saldos bancários por exemplo. É nesta etapa da Conciliação Contábil que você deve identificar os erros, reportar e corrigir (caso necessário).
Dica Dattos: as notas explicativas — que identificam as divergências e/ou erros — são essenciais para facilitar os processos de auditoria. Isso economiza tempo e dinheiro nestas rotinas e minimiza as chances de pontuação.
Passo 07 – Compartilhe a Conciliação Contábil
A Conciliação Contábil é um documento rico, seguro e confiável (se feito de forma correta). Por isso este processo e seu resultado devem ser divididos com todo o time financeiro (contábil, fiscal e financeiro) e até mesmo com os superiores. É a segurança que as informações contábeis e financeiras de sua empresa estão corretas e seguras.
Principais tipos de Conciliação Contábil
É importante frisarmos também que há diferentes tipos de conciliação contábil. Veja abaixo os principais:
Conciliação de contas a pagar e a receber
A conciliação das contas a pagar e a receber envolve, respectivamente, o cruzamento de dados relacionados com as informações dos documentos de recebíveis, boletos a pagar, processos de negociação com fornecedores e tudo que envolve as movimentações de entradas e saídas de uma conta contábil.
Conciliação de estoque
Além de ser um processo importante para garantir que uma empresa mantenha um bom giro de seus produtos — sem comprar um volume a mais de itens que podem ficar parados ou em quantidade menor que a demanda —, a conciliação de estoque, do ponto de vista financeiro, avalia a relação dos dados de compra e saída com os balancetes contábeis.
Conciliação fiscal
Por meio da conciliação fiscal, essencialmente, uma empresa evita maiores riscos com o Fisco, eliminando inconsistências de dados e processos incorretos em suas principais entregas fiscais.
Para tanto, os processos de conciliação incluem a revisão de todas as informações fiscais para garantir assertividade nos dados escriturados.
Outro passo importante consiste na padronização e centralização de dados que serão escriturados no SPED EFD.
Com isso, a empresa potencializa seu relacionamento com os órgãos fiscalizatórios e garante um crescimento com segurança fiscal.
Conciliação de pagamentos
A conciliação de pagamentos é um processo contábil que faz o levantamento dos valores que serão pagos pela empresa, podendo ser referentes aos pagamentos de funcionários e/ou fornecedores.
A execução eficiente dessa etapa gera bons frutos para as empresas, pois ela garante uma boa relação com seus stakeholders e evita que as finanças fiquem no vermelho.
Além disso, a partir da conciliação financeira de pagamentos, é possível negociar prazos, mover capital e administrar de forma preditiva o setor financeiro.
Conciliação bancária
Nesta etapa, o empreendedor precisa analisar as entradas e saídas em extratos bancários para verificar se os valores esperados foram movimentados corretamente.
Acompanhar estas transações é indispensável para a conciliação financeira geral do negócio, pois mantém o fluxo de caixa atualizado e a empresa tem noção ampla do seu saldo.
A conciliação bancária permite ainda que o gestor veja as tarifas cobradas pelos bancos para cada operação, além de ter os extratos de pagamento guardados para futuras consultas e comprovações.
Outro ponto neste processo é o acompanhamento das cobranças creditadas nas contas bancárias.
Principais erros na Conciliação Contábil
É, também, necessário conhecer os principais erros a serem evitados numa conciliação contábil a fim de garantir a segurança nesse processo. Veja:
Duplicação de lançamentos
Saídas ou entradas em suas contas contábeis que foram registradas mais de uma vez. Aqui você deve verificar os lançamentos efetivados, identificar e corrigir os lançamentos duplicados.
Fluxo de Caixa com datas divergentes
É necessário verificar os valores e as quantias que entraram no caixa — se possível — diariamente. Desta maneira as divergências em datas não acontecerão.
Lançamentos de valores com falhas
Falhas na digitação de valores, na realização de cálculos, a realização de pagamentos feitos de maneira errada, descontos não previstos etc. São erros comuns que podem ser identificados no processo de Conciliação Contábil.
Tributos e Juros fora do acordado
É necessário verificar — principalmente terceiros — se os juros e tributos estão sendo cobrados de maneira correta. O processo de comparação e conferência pode identificar justamente esses pontos.
Lançamentos manuais e sem suporte
Para que a conciliação contábil seja efetivada a partir de uma perspectiva de acompanhamento em tempo real, é importante que esse processo conte com o suporte da tecnologia, que pode, além de otimizar essa rotina, trazer ainda mais confiabilidade para os dados financeiros.
Lançamentos na conciliação contábil que não consideram a escrituração fiscal — e vice-versa
O relacionamento entre as áreas fiscal e contábil deve ser muito próximo, de modo que cada lançamento considere, de modo recíproco, informações sensíveis da área tributária (obrigações, pagamento de impostos e documentos acessórios) e financeira (compra e venda, relacionamento com fornecedores etc.). Essa visão permite ainda o cruzamento de dados essencial para uma gestão integrada.
Além dos erros citados, podem ser cometidos também:
- Valores lançados a mais ou a menos;
- Troca ou inversão de contas;
- Duplicidade ou omissão nas etapas de lançamento contábil;
- Erros de preenchimento em planilhas contábeis;
- Falhas ou supressão das etapas de conferência.
Há uma série de formas para corrigirmos tais problemas: lançamentos complementares ou retificados, estornos etc. Todavia, quando dependemos de processos manuais, mesmo estas etapas de Conciliação Contábil são passíveis de erros. Desta forma, esse fator pode iniciar um grande ciclo de retrabalho e demandar o esforço de equipes em ações que, no fim das contas, não fazem parte do core business do seu negócio.
Dicas Dattos: Nossa plataforma de automação de Conciliação Contábil elimina todas as falhas humanas citadas acima. A integração com seu ERP e o mapeamento dos processos garante que sua Conciliação Contábil seja feita com uma fonte de informação segura. Quer conhecer nossa Solução Contábil para Conciliação Contábil e Fiscal? Agende uma demonstração agora mesmo!
Conciliação por planilhas: vale a pena?
As planilhas foram ferramentas importantes para a gestão financeira no início do processo de informatização do mercado.
Só que hoje, com o avanço da transformação digital no Brasil e no mundo, é possível dispor de soluções que não apenas tornam rotinas como a conciliação contábil mais eficientes e seguras, mas também trazem mais agilidade e poder de decisão a partir de uma cultura orientada a dados por parte dos times financeiros.
Não por acaso, os investimentos voltados para o uso de soluções digitais na área contábil devem crescer a uma média anual de mais de 19% até 2030, de acordo com projeção da Allied Market Research.
Além disso, o uso de plataformas especializadas em conciliação contábil minam um dos principais riscos da gestão financeira por planilhas: a inconsistência de dados.
Você sabia que, em média, 88% das planilhas apresentam algum erro ou inconsistência nos dados? Essa foi a conclusão de um estudo da Harvard e, por si só, já é determinante para refletirmos sobre os riscos de uma gestão financeira conduzida prioritariamente por meio delas.
Afinal de contas, dentro de um mercado que privilegia culturas orientadas a dados, abrir mão de ferramentas inteligentes de análise e conciliação financeira, sem dúvidas, pode atrasar o crescimento de seu negócio frente a competidores que já avançaram no processo de transformação digital.
Qual o guia para Conciliação Contábil perfeita?
Vamos aqui direto ao ponto: a melhor forma de superar definitivamente as falhas na rotina de Conciliação Contábil se dá através da automatização deste processo.
Você já entendeu a importância desta etapa operacional de conferência e a necessidade da precisão contábil.
Por isso para que se tenha perfeição em sua Conciliação Contábil é necessário a utilização de soluções tecnológicas capazes de realizar uma série de conciliações em curtos espaços de tempo, otimizando sua gestão contábil e reduzindo custos que podem ser transformados em investimentos no crescimento de um negócio.
O que queremos dizer é simples: ao investir em uma plataforma de automação para o seu processo de Conciliação Contábil, você terá não apenas a segurança de seu processo e das suas informações financeiras, mas também irá garantir que a etapa está sendo cumprida corretamente, como também te trará economia!
Quais os benefícios de automatizar a rotina de conciliação contábil?
Uma série de vantagens podem ser extraídas quando implementamos a automação das rotinas de Conciliação Contábil em uma empresa, como:
- Corte de custos operacionais aliado a ganhos na qualidade dos processos
- Definição e padronização de documentação de suporte do fechamento contábil mensal e anual;
- Melhoria no tempo de entrega das informações contábeis e financeiras;
- Melhorias no processo de divulgação e etapas do fechamento contábil;
- Maior capacidade para identificar e corrigir lançamentos contábeis e registros incorretos;
- Redução de complexidade das atividades por meio da implementação de processos padronizados;
- Treinamento dos responsáveis pela atividade de reconciliação;
- Entendimento e avaliação dos processos, a fim de compreender a causa-raiz dos problemas que impactam a contabilidade;
- Análise dos registros contábeis e financeiros, análise da causa das divergências, definição dos ajustes contábeis e revisão de toda a documentação gerada.
Nossa dica aqui é bem simples: para se ter um Conciliação Contábil perfeita é necessário a implementação de um software especialista neste processo, que integra e entende diferentes bases e sistemas que mapeiam e identificam seus processos, bem como se adaptam ao seu negócio (coisa que os ERPs não fazem). Assim, você profissionaliza e se livra de qualquer risco em sua etapa de Conciliação Contábil.
Quais os benefícios de uma plataforma como a Dattos?
Adotando soluções para Conciliação Contábil, como a plataforma Dattos, você poderá contar com estes benefícios por meio de uma solução capaz de integrar todos os seus processos de conciliação (contábil, fiscal, bancária e de ativos) em uma única ferramenta. A única do mercado capaz de realizar qualquer tipo de conciliação.
- Você pode importar e exportar arquivos de dados formatados para a integração de qualquer sistema legado com a plataforma;
- Ter acesso a relatórios dinâmicos em tela;
- Melhorar o controle das operações e processos contábeis de sua empresa;
- Implementar uma análise inteligente de informações através de um sistema orientado para auditoria.
Tudo isso aliado com a possibilidade da redução de custos operacionais do seu negócio, esquecendo de vez processos manuais e longas jornadas de trabalho para a condução da conciliação contábil. É a sua empresa integrada com o futuro. Que tal dar este passo agora mesmo?
É transformar um time operacional — como o time destinado a operação da Conciliação Contábil — em um time de análise e estratégico.
