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Conciliação Contábil: entenda o que é e como fazer

A precisão contábil para checagem de informações é o processo essencial para que as empresas não permitam que erros ou falhas financeiras aconteçam. Esta maneira que as empresas do mundo todo arrumaram para verificação da real saúde ou estado financeiro das suas empresas é conhecida como Conciliação Contábil.

Aqui nós veremos como fazer Conciliação Contábil - as melhores práticas - sua importância para grandes empresas, os principais erros e até um guia para uma Conciliação Contábil perfeita.

O que é Conciliação Contábil?

A Conciliação Contábil é o processo de comparação entre informações internas e informações externas com precisão contábil. Este processo de conciliação é a checagem, com precisão contábil, no qual as empresas fazem para garantir que as demonstrações contábeis espelham a realidade da entidade dentro dos princípios, convenções e postulados contábeis.

O objetivo da Conciliação Contábil é simples: garantir que todas as informações financeiras das empresas estejam corretas. É a garantia que os times contábeis, fiscais e financeiros possuem ao informar o Balanço Patrimonial, que os saldos contábeis das empresas estão corretos – não negligenciando qualquer dever contábil ou tributário – e que a realidade financeira é aquela transmitida.

Em resumo: os saldos contábeis (débito e crédito) das empresas são averiguados através do processo de Conciliação Contábil que tem como objetivo periciar qualquer erro ou falha destes saldos que pode refletir no Balanço Patrimonial das empresas.

É função – em grandes empresas – que os times contábeis, fiscais e financeiros, garantam que todos os saldos contábeis e financeiros estejam corretos, sem nenhum negligenciamento (principalmente tributário), refletindo a realidade da empresa.

Qual a importância da Conciliação Contábil?

A Conciliação Contábil é importante para que as empresas:

Pasta

Consolidem as informações financeiras, contábeis e fiscais.

Mão segurando uma moeda

Garantam a entrega correta das obrigações fiscais, evitando fiscalizações e multas.

Escudo de Proteção

Confirmem e protejam as informações financeiras, contábeis e fiscais.

Arquivo com Gráfico Crescete

É um método de comprovar e conferir valores, movimentações.

Arquivo com uma Lupa

Ajuda no levantamento do Balanço Patrimonial, refletindo sua realidade com segurança.

Gráfico na tela de apresentação

Auxilia o processo de auditoria, provando datas, valores, movimentações realizadas pelas empresas.

Este processo de checagem e comparação – a Conciliação Contábil – é uma ferramenta indispensável para grandes empresas. É através da conciliação que os processos de auditoria se baseiam e garantem que a saúde financeira é a realidade mostrada e comprovada. Além de garantir a saúde financeira, o processo de Conciliação Contábil auxilia os processos de auditoria diminuindo assim também os riscos de pontuação e até mesmo os custos das empresas com este processo.

Como fazer Conciliação Contábil?

Aqui nós traremos um guia rápido de como deve ser feito a Conciliação Contábil em sua empresa:

Contador sentado na Ampulheta com notebook no colo

Passo 01 - Garanta que os controles financeiros da sua empresa estejam em dia

Tenha certeza que o controle financeiro interno em sua empresa esteja correto para que – antes de iniciar o processo de Conciliação Contábil – você possua os documentos necessários corretos como: fluxo de caixa, balancete, demonstrativos financeiros, informações tributárias e de juros, relatórios financeiros, etc.

É de extrema importância que você tenha garantia de que seu controle financeiro esteja correto, este é um passo fundamental para o sucesso da conciliação.

Passo 02 - Identifique e liste todas suas contas contábeis

Liste todas as contas contábeis da sua empresa (também conhecido como o “Plano de Contas Contábeis”). É importante que seja feita a verificação, minuciosa e detalhada, de todas as contas que a empresa possui, listando e identificando:

  • tipo de conta
  • agência
  • número da conta
  • dados cadastrais
  • saldos
Mulher organizando seus arquivos para conciliação contábil
Contador analisando os dados por período das Conciliações

Passo 03 - Defina o período no qual você quer conciliar

Nesta etapa você deve definir qual período quer realizar a Conciliação Contábil. A análise pode ser feita mensal, trimestral ou até de anos anteriores. Isso quem define é você e a necessidade do período que deseja conciliar.

Dica Dattos: comece fazendo a Conciliação Contábil mensal, para que sua equipe entenda o processo, identifique melhorias e assim você pode ampliar – caso haja necessidade – o período sem estresse ou desânimo.

Passo 04 - Compare os valores contábeis

Com as três primeiras etapas (organizacionais) realizadas e definidas, chegou a hora de comparar e comprovar – finalmente realizar a sua Conciliação Contábil. Aqui começa a etapa de “batimento” no qual você compara informações de duas bases e confere se está correto ou não.

Imagine que você esteja comparando seu saldo com o saldo da conta bancária da sua empresa, você pode verificar se o valor foi debitado em sua conta na data e no valor correto, verificando se possui algum erro ou diferença e os motivos dos valores não estarem batendo.

Contador realizando conciliação contábil de diversos em diferentes formatos
Contador encontrando o alerta com as divergências

Passo 05 - Faça as correções necessárias

Como falamos no último parágrafo, divergências entre bases podem acontecer. Seus controles internos, os valores em seu sistema, podem estar diferentes dos saldos bancários – por exemplo. É nesta etapa da Conciliação Contábil que você deve identificar os erros, reportar e corrigir (caso necessário).

Dica Dattos: as notas explicativas – que identificam as divergências e/ou erros – são essenciais para que facilite a auditoria. Isso economiza tempo e dinheiro nos processos de auditoria e minimiza as chances de pontuação.

Passo 06 - Compartilhe a Conciliação Contábil

A Conciliação Contábil é um documento rico, seguro e confiável (se feito de forma correta). Por isso este processo e seu resultado deve ser dividido com todo o time financeiro (contábil, fiscal e financeiro) e até mesmo com os superiores. É a segurança que as informações contábeis e financeiras de sua empresa estão corretas e seguras.

Icone de compartilhamento com pessoas de diferentes equipes

Principais erros na Conciliação Contábil

Duplicação de lançamentos

Saídas ou entradas em suas contas contábeis que foram registradas mais de uma vez. Aqui você deve verificar os lançamentos efetivados, identificar e corrigir os lançamentos duplicados.

Fluxo de Caixa com datas divergentes

É necessário verificar os valores e as quantias que entraram no caixa – se possível – diariamente. Desta maneira as divergências em datas não acontecerão.

Lançamentos de valores com falhas

Falhas na digitação de valores, na realização de cálculos, a realização de pagamentos feitos de maneira errada, descontos não previstos, etc. São erros comuns que podem ser identificados no processo de Conciliação Contábil.

Tributos e Juros fora do acordado

É necessário verificar – principalmente terceiros – se os juros e tributos estão sendo cobrados de maneira correta. O processo de comparação e conferência pode identificar justamente esses pontos.

Além dos erros citados, podem ser cometidos também:

Ábaco

Valores lançados a mais ou a menos.

Duas setas em Circulo
Troca ou inversão de contas.
Lupa buscando dados
Duplicidade ou omissão nas etapas de lançamento contábil.
Prancheta com planos estratégicos
Erros de preenchimento em planilhas contábeis.
Pranchetas com itens em Check

Falhas ou supressão das etapas de conferência.

Há uma série de formas para corrigirmos tais problemas: lançamentos complementares ou retificados, estornos, etc. Todavia, quando dependemos de processos manuais, mesmo estas etapas de Conciliação Contábil são passíveis de erros. Desta forma, esse fator pode iniciar um grande ciclo de retrabalho e demandar o esforço de equipes em ações que, no fim das contas, não fazem parte do core business do seu negócio.

Dicas Dattos: Nossa plataforma de automação de Conciliação Contábil elimina todas as falhas humanas citadas acima. A integração com seu ERP e o mapeamento dos processos garante que sua Conciliação Contábil seja feita com uma fonte de informação segura. Quer conhecer nossa Solução Contábil para Conciliação Contábil e Fiscal? Agende uma demonstração agora mesmo! 

Guia para Conciliação Contábil perfeita

Vamos aqui direto ao ponto: a melhor forma de superar definitivamente as falhas na rotina de Conciliação Contábil se dá através da automatização deste processo.

Você já entendeu a importância desta etapa operacional de conferência e a necessidade da precisão contábil por isso para que se tenha perfeição em sua Conciliação Contábil é necessário a utilização de soluções tecnológicas capazes de realizar uma série de conciliações em curtos espaços de tempo, otimizando sua gestão contábil e reduzindo custos que podem ser transformados em investimentos no crescimento de um negócio.

O que queremos dizer é simples: contratando uma plataforma de automação do seu processo de Conciliação Contábil não só trará a segurança do seu processo, das suas informações e garantir que a etapa está sendo cumprida corretamente, como também te trará economia!

Quais os benefícios de automatizar a rotina de conciliação contábil?

Uma série de vantagens podem ser extraídas quando implementamos a automação das rotinas de Conciliação Contábil em uma empresa, como:

  • Corte de custos operacionais aliado a ganhos na qualidade dos processos
  • Ganhos em agilidade e entrega de resultados
  • Padronização da gestão contábil por meio de processos automatizados
  • Maior segurança para fechamentos ou análise da realidade patrimonial do negócio
  • Redução do retrabalho e maior produtividade das equipes
  • Eliminação de erros manuais
  • Direcionamento de esforços para o desenvolvimento de novos produtos e serviços
  • Transformação Digital da empresa
  • Implementação de uma mentalidade inovadora na condução dos processos gerenciais


Nossa dica aqui é bem simples: para se ter um 
Conciliação Contábil perfeita é necessário a implementação de um software especialista neste processo, que integra e entende diferentes bases e sistemas (coisa que os ERPs não fazem), que mapeia e identifica seu processo e se adapta ao seu negócio. Assim você profissionaliza e se livra de qualquer risco em sua etapa de Conciliação Contábil.

Legal, mas por que a Dattos?

Ilustração com a Tela de Conciliação Contábil do site

Quais os benefícios de uma plataforma como a Dattos?

Adotando soluções para Conciliação Contábil, como a plataforma Dattos, você poderá contar com estes benefícios por meio de uma solução capaz de integrar todos os seus processos de conciliação (contábil, fiscal, bancária e de ativos) em uma única ferramenta. A única do mercado capaz de realizar qualquer tipo de conciliação.

Você pode importar e exportar arquivos de dados formatados para a integração de qualquer sistema legado com a plataforma

Ter acesso a relatórios dinâmicos em tela

Melhorar o controle das operações contábeis de sua empresa 

Implementar uma análise inteligente de informações através de um sistema orientado para auditoria.

Tudo isso aliado com a possibilidade da redução de custos operacionais do seu negócio, esquecendo de vez processos manuais e longas jornadas de trabalho para a condução das conciliações contábeis. É a sua empresa integrada com o futuro. Que tal dar este passo agora mesmo?

É transformar um time operacional – como o time destinado a operação da Conciliação Contábil, em um time de análise e estratégico.