Como tornar o processo de fechamento contábil mais centralizado e gerenciável?

woman hand toppling dominoes chain reaction busine r789cgh
Neste post, vamos mostrar como esse cenário pode mudar e como tornar o fechamento financeiro muito mais gerenciável e centralizado.

Compartilhe

As rotinas do fechamento contábil tornam-se estressantes conforme se aproximam os últimos dias para a entrega das atividades que compõem o fechamento. Geralmente, as equipes contábeis acabam dedicando muito tempo e energia em tarefas repetitivas e burocráticas.

Em 2014, o site CFO.com compartilhou que “ cerca de 75% das organizações relatam o processo de fechamento como um dos principais alvos para melhoria nos próximos 18 meses”. Em 2017, as empresas ainda demoravam mais do que o normal para concluir o fechamento contábil. E a quantidade de tempo estava aumentando.

Hoje, pouco mudou. Existem muitas maneiras de melhorar o fechamento, mas a maioria das empresas apenas mantém os processos como eles são. Neste post, vamos mostrar como esse cenário pode mudar e como tornar o fechamento financeiro muito mais gerenciável e centralizado.

As dores de cabeça com o fechamento contábil

Para os profissionais dos times contábeis e financeiros, as atividades burocráticas e morosas do fechamento contábil são muito reais. Muitas vezes, encontramos no fechamento desafios como:

    • Inserção de dados de forma manual e repetitiva
    • Erros que, geralmente, custam muito tempo dos times envolvidos
    • Estresse e ciclos de fechamento intermináveis

Essas situações, com certeza, afetam todas as equipes envolvidas no fechamento contábil. E não importa o quão bem preparado eles estejam, parece que esse ciclo vai acontecer todos os meses.

discussing business problems on phone zr66wcc

Mas por quê?

A resposta não pode ser, simplesmente, porque realizar o fechamento contábil é complicado. Abaixo, identificamos três pontos importantes que vão ajudar a otimizar o processo do fechamento.

    1. Os processos do fechamento contábil precisam ser bem definidos 

De acordo com a Deloitte, “o processo de fechamento costuma ser executado pela memória institucional, e não por protocolos claros e específicos.” E isso não se aplica apenas à equipe contábil, claro. 

No geral, o fechamento é um processo que requer muita organização e controle das informações. Um dos principais desafios passa por conseguir estabelecer controles contínuos e confiáveis. Processos unificados podem tornar os departamentos responsáveis pelo fechamento muito mais produtivos. 

    1. Dados em tempo real

Muitas vezes, as organizações não sabem realmente quanto foi gasto até passar pelo processo de fechamento contábil. Se esse processo não for centralizado, o fechamento pode ser caótico, já que as informações nem sempre são enviadas dentro do prazo por todos os departamentos envolvidos.

Para fechar corretamente, as equipes precisam buscar as informações certas das pessoas certas, incluindo recibos perdidos e outros documentos que podem não ser fáceis de encontrar. E se essas pessoas conseguirem identificar os dados em tempo real, estes podem levar muito tempo para chegar até o lugar certo. Por isso, é importante ter uma plataforma que facilite o controle desses dados. 

    1. Gerenciamento do fechamento contábil

O fechamento é a etapa final do que deveria ser uma abordagem integrada e holística dos gastos da empresa. Como vimos acima, se as informações que você recebe forem mal apresentadas e cheias de erros, o fechamento se torna uma tarefa árdua.  Mas se esses dados estiverem no formato certo e forem enviados para as pessoas certas – no prazo – o fechamento pode ser bem tranquilo.

Fechamento contábil centralizado e gerenciável com o Dattos Close

Dattos Close™ faz todo o gerenciamento do fechamento contábil, fornecendo aos times contábeis um método simplificado de conciliação e composição de saldos, dando visibilidade a todos os times para verificar a exatidão e adequação de seus balanços, investigar discrepâncias e tomar ações necessárias tudo isso em um espaço de trabalho unificado e intuitivo. 

Além disso, a solução possibilita visibilidade como um todo nos processos contábeis, mantendo a segregação e controle de atividades em tempo real, centralizando registros, documentos suporte e notas explicativas para acelerar processos de auditoria externa.