Centro de Serviços Compartilhados: como começar um CSC automatizado e sem erros!

Centro de Serviços Compartilhados: como começar um CSC automatizado e sem erros!
Este texto tem o objetivo de ajudar aqueles que querem começar a implantação de um CSC automatizado, visando o papel estratégico da automação de conciliações contábeis dentro do Centro de Serviços Compartilhados!

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Implantar um Centro de Serviços Compartilhados (CSC) dentro das empresas pode ser a melhor estratégia para reduzir custos e centralizar informações de todos os departamentos envolvidos.

Neste post você vai ver como funciona um CSC, como começar um CSC sem erros e porque a automação é o futuro!

Centro de Serviços Compartilhados (CSC): O que é isso?

O pessoal do Instituto de Engenharia e Gestão (IEG) definiu o CSC (Centro de Serviços Compartilhados) como uma estrutura de centralização de processos aplicada às atividades de suporte das empresas que apresentam grande volume de transações, como Contas a Pagar, Contas a Receber, Folha de Pagamento, dentre outras. 

Ainda, o modelo vem evoluindo ao longo dos anos de forma que os CSCs absorvam não somente processos de suporte, mas também aqueles que agregam valor aos negócios, desde que apresentem sinergia entre as unidades da empresa. 

Implantar um CSC pode ser um ponto de virada muito importante para as empresas. Ainda segundo o IEG, mais de 200 empresas possuem CSC no Brasil e a taxa média anual de crescimento desse mercado nos últimos 5 anos foi de 14% ao ano.

Vamos ver abaixo os principais benefícios do CSC: 

1) Centralização de Processos

Já falamos que aqui na Dattos defendemos a centralização de dados contábeis (link para texto que ainda não foi publicado), mas além do departamento contábil, esse conceito também vale como um todo para a implantação de um CSC.

Centralizar os processos e as informações (financeiras, contábeis e de demais áreas) ajuda a gerar mais valor para o negócio. Como? Através da confiança de ter processos padronizados, dados assertivos e informações confiáveis. 

2) Comunicação unificada

Ruídos de comunicação podem ser o calcanhar de Aquiles em muitas empresas. E isso pode minar a motivação e, consequentemente, a produtividade dos colaboradores.

Muitas vezes, uma demanda pode não ser executada de forma certa, simplesmente, porque houve problemas na hora de dar instruções. Por isso, o Centro de Serviço Compartilhado pode ser um grande aliado na comunicação entre os times envolvidos no CSC, promovendo informações mais rápidas, corretamente disseminadas e muito mais ágeis.

3) Tomada de decisões mais assertivas

Já imaginou ter um CSC bem estruturado? Com processos bem definidos e centralizados, é muito mais fácil ter acesso à informações assertivas e que refletem de fato a saúde da empresa. 

Por isso, fica muito mais fácil e seguro para que a organização possa tomar decisões acertadas e baseadas em métricas que sejam de fato relevantes para o negócio.

Time em reunião

Dicas para um CSC automatizado!

Até aqui, vimos que implantar um CSC pode ser extremamente estratégico e relevante para o negócio. Agora, existem formas certas de se fazer isso e, quase sempre, as empresas acabam escolhendo caminhos que levam ao oposto, ou seja, criam CSCs que mais geram dor de cabeça do que de fato transformam os processos internos da organização.

Agora vamos olhar alguns passos que, além de ajudarem na estruturação do CSC, também vão nos levar ao ponto que mais defendemos aqui na Dattos: automação!

Começando a se preparar para as mudanças

De cara, é muito importante conhecer bem a fundo o modelo de negócio da empresa. É nesse primeiro passo que é necessário que pessoas estratégicas para a implantação do CSC já estejam com a ideia bem definida de onde elas querem chegar.

Além disso, aqui é o momento também em que se define quais ferramentas serão usadas e como essa mudança acontecerá: aos poucos – conceito de MVP – ou mais agressivamente (não recomendamos essa!)

Mapeamento dos processos atuais

Depois que a primeira análise do negócio está feita e o formato de implantação definido, é a hora de começar a mapear os processos. Com certeza, aqui vão aparecer inúmeros problemas e as equipes vão descobrir que muita coisa poderia ter sido construída de forma diferente lá atrás. Aqui, a automação começa a aparecer como possível protagonista.

Transformação de processos por meio da tecnologia

Mapeou os processos? Então é o momento de começar a buscar as melhorias. Automatizar processos – e aqui vamos defender os processos contábeis – não pode ser só uma tentativa; precisa estar no DNA dos times! E quando falamos das equipes contábeis, fiscais e financeiras, esse desafio de processos descentralizados e manuais é ainda maior.

É também aqui que a tecnologia será a maior aliada. Abaixo vamos falar os principais benefícios da automação, mas é importante também observar sempre os indicadores e métricas que vão ajudar a validar essa transformação.

A automação é, afinal, essencial para o sucesso da implantação do CSC!

A automação de processos nada mais é do que adotar soluções e plataformas inteligentes para que tudo aquilo que o time faz de forma manual e repetitiva seja feito de forma automática, liberando o tempo – precioso – das equipes para serem produtivas e trazerem insights de negócio. 

Nos times contábeis, a automação de conciliações é mais do que uma necessidade: é o futuro. Com a Dattos, é possível implementar toda a automação das conciliações contábeis dentro do próprio CSC, contando ainda com a possibilidade de analisar cada movimento das contas contábeis.

A partir disso, são vários os benefícios da automação contábil:

→ O fim dos erros

Se você adota automação de processos contábeis, seu time fica muito menos exposto a dados que possam conter erros. Uma digitação equivocada pode representar um problema enorme quando a auditoria bater na porta da organização. A automação contábil praticamente acaba com esse tipo de risco.

→ Redução de Custos com a automação contábil

A automação contábil pode resultar em um enorme ganho de performance em relação às operações e atividades de rotina. Se o time contábil está gastando menos tempo em processos manuais, há mais espaço para tarefas estratégicas, o que melhora a produtividade e, consequentemente, traz mais inteligência de negócio para dentro da organização.

→ Dados contábeis assertivos

Quando automatizamos os processos contábeis, defendemos que uma coisa é certa: haverá um aumento significativo da confiança nos dados contábeis. A transparência financeira é um dos principais pilares de uma organização e, trabalhar com dados íntegros oriundos de soluções de automação, é um dos pontos chaves para tomadas de decisões mais assertivas.

→ Soluções integradas e precisas

Depois de tudo isso, se a organização escolher uma solução que vai dar a base para o mapeamento e o planejamento, executando, enfim, a automação dos processos contábeis da empresa, com certeza o ciclo será completo. E não esqueça: é preciso buscar por soluções especializadas e com reconhecimento no mercado!

Dattos e COFCO: alcançamos um CSC com conciliações automatizadas!

A COFCO é uma empresa estatal chinesa de negócios agrícolas com operação em 35 países. Com mais de US$31 bilhões de receita global, a COFCO movimenta 114 milhões de toneladas de grãos ao ano e conta com mais de 10 mil colaboradores.

A plataforma Dattos Recon foi implementada na COFCO para conciliar de maneira analítica, comparando linha a linha os relatórios, garantindo a qualidade dos mais de 2 milhões de registros que são inseridos na plataforma todos os meses. A automação de conciliações é realidade dentro do CSC da COFCO.

Veja nosso case na íntegra!