Centralização do Fechamento Contábil dentro do CSC

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Este texto foi construído para ressaltar a importância da centralização das informações financeiras e dos processos quando falamos sobre um fechamento contábil que a cada dia precisa ser mais rápido, estratégico e assertivo.

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Primeiro, o que é a centralização de informações financeiras?

Se você pensou que centralização é o mesmo que “colocar tudo no mesmo lugar”, você quase acertou. Na verdade, temos a sensação de que centralizar informações financeiras significa deixá-las somente nas mãos de um responsável detentor de todo o conhecimento. Mas não, pelo contrário! 

Aqui na Dattos defendemos que centralizar as informações financeiras significa disponibilizá-las, em único local, para que todos os membros dos times envolvidos no processo de fechamento contábil possam acessá-la sempre.

Parece trabalhoso e complexo, mas calma, não é sobre isso. O “retrabalho” nos processos de fechamento contábil é muito comum dentro das grandes corporações e dos “CSC”. Desta maneira, também é um objetivo da centralização das informações fazer com que este processo seja unificado através de uma metodologia simples de conciliação contábil. 

Outro objetivo da centralização de informações financeiras é otimizar a relação entre as plataformas de automação do fechamento contábil, e os demais sistemas integrados da empresa.

É comum que os gestores das áreas responsáveis pelo fechamento contábil precisem se comunicar e trocar informações financeiras, o que pode causar uma pilha gigantesca de dados que podem ser repetitivos e/ou inconsistentes. Isso pode ser um problemão.

A contabilidade tem como papel documentar toda a história da empresa. Mas e se as informações financeiras estiverem erradas? O que é registrado, então, não reflete a verdade sobre a saúde financeira daquela organização. 

E qual pode ser o fim dessa história? O que acontece na prática é que em média 20% das empresas não consegue passar do primeiro ano. Fora as empresas que nascem, crescem, mas não se sustentam porque acabam caindo nessa armadilha. Ou seja, dados financeiros são ouro para as organizações. 

Por isso, defendemos a importância de se obter um fechamento contábil transparente, assertivo e estratégico. 

Segundo, o que é o fechamento contábil?

Falamos tanto sobre o fechamento contábil que vamos resumir aqui para você: de forma simples, o fechamento contábil é o conjunto analítico das informações financeiras – contábeis, fiscais e trabalhistas, em resumo.

Saber o que está entrando e saindo financeiramente da sua empresa é um fator fundamental para dar base para tomada de decisão assertiva, empoderando os gestores, diretores e CFOs de maneira mais assertiva e direcionada.

Você viu no título esse termo, mas até agora não falamos sobre isso, não é? Segundo a TOTVS, um CSC, também conhecido pela sigla em inglês SSC – Shared Service Center, é um modo de trabalho que considera desde o modelo de atendimento, passando pela governança empresarial, processos, ferramentas tecnológicas até a gestão de pessoas.

Geralmente dentro do CSC estão as demandas mais estratégicas entre os diversos departamentos de uma empresa, tais como administração, marketing, finanças, tecnologia e recursos humanos. No contexto do fechamento contábil, um CSC bem estruturado pode desempenhar um papel fundamental na otimização desse processo.

O grande problema do fechamento contábil descentralizado

As rotinas de um fechamento contábil são muito estressantes e, conforme se aproximam os últimos dias para a entrega das atividades, essa situação vai piorando. É extremamente comum que as equipes contábeis dediquem muito tempo e energia em tarefas repetitivas e burocráticas.

Embora existam diversas maneiras de melhorar o fechamento contábil, a maioria das organizações não buscam mudanças. No restante deste post, nós vamos te provar que é possível mudar esse cenário, tornando o fechamento contábil muito mais gerenciável e centralizado para o CSC.

Quais são as dores de cabeça com o fechamento contábil?

Para os profissionais dos times contábeis e financeiros, as atividades burocráticas do fechamento contábil são uma dura realidade. Muitas vezes, as equipes podem encontrar no processo de fechamento desafios como:

Backup

Inserir os dados contábeis de forma manual e repetitiva

Alarm

Erros que, geralmente, custam muito tempo dos times envolvidos

Cash Flow

Estresse e ciclos de fechamentos contábeis intermináveis

Essas situações, com certeza, afetam todas as equipes envolvidas no fechamento contábil. E não importa o quão bem preparado eles estejam, se não houver mudança, esse ciclo pode acontecer todos os meses.

O Fechamento Contábil precisa ser bem definido

De acordo com a Deloitte, “o processo de fechamento costuma ser executado pela memória institucional, e não por protocolos claros e específicos.” E isso não se aplica apenas à equipe contábil, claro. 

No geral, o fechamento é um processo que precisa de muita organização e controle das informações financeiras. Um dos principais desafios é conseguir estabelecer controles contínuos e, especialmente, confiáveis. 

Dados em tempo real

Geralmente, as organizações não sabem realmente como está seu controle financeiro até chegar no processo de fechamento contábil. Se a centralização das informações financeiras não estiverem em dia, o fechamento, com certeza, será um caos.

Para realizar corretamente o fechamento contábil, as equipes precisam buscar as informações certas com as pessoas certas. Agora, se elas conseguissem identificar os dados em tempo real e de forma centralizada, o processo do fechamento seria muito mais assertivo. Aliás, ele pode ser. Por isso, é importante ter uma solução que facilite o controle desses dados. 

Gerenciamento e centralização do fechamento contábil

O fechamento contábil é onde se fecha tudo com chave de ouro. Como vimos acima, se as informações que o time contábil recebe são mal apresentadas e cheias de erros, o fechamento se torna uma tarefa extremamente complexa.  Mas se esses dados estiverem no formato certo e forem enviados para as pessoas certas – no prazo – o fechamento pode ser bem tranquilo.

Fechamento contábil centralizado com o Dattos Close™

A nossa solução Dattos Close™ possibilita que você faça o gerenciamento do fechamento contábil, fornecendo aos times contábeis um método simplificado de conciliação e composição de saldos, dando visibilidade a todos os times para verificar a exatidão e adequação de seus balanços, investigar discrepâncias e tomar ações necessárias tudo isso em um espaço de trabalho unificado e intuitivo. 

Além disso, o Close™ dá visibilidade como um todo nos processos contábeis, mantendo a segregação e controle de atividades em tempo real, centralizando registros, documentos suporte e notas explicativas para acelerar processos de auditoria externa.

Quer ver como funciona na prática?

Como ter fechamento contábil centralizado dentro do CSC?

A resposta para essa pergunta é realidade para a COFCO, sabia?

A COFCO é uma empresa estatal chinesa de negócios agrícolas com operação em 35 países. Com US$31 bilhões de receita global, movimenta 114 milhões de toneladas de grãos ao ano e conta com mais de 10 mil colaboradores.

Com a Dattos, a COFCO implementou mais de 840 contas contábeis distribuídas em 15 grupos de contas, pertencentes a 13 CNPJs e 5 unidades de negócio, e essas estão acessíveis e centralizadas na plataforma para quase 70 usuários da contabilidade e demais departamentos interessados.

O Gerente do Centro de Serviços Compartilhados, Marcel Durante comentou isso aqui:

“Já ganhamos, pelo menos, um dia de trabalho durante o fechamento das operações do CSC. Tivemos uma mudança de estratégia que exigia uma redução global no prazo do fechamento. Coincidentemente, isso aconteceu quando acabamos de implantar o Dattos. O fechamento deixou de ser estressante e passou a ser confortável.” – Marcel

Se você quer saber mais sobre nosso case, é só acessar aqui: