O processo de conciliação de folha de pagamentos é importante para garantir que os registros do sistema de gestão de folha de pagamentos (ADP, SAP SuccessFactors, Sênior, etc), represente de forma íntegra todas as movimentações financeiras relacionadas ao colaboradores da empresa.
A elaboração da folha de pagamentos passa pela classificação do funcionário, checagem do livro de ponto, recolhimento do INSS, registro do vale transporte e vale alimentação. A folha de pagamento também é usada como base para o Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF).
Como a elaboração desses documentos exigem cálculos mais complexos, é fundamental estabelecer controles de qualidade de dados por meio de práticas de conciliação de folha de pagamentos, uma vez que, a perda de dados ou erros humanos podem ocasionar riscos e processos trabalhistas na justiça, que geram prejuízos tanto financeiros quanto para a reputação da marca de seu negócio.
Por isso, estabelecer e realizar de forma rotineira essa conciliação ao final de cada ciclo de pagamentos é fundamental para que não haja erros e riscos. A conciliação de folha de pagamentos pode ser dividida em duas etapas: conciliação de remuneração e encargos, e validação de obrigações acessórias.
A primeira etapa engloba o conjunto de processos de controle para validar a folha de pagamentos (salários, férias, encargos e décimo terceiro) versus os suportes financeiros, tais como relatórios retorno de fornecedores de benefícios, departamentos, detalhamento de taxas e segunda via de vale transporte. Comparando todos os registros internos e externos para garantir a consistência das informações.
Já a segunda etapa, consiste no processo de comparar as informações da folha de pagamentos (salários, férias, encargos e décimo terceiro) contra os registros das obrigações acessórias de folha de pagamentos.
Além de evitar problemas de qualidade de informações, a automação da conciliação de folha de pagamentos também garante a criação de um processo interno padronizado e documentado, e muito mais produtivo, reduzindo horas de trabalho manual em planilhas e indicando para a equipe do departamento pessoal quais os registros incorretos ou com problemas que precisam de ajustes.
A Dattos é uma plataforma de gestão e análise de dados financeiros, que visa centralizar as informações e otimizar a forma como equipes interagem entre si, deixando de lado o trabalho manual e atuando de forma mais analítica. Queremos tornar os processos de conciliação de folha de pagamentos e validação de obrigações acessórias mais eficientes e assertivos.
Use a Dattos para automatizar suas conciliações de folha de pagamentos versus relatórios internos e externos de fornecedores, eliminando as rotinas mais tediosas e demoradas em planilhas.
Elimine erros de digitação ou fórmulas complexas através da automação de conciliações, tornando seus processos mais estruturados e eliminando os riscos de entrega de obrigações acessórias incorretas.
Aumente a transparência financeira do seu negócio, esteja preparado para os períodos de auditoria e centralize a gestão e análise de reconciliações em um só lugar.
Simplifique até mesmo os processos mais complexos, reduza o trabalho manual e elimine riscos de qualidade de informações com a Dattos.
Ilustração por Storyset
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