A conciliação contábil é uma atividade que tem por objetivo verificar se os registros de movimentação financeira encontram correspondência com os extratos bancários das contas de uma organização empresarial. A definição parece simples, porém guarda um elevado grau de complicação, que será tão grande quanto é a complexidade e a diversidade das operações da corporação e suas diferentes unidades de negócios.
No artigo de hoje, estabeleceremos os principais pontos envolvidos na rotina de conciliação, com o objetivo de ajudar você a estruturar da melhor forma seus processos internos, contando ainda com o sistema de conciliação ideal para garantir a qualidade e a precisão dos registros contábeis e financeiros da sua controladoria.
Para saber mais, prossiga com a leitura.
Conciliar é preciso
É uma regra básica, mas que não perde por ser reafirmada: cartões de débito e crédito, operações de câmbio, boletos, folhas de pagamento, transferências e outros dados financeiros devem sempre ser verificados, como forma de garantir que o seu caixa esteja sempre organizado.
A conciliação bancária tem, portanto, fundamental importância para a saúde do seu fluxo de caixa e para o cumprimento das obrigações financeiras contraídas por sua empresa. Com um controle efetivo sobre o que ocorre na sua movimentação bancária, e os devidos reflexos nos registros contábeis, o fechamento mensal passa a ter cada vez mais confiabilidade, enquanto sendo uma fonte de dados estratégicos para a alta gestão da empresa e seu processo decisório.
Com tantos dados a serem conciliados, é natural pensar que a conciliação tende a ser uma rotina com uso intensivo de capital humano. De fato isso pode acontecer, considerando o volume de dados envolvidos e a grande importância da rotina. A boa notícia é que existem, atualmente, diversas opções para trazer tecnologia à rotina da conciliação — com ganhos importantes em produtividade, qualidade e, principalmente, segurança no processo.
Como conciliar com assertividade
No passado, as corporações optavam por designar, dentre seus contadores, um ou mais profissionais para atuarem dedicados à conciliação bancária. Esses profissionais normalmente realizavam um monitoramento constante do fluxo de caixa da empresa, com foco no fechamento contábil. Essa é uma prática que, entretanto, envolve riscos relevantes.
Isso porque, à medida em que o input manual é o vetor escolhido, erros manuais podem ocorrer – algo que é especialmente relevante quando pensamos em operações ou unidades de negócios com movimentação financeira intensiva, grandes volumes de dados e obrigações com altas somas envolvidas.
Uma alternativa utilizada de forma ampla é o controle por planilhas de maior complexidade. Esse tipo de controle lança mão de fórmulas específicas para tratamento de dados, com o intuito de, processar grandes volumes de dados em um menor tempo. Aqui, podemos observar ganho em produtividade e tempo de execução da conciliação — entretanto, isso não virá sem as dores inerentes ao input manual, posto que essas fórmulas precisarão ser sempre revistas e ajustadas, sob pena de colocar todo o trabalho de análise a perder.
Ou seja: o que pode ser ganho em termos de tempo, pode representar perdas importantes em confiabilidade, ou até mesmo em erros no gerenciamento de saldos e obrigações a pagar.
A contratação de um sistema dedicado à conciliação, que substitua conferências manuais e controles em planilhas, desponta como uma solução que traz ganhos efetivos, com um aumento exponencial e virtualmente imediato em segurança do processo de análise financeira e contábil.
A atuação desse tipo de sistema diminui a incidência de falhas e irregularidades no fluxo de entradas e saídas financeiras. Ou seja, uma conciliação que recebeu acompanhamento prévio e constante trará uma posição muito mais consolidada sobre a situação desse fluxo.
Escolhendo o sistema de conciliação ideal
Antes de escolher a tecnologia ideal para a sua controladoria, é preciso separar um tempo para olhar dentro da sua organização. É preciso conhecer o volume de dados a serem processados e, também, suas necessidades de integração com outros sistemas, tais como o ERP utilizado atualmente, o sistema de gestão financeira, de folha de pagamento ou de gestão de projetos. A interface do sistema de conciliação com outros sistemas pode ser determinante para o sucesso da conciliação.
Outro passo importante, é observar se o sistema pretendido encontra-se em pleno desenvolvimento. Como qualquer outra rotina, a conciliação pode passar por mudanças importantes. Na era do Open Banking, a tendência é que seja adotado um ambiente financeiro unificado, para o qual o seu sistema deverá estar adaptado de forma ágil e tempestiva.
Por fim, é preciso observar se o sistema atende às necessidades de importação dos dados dentre diferentes fontes. Um sistema robusto de conciliação contábil deverá ser capaz de operar em conexão às principais plataformas de mercado, como SAP, Oracle, Totvs, Microsoft Dynamics, entre outras.
Veja no vídeo abaixo como é fácil e rápido fazer a conciliação com o uso da Plataforma Dattos.
