Reconciliação contábil: quais passos são necessários para uma execução de sucesso?

A reconciliação contábil é um processo crítico para qualquer profissional envolvido diretamente na contabilidade. Isso se dá porque a monitorização e a verificação de todos os lançamentos contábeis são fundamentais para assegurar a conformidade e proceder com ajustes, quando necessário.

Em termos simplificados, a reconciliação contábil é executada através da comparação dos livros de razões contábeis com os saldos bancários. O processo foi consideravelmente impactado após a implementação da Lei Sarbanes-Oxley em 2002. Essa legislação, originada nos Estados Unidos, exige a responsabilidade das organizações privadas e dos administradores sobre as demonstrações contábeis, através da implementação de estruturas de conformidade e comitês de auditoria independentes, estabelecidos por bases legais.

No Brasil, a Lei Sarbanes-Oxley não foi promulgada, no entanto, o Instituto Brasileiro Governança Corporativa – IBGC instituiu medidas equivalentes. Em seus relatórios publicados, o IBGC delegou aos diretores financeiros das empresas a responsabilidade pela validação e análise das demonstrações contábeis e dos relatórios financeiros. Como isso se reflete nas práticas diárias de reconciliação contábil?

Basicamente, tais medidas repercutem em situações onde a reconciliação contábil identifica discrepâncias significativas, conduzindo à necessidade de revisões nas demonstrações financeiras já divulgadas. Como resultado, torna-se obrigatória a emissão de um parecer para esclarecer as modificações a todos os interessados nas informações contábeis, sejam eles investidores ou o público externo.

Considerando este panorama e a relevância das reconciliações contábeis, vamos aprofundar o entendimento sobre o desdobramento desta prática contábil a seguir. Boa leitura! 

Reconciliação contábil: o que é?

O processo de reconciliação contábil, como indica o próprio termo, envolve uma análise detalhada de todas as contas contábeis para garantir que nenhuma seja negligenciada.

Através dessa prática de reconciliação, são examinados detalhes que podem ter sido ignorados anteriormente, aprimorando assim o rigor analítico e investigando todos os aspectos dos números apresentados.

Expressando de maneira mais clara, a reconciliação contábil se refere ao exame meticuloso de uma conta contábil específica com o intuito de identificar pendências e necessidades de ajustes contábeis. Os ajustes, quando necessários, podem ser categorizados da seguinte forma:

• Complementação: essa abordagem é aplicada quando a entrada contábil é feita com um valor impreciso, podendo ser necessário um ajuste para aumentar ou diminuir o saldo da conta em questão;
• Estorno: essa medida é tomada quando há duplicidade em uma mesma entrada contábil;
• Transferência: Quando entradas contábeis são realizadas em contas equivocadas, a estratégia é transferir os valores para as contas contábeis corretas.

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Quais as boas práticas de reconciliação contábil?

A contabilidade representa o culminar de todas as operações de uma empresa. Desse modo, a realização de uma reconciliação contábil eficaz requer acesso a informações completas de todos os departamentos da organização.

A seguir, exploraremos os exemplos de departamentos e as informações que devem ser providenciadas à contabilidade:

• Departamento pessoal: deve fornecer um resumo da folha de pagamento;
• Departamento financeiro: deve disponibilizar dados do caixa, extratos bancários, extratos de aplicações, relação de fornecedores a pagar, detalhes de financiamentos, empréstimos e relação dos títulos a receber dos clientes.

Equipado com todos esses documentos, é possível iniciar as reconciliações contábeis. Além disso, é crucial analisar alguns elementos essenciais para executar o processo de maneira eficiente:

Integralidade

Como mencionado, todas as contas da empresa devem ser consideradas no processo de reconciliação, incluindo a checagem de contas novas. Igualmente, deve-se adotar um critério padrão para todos na empresa.

Assim, tendo atenção dedicada aos livros diários de cada conta e a verificação da consistência com as operações realizadas.

Rigor

A reconciliação representa uma segunda análise. Portanto, é necessário um embasamento sólido nas revisões dos documentos que originaram os lançamentos. Incluindo notas fiscais, contratos, extratos bancários, posições de investimentos etc.

Essa prática, confere segurança documental e análises assertivas para as reconciliações contábeis. Desse modo, fornece o suporte necessário para as movimentações patrimoniais e não sendo apenas uma recorrência do livro-razão.

Tempestividade

Cronogramas de trabalho e a identificação de prioridades nas reconciliações são práticas fundamentais para assegurar a tempestividade desses processos. Assim, sempre priorizando aquelas contas com maiores índices de complexidade.

Adesão

A aderência aos princípios contábeis é um fator determinante nas reconciliações, pois orienta os lançamentos contábeis. Para tanto, são utilizados os princípios do CPC – Comitê de Pronunciamentos Contábeis.

Quanto aos lançamentos, eles são baseados no CPC 00 – Estrutura Conceitual, que fornece todas as diretrizes para as escriturações contábeis.

Quais são os princípios contábeis necessários para a reconciliação contábil?

A efetividade da reconciliação contábil deve seguir os princípios básicos da contabilidade. Atualmente, existem 52 CPC’s que abarcam temas contábeis importantes e que devem ser utilizados nas escriturações.

Além disso, é necessário a adoção de um critério único determinado pela empresa e que será utilizado por todos envolvidos. Assim, as análises serão feitas a partir de uma mesma base racional. Mas quais são esses princípios e os pronunciamentos contábeis? Veja abaixo:

• Princípio da Entidade;
• Princípio da Continuidade;
• Princípio da Oportunidade;
• Princípio do Registro pelo Valor Original;
• Princípio da Competência;
• Princípio da Prudência.

Na sequência, os CPC’s que existem atualmente na normativa contábeis aderentes ao IFRS:

• CPC 00: Estrutura Conceitual para Relatório Financeiro;
• CPC 01: Redução ao Valor Recuperável de Ativos;
• CPC 02: Efeitos das mudanças nas taxas de câmbio e conversão de demonstrações contábeis;
• CPC 03: Demonstração dos Fluxos de Caixa;
• CPC 04: Ativo Intangível;
• CPC 05: Divulgação sobre Partes Relacionadas;
• CPC 06: Arrendamentos;
• CPC 07: Subvenção e Assistência Governamentais;
• CPC 08: Custos de Transação e Prêmios na Emissão de Títulos e Valores Mobiliários;
• CPC 09: Demonstração do Valor Adicionado (DVA);
• CPC 10: Pagamento Baseado em Ações;
• CPC 11: Contratos de Seguro;
• CPC 12: Ajuste a Valor Presente;
• CPC 13: Adoção Inicial da Lei nº. 11.638/07 e da Medida Provisória nº. 449/08;
• CPC 14: Instrumentos Financeiros: Reconhecimento, Mensuração e Evidenciação (Fase I) – Transformado em OCPC 03;
• CPC 15: Combinação de Negócios;
• CPC 16: Estoques;
• CPC 17: Contratos de Construção;
• CPC 18: Investimento em Coligada, em Controlada e em Empreendimento Controlado em Conjunto;
• CPC 19: Negócios em Conjunto;
• CPC 20: Custos de Empréstimos;
• CPC 21: Demonstração Intermediária;
• CPC 22: Informações por Segmento;
• CPC 23: Políticas Contábeis, Mudança de Estimativa e Retificação de Erro;
• CPC 24: Evento Subsequente;
• CPC 25: Provisões, Passivos Contingentes e Ativos Contingentes;
• CPC 26: Apresentação das Demonstrações Contábeis;
• CPC 27: Ativo Imobilizado;
• CPC 28: Propriedade para Investimento;
• CPC 29: Ativo Biológico e Produto Agrícola;
• CPC 30: Receitas;
• CPC 31: Ativo Não Circulante Mantido para Venda e Operação Descontinuada;
• CPC 32: Tributos sobre o Lucro;
• CPC 33: Benefícios a Empregados;
• CPC 34: Exploração e Avaliação de Recursos Minerais (Não editado);
• CPC 35: Demonstrações Separadas;
• CPC 36: Demonstrações Consolidadas;
• CPC 37: Adoção Inicial das Normas Internacionais de Contabilidade;
• CPC 38: Instrumentos Financeiros: Reconhecimento e Mensuração;
• CPC 39: Instrumentos Financeiros: Apresentação;
• CPC 40: Instrumentos Financeiros: Evidenciação;
• CPC 41: Resultado por Ação;
• CPC 42: Contabilidade em Economia Hiperinflacionária;
• CPC 43: Adoção Inicial dos Pronunciamentos Técnicos CPCs 15 a 41;
• CPC 44: Demonstrações Combinadas;
• CPC 45: Divulgação de Participações em outras Entidades;
• CPC 46: Mensuração do Valor Justo;
• CPC 47: Receita de Contrato com Cliente;
• CPC 48: Instrumentos Financeiros;
• CPC 49: Contabilização e Relatório Contábil de Planos de Benefícios de Aposentadoria;
• CPC 50: Contratos de Seguro;
• CPC LIQUIDAÇÃO: Entidades em Liquidação;
• CPC PME: Contabilidade para Pequenas e Médias Empresas. 

Quais são as boas práticas para execução da reconciliação contábil?

A primeira etapa para uma reconciliação contábil eficiente é se assegurar de que todas as contas de seu negócio foram analisadas. De preferência, em um processo minucioso e com o máximo de segurança. Uma das boas práticas básicas para um processo de reconciliação contábil é contar com uma solução de gestão de conciliação. Na Dattos, você tem acesso a um serviço completo nesse aspecto.

Nesse sentido, é interessante utilizar um sistema de automação que permita o acompanhamento de todo esse volume de dados em tempo real. A partir dessa visão integral da reconciliação contábil, valide as seguintes etapas:

• Se assegure de que todas as contas devidas estão sendo devidamente conciliadas, incluindo novas contas com fluxos financeiros;
• Certifique-se de que existe uma política de reconciliação única para toda organização. Bem como, se ela é respeitada em toda a empresa segundo princípios de governança;
• Identifique e priorize a reconciliação contábil de contas de alto risco;
• Certifique-se de que cada conciliação possui um título, descrição da conta, e procedimentos ou instruções sobre como finalizar a reconciliação;
• Defina e padronize a documentação que servirá de suporte para a reconciliação contábil;
• Garanta que todos esses documentos estão vinculados aos saldos de suas contas.

Em seguida, é preciso responder a alguns questionamentos. Veja cada um deles nos próximos tópicos!

As contas da reconciliação estão precisas?

Além de uma visão integral — que inclua todas as contas de sua empresa nesse processo de revalidação de dados e saldos — é importante garantir a precisão da reconciliação contábil. Para tanto, considere os seguintes pontos:

A preparação e revisão individuais da conta devem dispor de uma compreensão básica da utilidade da conta. Por exemplo, pensemos na reconciliação da conta Caixa. Na maioria das vezes, precisamos nos certificar de incluir a razão geral e um extrato bancário.

Certifique-se também de que a nova conciliação, efetivamente, suporta o balanço e não é apenas uma repetição da razão geral. Por fim, tenha atenção para contas que tenham saldos incomuns. Por exemplo, como uma provisão com um saldo devedor ou a conta a receber com um saldo a crédito.

A reconciliação foi bem organizada?

Outra etapa estratégica da reconciliação contábil envolve a organização temporal. Ou seja, a estruturação de um planejamento para que esse processo seja concluído com agilidade e sem sobrecarregar as equipes. Assim, é crucial que a empresa:

• Crie datas de vencimento para as conciliações;
• Tenha um mecanismo para acompanhar o situação de cada conciliação;
• Invista em soluções para a automação da conciliação e da reconciliação contábil;
• Faça as conciliações de contas de alto risco mais cedo no ciclo de fechamento para identificar potenciais problemas;
• Reveja as diferenças não identificadas e faça os ajustes necessários enquanto o período contábil continua aberto.

A reconciliação está seguindo os princípios contábeis adequados?

Para a construção de uma cultura de governança corporativa, a reconciliação contábil deve, dentre outros pontos:

• Seguir princípios e normas vigentes que se aplicam a gestão contábil das organizações;
• O CFO deve se assegurar também do uso de controles contábeis amplamente utilizados no mercado. Assim, trazendo padronização para a gestão, tais como o custo histórico, batimentos e divulgação completa;
• Estabelecer processos visando a objetividade da reconciliação. A identificação de diferenças contábeis anteriormente despercebidas. A consistência dos dados das contas e a certeza de as transações que sustentam o balanço seguiram pressupostos de austeridade e sustentabilidade financeira;
• Todos esses processos devem, por fim, estar em comum acordo com as políticas de governança e conformidade da empresa.

O processo de reconciliação contábil foi revisado?

Finalmente, as rotinas de reconciliação contábil precisam ser atualizadas conforme a entrada de novas contas, fluxos e movimentações do negócio. Segundo esse princípio, será preciso, de tempos em tempos:

• Rever a política de conciliação contábil para garantir que ela reflete com precisão a posição da empresa;
• Rever o processo inteiro rotineiramente para identificar melhorias que ajudem no caminho da qualidade e ganho de tempo para suas equipes;
• Implementar a revisão dos procedimentos ou instruções de conciliação. Elas visam garantir que eles respondam: “O que? Quando? Quem? Por quê? Quanto?” — questões essas, referentes a origem e movimentação das contas;
• Usar modelos padrão para os vários tipos de conciliação. Garantindo a consistência e facilidade na revisão de dados, sempre com foco em exatidão, integridade, transparência e acurácia.

Quais os principais desafios do processo de reconciliação contábil?

Para elucidar melhor os desafios inerentes a uma reconciliação, vamos avaliar um exemplo que envolve contas do ativo imobilizado. Se uma divergência for identificada, será necessário investigar a origem do lançamento. Assim, podemos verificar o surgimento de várias dificuldades, tais como:

• Aspectos sistêmicos: problemas derivados da ausência de integrações sistêmicas, inadequações dos parâmetros ou a não conformidade com as legislações vigentes;
• Aspectos processuais: desalinhamento com o critério adotado pela empresa ou desorganização das informações disponíveis;
• Aspectos documentais: falta de documentação adequada para dar embasamento aos lançamentos realizados.

A essência do processo de reconciliação reside na identificação dessas falhas, de modo a aprimorar os processos contábeis da empresa. Por meio deste processo, é possível identificar e corrigir erros e imprecisões nas escriturações contábeis. Consequentemente, esse processo refletirá nas demonstrações e relatórios financeiros.

Em um exemplo prático de reconciliação, poderíamos nos deparar com uma discrepância de R$ 0,24. Esta diferença pode ser atribuída a um critério de depreciação aplicado de maneira diferente ao longo dos anos.

Qual o papel da tecnologia na reconciliação contábil?

Podemos concluir que o processo de reconciliação contábil é indispensável nas empresas. Não apenas por assegurar a aderência da contabilidade à legislação em vigor. Mas também para garantir a segurança jurídica para os sócios e administradores diante das demonstrações contábeis.

Isso ocorre, pois, esses indivíduos podem ser responsabilizados por informações imprecisas. Sendo necessária a emissão de notas explicativas diante de variações financeiras expressivas resultantes de ajustes contábeis.

Além disso, a reconciliação contábil auxilia na detecção de possíveis falhas ou erros nos processos. Assim, facilitando a implementação de melhorias contínuas e promovendo uma maior confiabilidade nos dados contábeis da empresa.

A automação e gestão de dados na reconciliação contábil

Diminuir o tempo de fechamento é uma meta para quase todos os CFOs, Controllers e equipes financeiras. Ao ter fechamentos mais ágeis, os responsáveis terão mais tempo para gerar percepções e reduzir os custos gerais. Obviamente, desde que a assertividade do fechamento permaneça alta.

Para garantir um altíssimo grau de assertividade no fechamento contábil é financeiro é importante contar com uma solução que gerencie suas conciliações.

Geralmente, o processo de fechamento mensal ocorre em dias nas empresas que utilizam a automação contábil e a gestão de dados. Mas, companhias que não utilizam essas tecnologias podem demorar 10 ou mais dias para finalizar. Quando o fechamento contábil é lento e sujeito a erros, a reconciliação fica prejudicada.

Quais as consequências de uma reconciliação contábil não automatizada?

Um processo de reconciliação manual, quase sempre, causará atrasos e erros que deverão ser corrigidos posteriormente. Isso acontecerá por mais eficiente e minuciosa que for a sua equipe de contabilidade.

Isso ocorre porque a reconciliação contábil manual das finanças de uma organização é demorada, cara e sujeita a erros humanos. Além disso, os erros de reconciliação contábil têm consequências importantes para o bem-estar financeiro de uma empresa.

Altos volumes de transações, múltiplas contas bancárias, diferentes transações, diversas moedas e vários formatos de arquivos bancários aumentam os problemas. Além disso, temos outras consequências quando esse trabalho é feito manualmente. Entre elas, podemos destacar:

• Transações faltantes ou esquecidas;
• Contas não reconciliadas com seus suportes financeiros;
• Uso impróprio de composições contábeis (análise de créditos e débitos);
• Reconciliação de contas incorretas.

Esses erros geram gastos no gerenciamento e processamento das transações. Além de todo esforço exigido da equipe. Geralmente, os responsáveis precisam atuar em cima de transações que já foram conciliadas. Gerando retrabalhos desnecessários.

Como reduzir o tempo da reconciliação contábil?

Felizmente, atualmente temos soluções de reconciliação inteligentes que reduzem o tempo e os recursos necessários para o fechamento. Plataformas de reconciliação automatizadas baseadas em nuvem resolvem esse problema de forma completa. Reduzindo o investimento de tempo humano necessário para o fechamento.

Veja o que sua equipe ganha com uma automação na reconciliação contábil:

• Redução do tempo de trabalho necessário para reconciliar suas transações;
• Eliminar erros custosos devido à intervenção humana;
• Diminuição do tempo de fechamento de cada mês.

Para facilitar ainda mais esse processo, você pode contar com uma ferramenta de gestão de conciliações, como a fornecida pela Dattos. Preencha o formulário abaixo para realizar um diagnóstico desse sistema na sua empresa!