A gestão fiscal é um pilar essencial dentro de uma empresa, pois gerencia suas obrigações tributárias, mantendo o negócio em compliance, economicamente saudável e competitivo. No entanto, no dinâmico e desafiador ambiente fiscal brasileiro, essa prática não é simples e requer atenção contínua e tecnologia para apoiar as organizações.
Para garantir a eficiência da gestão fiscal, é necessário contar com processos claros e capazes de guiar as equipes fiscais e contábeis, a fim de evitar multas e sanções. Infelizmente, esse não é o cenário atual do mercado no país, como mostrado por uma pesquisa da FGV, que revelou que apenas 13,96% das empresas pesquisadas não possuíam nenhuma irregularidade.
Esses dados são importantes para entender os obstáculos que precisam ser superados pelas companhias a fim de manterem a governança de seus negócios, bem como para apontar caminhos que podem transformar esse cenário.
Por isso, neste artigo, apresentamos as melhores práticas para uma gestão fiscal eficiente, com o objetivo de garantir a transparência de sua companhia, reduzindo custos e cumprindo suas obrigações tributárias. Vamos lá?
Gestão fiscal: qual a sua importância?
As operações fiscais são determinantes para a existência legal de uma empresa, e os dados tributários recolhidos são fontes ricas para tomada de decisões. Além de ajudar a promover o posicionamento e expansão do negócio, a área existe para se alinhar aos órgãos de fiscalização do país.
Deste modo, dentro da gestão fiscal, a segurança tributária deve ser prioridade para um negócio, sendo acompanhada por auditorias, rotinas de conciliação e visão estratégica dos CFOs. As práticas de uma gestão fiscal assertiva, por sua vez, precisam garantir que suas operações sejam bem sucedidas o suficientes para evitar:
- Penalidades e multas;
- Autuações em auditorias;
- Perdas financeiras em caso de perda de prazos;
- Falta de planejamento tributário e aproveitamento de créditos fiscais;
- Falhas de preenchimento nas obrigações acessórias;
- Redução de transparência e atração de investidores.
Estes desafios são recorrentes na gestão fiscal e ocorrem em diversas empresas, independentemente do tamanho ou segmento. Por isso, é importante que os gestores se atentem às peculiaridades do negócio e as leis fiscais que cada atividade empresarial precisa seguir.
9 práticas indispensáveis para uma boa gestão fiscal, quais são?
Logo a seguir, apresentamos as melhores práticas de gestão fiscal que podem ser aplicadas dentro da sua empresa. Na sequência, reforçamos o papel da inovação para auxiliar os times fiscais a otimizarem seus processos e atuarem de modo mais estratégico. Confira!
1. Estruture os processos da área fiscal
Para uma gestão tributária eficiente, é fundamental compreender todas as atividades que estão sob responsabilidade do departamento fiscal. Somente assim é possível garantir a eficiência dos processos e estruturar um organograma fluido.
O departamento fiscal é responsável por gerenciar, calcular e pagar os impostos, revisar documentos fiscais, conciliar pagamentos, além de realizar a entrega e o acompanhamento contínuo das obrigações acessórias e atualizações tributárias.
Ao estruturar os processos do departamento fiscal, é importante considerar a padronização e centralização dos documentos, bem como a adoção de ferramentas automatizadas que reduzam a dependência de planilhas e processos manuais.
Dessa forma, é possível minimizar as falhas nos envios ao FISCO, evitando multas e notificações.
2. Conheça a legislação tributária
Conhecer de modo aprofundado a legislação tributária é indispensável para qualquer departamento fiscal. E esse, por si só, já é um grande desafio para os empreendedores, haja vista que os impostos dependem da natureza do negócio, localidade e do tipo de atividade exercida.
Além disso, os municípios, o governo estadual e a União possuem regulamentações distintas sobre o recolhimento tributário, o que torna ainda mais complexo nosso ambiente de negócios. Por isso mesmo, os times contábeis e fiscais são peças determinantes para o sucesso de sua empresa.
Ao lado dessas equipes, a tecnologia é determinante para o acampamento das atualizações fiscais tão frequentes no Brasil.
3. Faça um planejamento tributário
Um bom planejamento tributário pode fazer com que empresas paguem muito menos impostos, aproveitando créditos dentro das regras do sistema fiscal brasileiro. Ao se planejar, é possível também prever e antecipar ações que impactem negativamente no caixa e na imagem da empresa.
Dentre outros pontos, um bom planejamento tributário inclui:
- A escolha do regime tributário correto;
- A avaliação das possibilidades de aproveitamento dos créditos fiscais;
- O pagamento dos impostos em dia, conforme calendários automatizados;
- O levantamento de dados sobre a gestão fiscal;
- O estudo de cenários tributários favoráveis para o negócio e dentro das regras do FISCO.
4. Escolha o melhor regime tributário
Simples Nacional, Lucro Real, Lucro Presumido e Lucro Arbitrado são os quatro tipos principais de regimes tributários do país.
Para definir o tipo de enquadramento de sua empresa, o ideal é contar com suporte especializado, pois é necessário entender o melhor regime para o seu negócio. Caso contrário, você pode pagar mais impostos ou até ficar inadimplente devido a uma carga mais alta do que a sua estrutura financeira pode suportar.
5. Realize o controle de informações
Contar com bons controles para a área tributária e para a gestão dos dados fiscais é um passo decisivo para que os times financeiros possam manter processos padronizados e alinhados entre si.
Uma vez que que controles são efetivados e os dados fiscais são centralizados, as equipes conseguem ter uma visualização 360º do negócio e corrigir eventuais inconsistências. Dados íntegros também reduzem possíveis problemas em auditorias e dão mais agilidade para a área contábil, sendo uma das principais razões para o investimento em automação.
Sem tais controles, uma empresa pode, inclusive, perder investimentos, uma vez que seus processos de governança ficam menos transparentes para os stakeholders.
6. Estruture uma boa equipe
Contar com uma estrutura de rotinas organizadas, uma equipe especializada e inovação, são ações que auxiliam qualquer departamento a elevar sua produtividade, eficiência e qualidade dos fluxos de trabalho.
Uma boa prática é trabalhar com um time de especialistas capazes de realizar revisões antes de qualquer lançamento, gerando padronização das entregas dentro dos prazos.
Para a área fiscal, além disso, é importante automatizar processos, visto que, dentro da dinâmica do setor, pequenos erros podem impactar nas finanças da companhia. A tecnologia, além de minimizar riscos e fortalecer o compliance do negócio, permite que seus times direcionem esforços para atividades mais estratégicas.
7. Emita e guarde as notas fiscais
A nota fiscal é um documento responsável por comprovar as transações comerciais ocorridas e os impostos gerados. O que mostra que o empreendimento faz a retenção de tributos e segue as legislações do país.
Estes importantes documentos são essenciais na organização, controle financeiro de um empreendimento e segurança tributária. Além do seu papel contábil, as notas fiscais são acompanhadas pelos estados e o Código Tributário Nacional legisla que esses documentos devem ser arquivados por no mínimo 5 anos.
Assim, a empresa garante a consistência das informações empresariais, mitigando quaisquer prejuízos que possam surgir diante, por exemplo, de inconsistências detectadas em processos de auditoria.
8 – Atenção redobrada para as obrigações acessórias
Além de todos os impostos pagos pelas empresas do país, os times fiscais ainda precisam lidar com o envio de uma série de arquivos e obrigações acessórias que devem ser enviados de tempos em tempos para o FISCO.
Tais documentos, por sua vez, exigem processos de conciliação e gestão automatizada, de modo que não haja falhas nos envios, as quais, novamente, podem acabar gerando multas e notificações dos órgãos fiscalizatórios.
9. Conte com o suporte da inovação na gestão fiscal
Para concluir, como reforçado ao longo do artigo, diante da complexa realidade tributária do país, a gestão fiscal depende da tecnologia para que seus processos sejam, de fato, eficientes.
É importante garantir que cada imposto seja pago dentro dos prazos, que as atualizações fiscais que impactam seu negócio sejam acompanhadas em tempo real e que cada informação fiscal seja revisada e conciliada para que eventuais falhas sejam corrigidas a tempo.
Assim, a inovação é um alicerce indispensável para o sucesso e uma atuação mais estratégica dos times fiscais.
Como melhorar a sua gestão fiscal com a Dattos?
As empresas que utilizam planilhas para gerenciar suas operações estão sujeitas a erros fiscais, o que pode acarretar em grandes prejuízos. Além disso, esse processo é demorado e reduz a produtividade das equipes.
No entanto, ao investir em uma solução eficaz de contabilidade fiscal automatizada, a empresa pode ganhar mais agilidade e direcionar seus suas equipes para atividades estratégicas. A automação simplifica os processos, reduz os custos e erros, além de ajudar no cumprimento das regras tributárias.
Por isso, é fundamental que a empresa invista em um software robusto para garantir eficiência e segurança nos processos fiscais. A Dattos é uma plataforma que oferece soluções ideais para os profissionais da área fiscal, permitindo a centralização de informações financeiras, contábeis e fiscais em uma estrutura padronizada, com dados seguros e assertivos.
Com a Dattos, é possível automatizar as conciliações financeiras, analisar de forma detalhada cada movimento financeiro e otimizar a gestão de informações fiscais. Além disso, a plataforma permite ter uma visão geral do negócio, automatizar processos, acompanhar as finanças continuamente, melhorar a transparência e o relacionamento com o Fisco e reduzir os riscos e custos fiscais.
Soluções como a Dattos podem empoderar as equipes financeiras a tomar decisões estratégicas baseadas em dados e reduzir em até 70% o tempo gasto em conciliação contábil e fiscal. Dessa forma, a gestão fiscal mantém as entregas ao Fisco em conformidade com as exigências legais, fortalecendo os processos de governança e potencializando o crescimento do negócio.
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