Fechamento mensal é uma das rotinas da área contábil, com certeza um dos mais importantes e que mais tem evoluído diante do movimento de digitalização do mercado.
O fato é que, cada vez mais, as empresas têm adotado novas tecnologias voltadas para a gestão financeira, fiscal e contábil, tendo-se em vista uma otimização de processos e a necessidade de liberar tempo para que os especialistas destes setores possam atuar de modo mais estratégico.
Como sabemos, a contabilidade do futuro é um departamento complexo e, ao mesmo tempo, crucial para os resultados de uma organização.
Quando consideramos, por exemplo, que estruturas de governança corporativa e a busca pela conformidade fiscal deixaram de ser diferenciais para se tornarem uma exigência do ambiente econômico atual, gestores e especialistas contábeis precisam, ao mesmo tempo, adotar metodologias mais ágeis de trabalho enquanto atuam em conjunto com profissionais de outros setores para a construção de uma cultura mais transparente.
Dito isso, não é por acaso que os investimentos em tecnologias contábeis atingiram, em 2020, US $11,9 bilhões e devem crescer anualmente 19,6% até 2030.
Aliada a essa perspectiva de digitalização, ter pleno entendimento sobre rotinas básicas da contabilidade inteligente é o elemento fundante para uma atuação bem-sucedida dos profissionais da contabilidade.
Pensando nisso, no presente artigo, nós preparamos uma análise completa sobre o fechamento contábil mensal.
Veja, neste artigo, no que consiste esse processo, qual a sua relevância para a contabilidade e como acelerar essa rotina por meio da inovação.
Ótima leitura!
O papel estratégico da contabilidade nas empresas atuais
Para começar, no entanto, é interessante nos aprofundarmos sobre como a contabilidade assume uma posição estratégica para o sucesso das empresas no mercado contemporâneo.
Conforme apontado na introdução, os investimentos em transformação digital nas empresas e a própria mudança de paradigma para um mercado mais ágil trouxe mais protagonismo (e novas responsabilidades) para um gestor contábil.
Dentre outras funções, os executivos da área de contabilidade tem atuação direta na construção de políticas de compliance, visando, por exemplo:
- A entrega de obrigações acessórias dentro do calendário do Fisco;
- O acompanhamento sobre atualizações de normas e exigências fiscais do país;
- A estruturação de controles contábeis para proteger o patrimônio da empresa;
- A garantia de transparência nas contas, entradas e saídas do negócio;
- O equilíbrio financeiro e as projeções sobre o futuro da companhia em termos financeiros.
Além disso, gestores contábeis têm um relacionamento direto com diretores financeiros, atuando em conjunto para o planejamento orçamentário e processos estratégicos visando o crescimento da companhia.
Combinado a esse cenário, é preciso que se considere ainda dois fatores:
- A complexidade fiscal do país que demanda atenção constante da área contábil: segundo o IBPT (Instituto Brasileiro de Planejamento e Tributação), por exemplo, desde a promulgação da Constituição Federal de 1988, mais de 320 mil novas normas tributárias foram criadas no país;
- A atualização sobre as novas tendências da área contábil: um exemplo é o continuous accounting – método no qual as equipes conduzem as tarefas durante todo um ciclo contábil e onde os dados fiscais são analisados periodicamente (mensal, semanal ou diariamente), ao invés de concentrar picos de trabalho em um fechamento único.
Mas não é só: o crescimento do protagonismo da área contábil nas organizações implica em uma comunicação mais eficiente dos profissionais contábeis, na centralização de dados padronizados e na geração de relatórios visando uma integração fluida com outras lideranças organizacionais.
Fechamento mensal: o que é e qual a sua importância?
De forma simples, o fechamento contábil é o conjunto de análises das informações financeiras, contábeis, fiscais e trabalhistas de uma empresa.
Dentro do fechamento, todas essas operações são relacionadas a partir de um cruzamento de dados e especificadas, detalhadamente, uma a uma.
Pelo seu caráter amplo, é muito comum que o procedimento seja utilizado também em auditorias internas ou externas.
O objetivo, basicamente, é ter um retrato fiel das entradas e saídas de uma empresa e, consequentemente, fornecer uma base para tomada de decisões assertivas dos gestores, diretores e CFOs de maneira mais assertiva e direcionada.
Como vimos acima, novas metodologias de mercado podem trazer mais eficácia para a rotina de fechamento contábil.
No caso do continuous accounting, estamos falando de um processo que, pela sua continuidade cíclica, depende de uma integração muito alinhada entre tecnologia, processos e pessoas.
De modo geral, o continuous accounting propõe, nesse sentido, uma mudança de paradigma sobre o fechamento mensal da área de contabilidade que, por sua vez, pode trazer benefícios como:
- Otimização do trabalho e da integração entre as equipes;
- Transformação cultural e protagonismo da área contábil;
- Gestão orientada por dados.
5 práticas essenciais para o seu fechamento mensal
Agora que você já conhece os princípios básicos do fechamento mensal, veja como torná-lo mais eficiente através de 5 passos a serem aplicados pela área contábil de sua empresa:
1. Defina um calendário de fechamento
A primeira prática indispensável para um fechamento mensal é definir a distribuição das datas mais importantes que precisam ser observadas pelos times envolvidos nesse processo contábil.
Além disso, identifique quais tarefas que podem ser realizadas ao longo do mês – ao invés de concentrá-las em um único período – uma vez que a antecipação das atividades pode contribuir para a diminuição de falhas nas análises, assim como na sobrecarga de trabalho das equipes.
2. Delegue os responsáveis pelo fechamento
O processo de fechamento mensal, como se sabe, envolve um amplo número de análises e, por isso, é importante definir os times responsáveis que irão trabalhar juntos no processo – incluindo profissionais da área contábil, fiscal, trabalhista e financeira.
A partir dessa definição, o fechamento contábil, assim como outros processos dentro de uma empresa, precisa de uma metodologia definida e, se possível, do suporte da tecnologia que pode apoiar os profissionais na otimização de todas as rotinas dentro do fluxo mensal de atividades.
3. Realize as análises
Conforme citado acima, o fechamento mensal conta com análises das seguintes ordens:
- Análises contábeis de passivos e ativos;
- Análises e conciliações de movimentações financeiras das contas da empresa;
- Análises relacionadas a gestão da força de trabalho da empresa, como os pagamentos, impostos trabalhistas e controle de benefícios.
Tais análises, por sua vez, devem ser distribuídas ao longo do calendário estruturado no início do processo de fechamento contábil mensal.
4. Integre e alinhe as equipes
Processos unificados podem tornar os departamentos responsáveis pelo fechamento muito mais produtivos.
Para tanto, é necessário que os dados financeiros, contábeis, fiscais e trabalhistas das empresas sejam padronizados e centralizados em sistemas inteligentes.
Esse processo contribui também para um maior alinhamento entre as equipes, que deverão contar com a orientação das lideranças sobre a distribuição de tarefas, prazos e objetivos do fechamento.
5. Digitalize seus processos de fechamento mensal
Todavia, para que a integração e padronização dos processos de fechamento mensal sejam realmente efetivas, é fundamental que a empresa invista no processo de transformação digital da área contábil.
Desse modo, além de prover os profissionais com uma base de dados confiável para uma tomada de decisão assertiva, a partir das análises do fechamento, a empresa ganhará em produtividade, eficiência e redução de riscos.
Guia: 5 benefícios da automação do fechamento contábil
A tecnologia e a otimização dos fechamentos contábeis
Conforme reforçado ao longo do presente artigo, o fechamento é um dos processos mais importantes da área contábil.
E, por meio da tecnologia, é possível tornar essa rotina, além de mais ágil, compatível com metodologias inteligentes como o continuous accounting.
A partir dessa visão, é possível distribuir melhor as cargas de trabalho ao longo do mês, reduzir erros nas análises e potencializar o caráter estratégico da área contábil.
Para tanto, a tecnologia se posiciona como um instrumento indispensável.
Mas, para que a transformação digital dos processos de fechamento seja efetiva, ela deve contar com o suporte de soluções capazes de acompanhar continuamente cada rotina do departamento.
Esse é um dos objetivos centrais da Dattos, uma plataforma líder na automação e conciliação de processos financeiros e contábeis.
Esqueça a gestão orientada por planilhas e invista na digitalização de sua operação visando ganhos nos planos do compliance, governança e de uma cultura realmente orientada por dados.
Com a Dattos, o CFO pode também preparar melhor sua empresa para auditorias e aumentar a transparência do negócio, potencializando, inclusive, a entrada de investimentos.
