Fechamento contábil centralizado é essencial para as organizações que buscam eficiência e precisão em suas operações financeiras. Para isso, a adoção de uma plataforma específica traz uma série de benefícios nesse processo, tornando-o mais ágil, seguro e confiável.
Neste artigo, vamos explorar a importância de centralizar o fechamento contábil e como fazer isso efetivamente. Acompanhe!
Fechamento contábil centralizado: entenda por que ele é indispensável
As rotinas do fechamento contábil tornam-se estressantes conforme se aproximam os últimos dias para a entrega das atividades que compõem o fechamento. Geralmente, as equipes contábeis acabam dedicando muito tempo e energia em tarefas repetitivas e burocráticas.
Em 2014, o site CFO.com compartilhou que “ cerca de 75% das organizações relatam o processo de fechamento como um dos principais alvos para melhoria nos próximos 18 meses”. Em 2017, as empresas ainda demoravam mais do que o normal para concluir o fechamento contábil. E a quantidade de tempo estava aumentando.
Hoje, pouco mudou. Existem muitas maneiras de melhorar o fechamento, mas a maioria das empresas apenas mantém os processos como eles são.
Compreenda os principais problemas do fechamento contábil
Para os profissionais dos times contábeis e financeiros, as atividades burocráticas e morosas do fechamento contábil são muito reais. Muitas vezes, encontramos no fechamento desafios como:
- Inserção de dados de forma manual e repetitiva
- Erros que, geralmente, custam muito tempo dos times envolvidos
- Estresse e ciclos de fechamento intermináveis
Essas situações, com certeza, afetam todas as equipes envolvidas no fechamento contábil. E não importa o quão bem preparado eles estejam, parece que esse ciclo vai acontecer todos os meses.
Saiba por que esses problemas ocorrem
A resposta não pode ser, simplesmente, porque realizar o fechamento contábil é complicado. Abaixo, identificamos três pontos importantes que vão ajudar a otimizar o processo do fechamento.
Os processos do fechamento contábil precisam ser bem definidos
De acordo com a Deloitte, “o processo de fechamento costuma ser executado pela memória institucional, e não por protocolos claros e específicos.” E isso não se aplica apenas à equipe contábil, claro.
No geral, o fechamento é um processo que requer muita organização e controle das informações. Um dos principais desafios passa por conseguir estabelecer controles contínuos e confiáveis. Processos unificados podem tornar os departamentos responsáveis pelo fechamento muito mais produtivos.
Dados em tempo real com um fechamento contábil centralizado
Muitas vezes, as organizações não sabem realmente quanto foi gasto até passar pelo processo de fechamento contábil. Se esse processo não for centralizado, o fechamento pode ser caótico, já que as informações nem sempre são enviadas dentro do prazo por todos os departamentos envolvidos.
Para fechar corretamente, as equipes precisam buscar as informações certas das pessoas certas, incluindo recibos perdidos e outros documentos que podem não ser fáceis de encontrar.
E se essas pessoas conseguirem identificar os dados em tempo real, estes podem levar muito tempo para chegar até o lugar certo. Por isso, é importante ter uma plataforma que facilite o controle desses dados.
Gerenciamento do fechamento contábil
O fechamento é a etapa final do que deveria ser uma abordagem integrada e holística dos gastos da empresa. Como vimos acima, se as informações que você recebe forem mal apresentadas e cheias de erros, o fechamento se torna uma tarefa árdua. Mas se esses dados estiverem no formato certo e forem enviados para as pessoas certas – no prazo – o fechamento pode ser bem tranquilo.
Assista ao vídeo abaixo e entenda como você pode economizar tempo e ter mais assertividade em seu fechamento!
Fechamento contábil centralizado e gerenciável com o Dattos
O Dattos faz todo o gerenciamento do fechamento contábil, fornecendo aos times contábeis um método simplificado de conciliação e composição de saldos, dando visibilidade a todos os times para verificar a exatidão e adequação de seus balanços, investigar discrepâncias e tomar ações necessárias tudo isso em um espaço de trabalho unificado e intuitivo.
Além disso, a solução possibilita visibilidade como um todo nos processos contábeis, mantendo a segregação e controle de atividades em tempo real, centralizando registros, documentos suporte e notas explicativas para acelerar processos de auditoria externa.
