Erros em planilhas são mais frequentes do que muitos imaginam. De acordo com estudos, 88% desses documentos apresentam algum tipo de falha, o que pode comprometer a exatidão das informações e impactar diretamente a tomada de decisões na empresa. Neste artigo, vamos discutir maneiras eficientes de identificar e prevenir esses erros.
O Microsoft Excel facilita qualquer tipo de processamento de números. Mas o software de planilhas mais vendido do mundo também contribuiu para a proliferação de uma matemática “ruim”.
Erros em planilhas: confira o que dizem estudos
Segundo estudos feitos em 2008, cerca de 88% das planilhas apresentam erros. “As planilhas, mesmo depois de um planejamento cuidadoso, contém erros em 1% ou mais de todas as células de fórmulas”, escreve Ray Panko, professor de gerenciamento de TI da Universidade do Havaí e autoridade em práticas inadequadas de planilhas. “Em grandes planilhas com milhares de fórmulas, haverá dezenas de erros não detectados”, disse.
Tais problemas não levam apenas a erros de cálculos em orçamentos familiares ou em balanços distorcidos em pequenas empresas, mas também podem resultar em decisões questionáveis para a política fiscal global, como ocorrido no caso do estudo de economia de Harvard que continha um erro matemático.
Ao não incluir algumas células da planilha em seus cálculos, o estudo dos economistas Carmen Reinhart e Kenneth Rogoff exagerou ao apresentar o impacto em que os encargos de uma determinada dívida têm no crescimento econômico de um país.
Confira o vídeo a seguir para explorar não apenas os riscos associados ao uso do Excel em operações financeiras, mas também descobrir as melhores práticas para mitigá-los.
O problema é tão generalizado que foram criados alguns grupos dedicados à resolução de problemas de planilhas, como o Grupo de Interesse para Riscos de Planilhas, sediado na Europa. “Não há dúvidas de que a planilha é uma ferramenta poderosa e essencial para o funcionamento do mundo moderno”, disse o presidente do grupo, Patrick O’Beirne.
“As motosserras também são ferramentas muito boas, mas quem usaria sem o equipamento adequado?”, diz ele. “As pessoas não tomam medidas para garantir que seu trabalho esteja correto. De fato, em muitos casos, tudo o que seria necessário para detectar esses erros é ter, apenas, um segundo olhar”, completa.
Embora poucos publiquem um livro ou artigo sem editá-lo primeiro, as planilhas, muitas vezes, são usadas no formato de rascunho, diz O’Beirne.
“A revisão por pares é um procedimento padrão nas pesquisas acadêmicas e pode ser também a melhor autoproteção para usuários corporativos de planilhas”.
Há uma crescente conscientização sobre o problema nos últimos anos e agora existem vários programas de certificação projetados para garantir que as melhores práticas sejam seguidas para evitar erros em planilhas.
Mas mesmo aqueles que não têm alguém para verificar suas planilhas podem tomar medidas extras para minimizar erros em planilhas, diz O’Beirne. “Tecnicamente, o erro de Harvard poderia ter sido detectado por testes simples, como pressionar Ctrl + [ em uma fórmula para mostrar o que as células alimentam no total”, diz ele. “Existem também muitas ferramentas de software, como o XLTest, para apontar falhas estruturais”, conclui.
Erros aritméticos simples podem ser comuns, mas o uso de planilhas provavelmente continuará como antes, alerta Panko em seu artigo. “Apesar dessas evidências de longa data, a maioria das empresas prestaram pouca atenção à perspectiva dos graves erros em planilhas”, diz ele.
Um dos maiores motivos para os erros em planilha é alto volume de dados que as empresas geram e conferem todos os dias. Assista ao vídeo a seguir e entenda melhor sobre isso.
Qual a visão da Dattos sobre planilhas?
Com a tecnologia contida nas plataformas de automação, os 88% das planilhas que apresentam erros podem ser reduzidas razoavelmente. Os prazos apertados e os esforços gastos excessivamente para encontrar eventuais inconsistências nos relatórios deixarão de existir.
Além disso, utilizando plataformas de automação, as organizações podem: reduzir os esforços e os riscos de erros manuais, melhorar os controles internos e redirecionar o foco das tarefas para análises de eventuais erros.
Risco com Excel
- Passível de erros de processamento
- Planilhas lentas
- Difícil de supervisionar tarefas
- Riscos de governança e conformidade
- Complexo para tarefas em equipe
Ganhos com automação
- Regras padronizadas e transparentes
- Garantia de qualidade de informações
- Processos automatizados e rápidos
- Gerenciamento integrado de tarefas
- Fácil e prático para grandes equipes
Por Jeremy Olshan, editor do MarketWatch
Traduzido por Aline Bresciani
