Demonstração de fluxo de caixa (DFC) é um relatório contábil onde são registradas as origens de todos os recursos obtidos pela empresa em um determinado período de tempo, bem como a indicação de como esses valores foram aplicados. Sendo assim, é uma ferramenta essencial na gestão financeira.
Embora essa atividade possa ser feita manualmente, o ideal é contar com uma equipe especializada e automação, por meio do suporte de soluções inteligentes. Uma vez que há esse alinhamento entre tecnologia e processos bem estruturados, as chances de sucesso aumentam e mais longe o negócio consegue chegar.
Neste artigo, separamos os principais pontos que dizem respeito à demonstração de fluxo de caixa, assim como as melhores práticas para aplicar na sua empresa, evitando prejuízos oriundos da falta de informação e dos erros nos processos de conciliação de contas.
Vamos lá?
Demonstração de fluxo de caixa: o que é?
A demonstração de fluxo de caixa é um dos relatórios de contabilidade mais importantes para as empresas, pois registra uma fotografia da sua saúde financeira da empresa. Nele, constam todas as entradas e saídas de dinheiro em um certo período, bem como os resultados desse fluxo.
Esse instrumento financeiro ajuda os gestores a gerar também a projeção do fluxo de caixa para prever a capacidade da empresa de pagar suas obrigações, investir em novos projetos e identificar possíveis problemas financeiros antes que eles ocorram.
A DFC passou a ser obrigatória por meio da Lei N. 11.638/2007 para todas as empresas de capital aberto, além das que declaram patrimônio líquido superior a R$ 2 milhões. Para realizá-la com precisão, essa declaração deve levar em conta o conjunto de itens que é fluxo de caixa, contas bancárias e aplicações com liquidez imediata da empresa.
Ao longo deste artigo, vamos apresentar diferentes processos relacionados à demonstração de fluxo de caixa, como a conciliação de contas a receber e a projeção do fluxo de caixa. Continue acompanhando!
Qual é o objetivo da DFC
Já vimos aqui que a Demonstração de Fluxo de Caixa busca concentrar todas as entradas e saídas de caixa de uma organização, certo? Então, qual deve ser o objetivo por trás disso? Nada mais do que analisar a capacidade de gerar caixa da empresa, ilustrando como está a sua saúde financeira e auxiliando na identificação de possíveis erros contábeis ou fraudes.
Erros e divergências são muito comuns nas rotinas de quem trabalha com finanças e contabilidade de forma manual. Afinal, são centenas de planilhas a serem analisadas, com diferentes dados e, muitas vezes, com um processo que se divide entre mais de um profissional.
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Quais os 3 grupos do fluxo de caixa
Os três grupos do fluxo de caixa são as grandes áreas nas quais o relatório de Demonstração de Fluxo de Caixa deve ser registrado: atividades operacionais, atividades de investimento e atividades de financiamento. Todas as entradas e saídas do caixa de uma empresa devem estar enquadradas dentro de uma dessas categorias para poder ser reportada.
Qual o método de DFC mais utilizado
Existem dois métodos principais pelos quais a Demonstração de Fluxo de Caixa pode ser feita, que são o método direto e método indireto. Os dois utilizam a análise da DRE e do balanço patrimonial como ponto de partida, e promove a adição de algumas novas informações.
Diferenças entre DFC e DRE
Este é um ponto muito importante do entendimento sobre a Demonstração de Fluxo de Caixa, visto que se trata de um demonstrativo contábil de grande importância, tal qual a DRE, porém elas se diferenciam principalmente pelo seu tipo de registro contábil.
No caso da DFC, são registradas informações relativas ao fluxo de caixa, ou seja, as entradas e saídas de dinheiro, demonstrando geração de caixa. Já na DRE (Demonstração do Resultado do Exercício), os registros constantes são relacionados a custos, rendimentos, perdas e despesas, apresentando o resultado líquido da organização, ou seja, se ela teve lucros ou prejuízos.
Como funciona a conciliação de contas a receber?
A partir de agora, vamos destrinchar a Demonstração de Fluxo de Caixa em alguns dos principais processos envolvidos na sua construção. O primeiro deles é a conciliação de contas a receber, na qual é possível conhecer quais são os clientes que pagam em dia, analisar as entradas e comparar com as contas a pagar, ou seja, analisar os pagamentos e recebimentos.
Isso ajuda o empreendedor a fazer projeções sobre o status financeiro do negócio e na tomada de decisões importantes, incluindo:
- Desenho de estratégias para aumentar as vendas da companhia;
- Ações para diminuir os gastos e gargalos financeiros;
- Planejamento de indicadores para um melhor acompanhamento do fluxo de caixa;
- Implementação de controles financeiros;
- Criação de agendas financeiras com as entradas e saídas do negócio, para evitar a inadimplência.
Os indicadores de análise variam dependendo da natureza do negócio, mas de modo geral, ticket médio, quantidade de transações, receita, número de vendas e preço dos produtos são informações essenciais para a gestão.
Esses dados ajudam a compreender o negócio como um todo e o empreendedor pode ter mais clareza sobre a condição real de sua empresa.
Com estas informações em mãos é possível gerir crises, negociar prazos e custos que as contas a receber não conseguirão cobrir sem uma conciliação eficiente.
Desta forma, o empreendimento não sofre prejuízos e evita riscos de falência, fato comum sobretudo nos primeiros anos de uma empresa.
Sobre esse cenário, vale citar que, em 2021, tivemos um recorde histórico no número de novos negócios, mas também um dado preocupante: no mesmo período, cerca de 1,4 milhão de negócios fecharam as portas.
A descontinuidade pode estar atrelada a diversos fatores, mas a gestão das contas a pagar, receber e dos processos de conciliação é um diferencial que auxilia na superação desse contexto.
Não por acaso, dados recentes apontam que as equipes de contas a receber têm assumido uma posição estratégica nas organizações ao redor do mundo.
Segundo estudo, mais de 3/4 das empresas têm aumentado a participação da área de contas a receber nas decisões do negócio. Esse movimento se explica, justamente, pela busca de maior projeção do fluxo de caixa e denota a necessidade de processos de conciliação bem estruturados.
A falta de maturidade e tecnologia nos processos de gestão financeira, consequentemente, contribui para o atraso das organizações em um mercado cada vez mais competitivo.
Assim, para potencializar sua gestão, separamos algumas etapas que não podem faltar na conciliação de suas contas a receber, com foco na projeção do fluxo de caixa!
Como elaborar a projeção do fluxo de caixa?
Veja agora cinco passos que te auxiliarão na conciliação de contas a receber de sua empresa para realizar uma Demonstração de Fluxo de Caixa precisa:
Registre as contas a receber
Além dos pagamentos em dinheiro, os recebíveis de uma empresa podem vir de vendas em cartão de crédito, a prazo e parceladas.
Isso torna o acompanhamento mais complexo, exigindo um sistema financeiro robusto e inteligente.
Portanto, crie rotinas de registro dos recebimentos, organizando-os em datas para a verificação do recebimento.
Estas informações podem ser cadastradas em planilhas, mas, conforme reforçado no início, a tecnologia traz mais agilidade e segurança para o seu negócio.
A partir do uso de soluções digitais, o acesso às informações de conciliação das contas a receber poderão ser acessadas mais facilmente e os erros serão mitigados.
Além disso, será possível ter uma visualização mais detalhada de seus indicadores de gestão financeira.
Nesse sentido, se atente em fazer um bom registro das receitas, lançamentos futuros e cheque frequentemente se estes foram pagos devidamente para evitar problemas futuros.
Crie um plano de contas para melhorar a Demonstração de Fluxo de Caixa
A maneira mais eficiente de evitar falhas na gestão financeira é ter acesso a dados contábeis, fiscais, de entrada e saída em tempo real.
Para isso, um plano de contas é essencial, pois ele otimiza o registro e a atualização diária das contas a receber como uma espécie de agenda dos recebíveis, marcando os prazos previstos.
Para construção deste plano, é importante levantar informações como:
- Previsão de data de recebimento;
- Data que foi recebido;
- Valor original;
- Valor final (com juros, multa, etc);
- Status de pagamento.
Estes dados serão a base para o controle das cobranças de recebíveis em atraso, auxiliando nas decisões do empreendimento.
Estruture os processos de conciliação
É de conhecimento geral que os processos de conciliação são determinantes para oferecer uma visão minuciosa das movimentações financeiras de uma empresa e, por consequência, das contas a receber.
De forma geral, eles consistem no registro e acompanhamento dos dados das transações comerciais feitas por uma empresa e podem ser subdivididos em diferentes rotinas:
- Conciliação contábil;
- Conciliação fiscal;
- Conciliação dos meios de pagamentos;
- Conciliação bancária;
- Conciliação financeira;
- Conciliação de recebíveis.
Esses processos evitam o desequilíbrio das finanças, transtornos com clientes e stakeholders, que podem envolver desde cobranças indevidas até inadimplência com fornecedores e funcionários.
Na conciliação de recebíveis (contas a receber) são registrados todos os valores a serem pagos para sua empresa.
Para isso, é necessário estar atento aos dados de vendas e compará-los às informações de recebimentos.
Dessa forma, a empresa garante que seus clientes façam os pagamentos nas datas devidas, sem prejudicar o fluxo de caixa.
Uma boa conciliação de recebimentos precisa ser organizada e, de preferência, contar com o suporte da tecnologia.
Assim, erros simples não ocorrem, como uma cobrança indevida a um cliente ou problemas na gestão da projeção do fluxo de caixa.
A empresa precisa, por fim, levantar os extratos bancários e ter registrado a data de pagamento de cada meio que disponibiliza.
Sendo assim, com todas as conciliações bem feitas, a empresa consegue fazer projeções mais consolidadas de seu futuro, com planos de ações para o seu sucesso no mercado.
Não se esqueça das vendas parceladas
Um empreendimento garante muitas vendas ao disponibilizar pagamentos via cartão de crédito. Entretanto, muita atenção deve ser dada a este método.
As vendas feitas em cartão de crédito estão sujeitas ao chargeback, processo de estorno solicitado pelo titular em questão.
A contestação da compra pode ocorrer por variados motivações, podendo envolver:
- Falhas na entrega do produto;
- Informações incompatíveis entre a descrição e o produto;
- Falta de qualidade dos produtos e promessas não cumpridas;
- Avarias;
- Mal atendimento.
Para o empreendedor, este é um desafio, pois há casos de fraudes nesse processo que foi criado para a segurança do consumidor.
No mais, é importante ressaltar que as vendas no cartão de crédito podem ser canceladas em até 180 dias pelo cliente.
Esse curto prazo deixa um ambiente de imprevisibilidade para a empresa, que só possui certeza do recebimento após o pagamento da última parcela.
Dentro deste cenário, as conciliações auxiliam para uma visão completa dos processos e um acompanhamento contínuo das contas a receber – incluindo os pagamentos parcelados.
Automatize sua gestão financeira para ter precisão na Demonstração de Fluxo de Caixa
Por isso mesmo, para uma boa gestão financeira, é importante contar com novas tecnologias que apoiem seu time de colaboradores, incluindo na conciliação de contas de contas a receber.
A Dattos, por exemplo, oferece ao mercado soluções completas para gestão de processos de conciliação e análise de dados financeiros.
Assim, você poderá automatizar todas as suas rotinas contábeis, fiscais e de conciliação.
Com a nossa plataforma, você consegue:
- Ter uma visão geral do seu negócio com uma plataforma que potencializa e acelera o processo de análises financeiras também de pequenas e médias empresas;
- Automatizar seus processos e, consequentemente, ganhar agilidade e inteligência nas rotinas gerenciais;
- Contar com um acompanhamento contínuo das finanças de sua empresa, favorecendo o equilíbrio e controle;
- Reduzir riscos, custos e tornar seu departamento financeiro estratégico e ágil com segurança e qualidade dos dados.
Assista ao vídeo a seguir e entenda por que é imprescindível que as grandes empresas invistam na transformação digital.
Entenda a relação entre a conciliação de contas a receber e o crescimento empresarial
A projeção do fluxo de caixa pode ser um tema complexo, afinal, depende de variáveis internas e externas à empresa, o que gera um desafio para a gestão.
Por esta razão, o empreendimento deve buscar a otimização dos processos, ferramentas eficientes e contar com um time especializado.
Importante ressaltar que a conciliação de contas a receber faz parte da gestão financeira, que possui como objetivo ser uma fonte rica de base de dados para tomadas de decisões.
A partir desse processo é possível conhecer a realidade da empresa, acompanhar o volume de capital de giro, recebíveis, as contas a pagar e a receber e as datas em que esses fluxos ocorrerão.
Uma boa gestão reduz a possibilidade da falta de recursos, endividamento e interrupção de compromissos recorrentes, como folha de pagamento.
Portanto, para atuar com previsibilidade, a empresa precisa estar atenta com seus dados de movimentações financeiras e se manter sempre atualizada.
Feito isso, não restam dúvidas que a conciliação de contas a receber será uma base que lhe dará precisão na projeção do fluxo de caixa, contribuindo com o crescimento sustentável de sua empresa.
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