A conciliação contábil para grandes empresas concentra um conjunto de atividades que dão um panorama sobre o estado financeiro de uma empresa. Basicamente, a partir de demonstrações contábeis, espelha-se a realidade de uma organização dentro dos princípios, convenções e postulados contábeis.
Para tanto, é indispensável que a empresa levante dados periodicamente para aumentar a transparência, visibilidade financeira e não comprometer os deveres contábeis e fiscais.
Isso evita o enfrentamento de obstáculos burocráticos nos processos de auditoria, ou de imprecisões no balanço patrimonial e nos saldos contábeis. Nesse sentido, vale aqui a máxima da atenção redobrada para que tal processo de conferência seja acurado e possa ser utilizado de forma estratégica.
Afinal, este é o objetivo da conciliação contábil para grandes empresas – garantir que todas as informações financeiras das empresas estejam corretas.
Embora já esteja implícito algumas razões pelas quais é preciso fazer conciliação contábil, neste artigo nos dedicamos a explorar mais essa importante rotina financeira, dando detalhes das etapas cruciais do processo. Continue a leitura!
Conciliação contábil para grandes empresas: por que é indispensável?
O despreparo na gestão financeira é um grande problema para as empresas, pois ficam vulneráveis a crises, independentemente da dimensão e se perdem na dinâmica de produção e venda.
Um negócio possui muitas variáveis a serem observadas com atenção máxima – do fluxo de caixa à gestão de estoque, por exemplo.
E, sobretudo no âmbito da gestão financeira, diferentes estudos já atestam que o desconhecimento e a ineficiência dos processos levam as empresas a fecharem suas portas mais cedo.
Daí a importância da conciliação contábil. Além disso, outros benefícios envolvem:
- Consegue provar valores, datas e movimentações em caso de necessidade;
- Oferece segurança financeira e jurídica para a empresa;
- Contribui para o monitoramento o fluxo de caixa e balanço patrimonial;
- Evita que sua empresa pague multas por atrasos ou falhas no cumprimento de obrigações fiscais;
- Previne erros recorrentes, diminuindo riscos financeiros;
- É essencial para as demonstrações contábeis;
- Gera dados para comparar cenários e realizar projeções;
- Auxilia na transparência, compliance e atração de investimentos para seu negócio.
Mas afinal do que se trata a conciliação contábil?
Em linhas gerais, esse processo consiste em uma conferência das contas contábeis de uma companhia em ciclos que usualmente são semanais, mensais ou semestrais.
Essa rotina é determinante para oferecer uma visão minuciosa das movimentações financeiras de uma empresa.
Durante a conciliação contábil, há também o registro e acompanhamento dos dados das transações comerciais e que podem ser combinadas com outras conciliações para uma visão ainda mais ampla do negócio, incluindo:
Conciliação fiscal
Por meio da conciliação fiscal, essencialmente, uma empresa evita maiores riscos com o Fisco, eliminando inconsistências de dados e processos incorretos em suas principais entregas fiscais.Para tanto, os processos de conciliação incluem a revisão de todas as informações fiscais para garantir assertividade nos dados escriturados. Outro passo importante consiste na padronização e centralização de dados que serão escriturados no SPED EFD. Com isso, a empresa potencializa seu relacionamento com os órgãos fiscalizatório e garante um crescimento com segurança fiscal.
Conciliação de pagamentos
A conciliação de pagamentos é um processo contábil que faz o levantamento dos valores que serão pagos pela empresa, podendo ser referentes aos pagamentos de funcionários e/ou fornecedores. A execução eficiente dessa etapa gera bons frutos para as empresas, pois ela garante uma boa relação com seus stakeholders e evita que as finanças fiquem no vermelho. Além disso, a partir da conciliação financeira de pagamentos, é possível negociar prazos, mover capital e administrar de forma preditiva o setor financeiro.
Conciliação bancária
Nesta etapa, o empreendedor precisa analisar as entradas e saídas em extratos bancários, para verificar se os valores esperados foram movimentados corretamente. Acompanhar estas transações é indispensável para a conciliação financeira geral do negócio, pois mantém o fluxo de caixa atualizado, e a empresa tem noção ampla do seu saldo. A conciliação bancária permite ainda que o gestor veja as tarifas cobradas pelos bancos para cada operação, além de ter os extratos de pagamento guardados para futuras consultas e comprovações. Outro ponto neste processo é o acompanhamento das cobranças creditadas nas contas bancárias.
Quais são os erros comuns na conciliação contábil para grandes empresas?
Comumente, na conciliação contábil é identificado alguns erros recorrentes. São eles:
- Datas que não convergem;
- Erros em lançamentos de valores;
- Juros maiores do que o acordado;
- Pagamentos duplicados;
- Não identificação de depósitos.
Estes ocorridos podem estar relacionados à instituição financeira, e terem origens desde erros de digitação ou valores não correspondentes.
Não verificar e acompanhar o valor dos juros de empréstimos e de investimentos nos bancos é outro ponto dentro das falhas de gestão.
O erro humano é um dos mais comuns nos processos financeiros e contábeis de uma empresa, principalmente quando feitos de forma manual.
Por isso, uma conciliação financeira atenta e estratégica é fundamental.
Ao acompanhar e comparar os dados diariamente, por meio do uso de soluções inteligentes, é possível minar a possibilidade de erros e aumentar a consistência das informações financeiras de uma empresa.
Outro erro presente é a falta de continuidade na atualização das informações financeiras das empresas.
O recomendado é que o registro das atividades seja diário, pois a soma desses dados é utilizada para tomadas de decisões e melhoria do controle financeiro.
Sem uma atualização contínua dos processos de conciliação, uma empresa pode perder uma oportunidade de negócio, ter problemas em auditorias ou com o FISCO, gerando, consequentemente, prejuízos financeiros.
Deste modo, se atente a organização. Mantenha atualizada as informações relativas às vendas, recebimentos, balanços e saldos contábeis.
Qual a importância dos controles financeiros para a conciliação contábil para grandes empresas?
Controles financeiros são métricas cujo objetivo principal consiste em medir, avaliar e gerar relatórios que demonstram a situação econômica de um empreendimento.
Quando bem executados dentro de uma cultura organizacional de qualidade, a empresa consegue corrigir falhas, evitar gastos desnecessários e manter a saúde financeira do negócio.
Vale frisar que os controles financeiros podem ser divididos em: controles preventivos, investigativos/analíticos e corretivos.
Respectivamente, o primeiro objetiva evitar que falhas na gestão financeira venham a ocorrer.
O segundo, em sequência, apoia a empresa na detecção de falhas/fraudes/processos errôneos, de modo a aumentar sua transparência.
E por fim, o último atua diante de um problema ou gargalo financeiro que já existe, auxiliam em sua superação.
Ou seja: os controles financeiros, junto com os processos de conciliação são determinantes, em conjunto, para uma gestão financeira de qualidade.
Por que investir na automação da conciliação contábil?
Uma gestão com processos e controles financeiros eficientes deve também levar em conta tecnologias que apoiem seu time de colaboradores.
Para isso, a Dattos é uma plataforma líder na automação e conciliação de processos contábeis.
Centralizar os processos e as informações (financeiras, contábeis e de demais áreas) ajuda a gerar mais valor para o negócio, aumentando a confiança por meio de uma estrutura padronizada, dados assertivos e seguros.
Assim, pensando em um movimento de transformação digital que, de fato, traga resultados, um dos passos importantes é automatizar rotinas operacionais de áreas como a contábil.
Entretanto, não basta apenas automatizar processos, é preciso escolher as melhores soluções do mercado que garantam uma digitalização sem riscos das informações contábeis do negócio.
Com a Dattos, é possível implementar toda a automação de suas conciliações contábeis, contando ainda com interfaces dinâmicas e a possibilidade de analisar, de modo minucioso, cada movimento financeiro das suas contas.
Por meio da automação de conciliações, é possível reduzir custos e eliminar chances de erros manuais em processos repetitivos, tornando suas operações mais ágeis e ainda ampliando o potencial de crescimento do negócio.
O primeiro passo – é um dos mais importantes – é investir em ferramentas que de fato sejam parceiras nessa transformação.
Afinal de contas, tarefas manuais e processos descentralizados podem ser problemas sérios para qualquer empresa.
Soluções como a Dattos podem empoderar os times financeiros e contábeis a tomarem decisões mais assertivas, sendo uma fonte de informações confiáveis para qualquer empresa.
Com a nossa plataforma, você consegue ainda:
- Ter uma visão geral do seu negócio com uma plataforma que potencializa e acelera o processo de análises financeiras de empresas;
- Automatizar seus processos e, consequentemente, ganhar agilidade e inteligência nas rotinas gerenciais;
- Contar com um acompanhamento contínuo das finanças de sua empresa, favorecendo o equilíbrio e controle;
- Reduzir riscos, custos e tornar seu departamento financeiro estratégico e ágil com segurança e qualidade dos dados.
Como vimos, a conciliação contábil é um importante instrumento dentro dos processos gerenciais de uma empresa.
Para a área de gestão financeira, estamos falando de rotinas que oferecem suporte, segurança e dados estruturados para tomadas de decisões e gerenciamento de crises.
Deste modo, certifique-se de compreender todas atividades e processos que envolvem a conciliação contábil, para que seu empreendimento colha resultados positivos.
Além disso, como vimos, ao investir na automação desse processo, os riscos serão reduzidos e suas equipes ganharão mais eficiência no dia a dia.
Nesse sentido, combine uma conciliação contábil eficiente com outras etapas da gestão financeira que listamos neste artigo e bons negócios!
Assista ao vídeo a seguir e confira como é fácil automatizar a reconciliação contábil para grandes empresas.
