O Brasil é um dos países mais desafiadores do mundo pelo ponto de vista da complexidade tributária. Isso, por sua vez, aumenta a necessidade de uma política rígida de compliance fiscal, de modo que as empresas possam crescer com segurança e manter uma relação de transparência com o FISCO Brasileiro.
De acordo com o relatório Doing Business 2020, do Banco Mundial, por exemplo, o país conta com um dos ambientes de negócio que dificulta o dia a dia das empresas, tendo como pior indicador a burocracia de seu sistema tributário.
Não por acaso, o ranking internacional Tax Complexity Project — criado pelas universidades alemãs de Munique e Paderborn — coloca o Brasil no topo do ranking global de complexidade tributária.
Daí a necessidade de um conjunto de ações e processos de gestão fiscal que garantam o cumprimento das obrigações acessórias e uma rotina mais eficiente para o cálculo e pagamento de impostos nas empresas.
É válido frisar que, também segundo o Doing Business, as companhias do país levam, em média, 1501 horas por ano no gerenciamento de seus tributos.
Levando em conta todo esse cenário, no artigo de hoje, elaboramos um guia prático para que sua empresa estruture uma política ampla de compliance fiscal.
Boa leitura!
O que é compliance fiscal e qual a importância da conformidade fiscal?
Antes de tudo, precisamos entender com mais detalhes o conceito de compliance e sua relação com a área fiscal.
De modo bem objetivo, compliance, em tradução livre para o português, significa conformidade, e é frequentemente utilizado para descrever um conjunto de ações que visam o cumprimento das normas legais que regem as atividades exercidas por uma companhia.
Nesse sentido, o compliance fiscal envolve, basicamente, o cumprimento das normas tributárias e contábeis que se aplicam ao dia a dia de uma organização.
Dentro desse escopo de ações, podemos incluir, por exemplo:
- O estabelecimento de controles financeiros e contábeis para mitigar riscos de fraudes nos processos da organização;
- O acompanhamento contínuo da legislação tributária do país;
- O cálculo correto e o devido pagamento de impostos que incidem sobre as atividades de uma empresa;
- A entrega das obrigações acessórias nos períodos determinados pelo FISCO;
- A aplicação de processos eficientes de gestão fiscal para melhoria das rotinas de uma empresa.
Além desse aspecto mais amplo — relacionado com o ambiente de negócios do país — o compliance fiscal também se refere a um conjunto políticas estabelecidas pela própria companhia para garantir uma boa relação com stakeholders visando a conformidade dos processos empresariais a princípios de transparência e conformidade.
Assim, de modo resumido, o compliance fiscal está relacionado com as responsabilidades tributárias e a implementação de uma série de práticas e ferramentas para que a empresa se adeque às leis do país.
Para isso, a organização define políticas de compliance, que precisam ser seguidas pelos seus colaboradores em todas as camadas do negócio.
Estas políticas precisam se adequar a natureza jurídica e enquadramento tributário de cada negócio, afinal, não prestar contas de uma atividade pode acarretar em multas e até fechamento dos negócios.
Deste modo, atente-se às particularidades da sua organização para realizar as devidas prestações de contas aos órgãos fiscalizadores.
Estabelecer, assim, uma política de compliance significa redigir práticas documentadas com normas, regras e guias que cada departamento precisa realizar em suas rotinas de trabalho.
Naturalmente, a organização também necessita de um departamento responsável pelo compliance fiscal, para validar as informações, conciliar dados, monitorar prazos e revisar informações antes de serem enviadas ao Fisco.
Vale pontuar que uma eficiente política de compliance fiscal somente é possível com apoio de todos os colaboradores, pois facilita a adequação às leis prevenindo falhas operacionais e eventuais fraudes.
Por fim, outro ponto importante que merece ser considerado em todo esse conjunto de ações inclui a aplicação de novas tecnologias para a automação de processos tributários capazes de aumentar a inteligência fiscal e a segurança das políticas de compliance de sua empresa.
Siga a leitura para saber mais!
Quais as 5 etapas para estruturar uma política de compliance em sua empresa?
Agora que você entende os princípios que norteiam o conceito de compliance e sua importância para a área fiscal, confira alguns passos para estruturar uma política de compliance assertiva em sua empresa.
Faça uma análise dos riscos fiscais de sua empresa
O primeiro passo para o sucesso de uma política de compliance fiscal envolve a análise dos processos atuais da área tributária e dos riscos aos quais sua empresa está eventualmente exposta.
Comece, por exemplo, o nível de segurança dos seus controles financeiros, os gargalos na entrega de obrigações e, até mesmo, possíveis problemas anteriores na gestão de tributos — como o atraso ou pagamentos a mais.
Esse passo é importante para planejar suas ações futuras de compliance fiscal e para aumentar a transparência sobre os processos de sua empresa.
Atrelado a esse movimento, já é possível considerar investimentos na área de automação fiscal, que podem auxiliar na centralização de documentos, padronização de informações tributárias e a checagem e conciliação de dados antes do envio de obrigações acessórias ao Fisco.
Acompanhe as obrigações acessórias e mudanças fiscais do país
E por falar em obrigações acessórias, antes mesmo da entrega desses documentos e arquivos para o SPED Fiscal, é fundamental que sua empresa conte com especialistas que façam um acompanhamento contínuo das mudanças tributárias do país.
Afinal de contas, um dos principais elementos que aumentam a complexidade do ambiente de negócios brasileiro envolve o dinamismo de nosso sistema fiscal.
Segundo o IBPT (Instituto Brasileiro de Planejamento e Tributação), desde a promulgação da Constituição Federal de 1988, mais de 320 mil normas tributárias foram criadas no país.
O dado é impressionante e significa, basicamente, que a cada dia útil, são criadas ou atualizadas 46 obrigações de ordem fiscal.
Só no âmbito das obrigações acessórias do SPED, temos os seguintes documentos que precisam ser acompanhados pelo departamento fiscal, conforme a atividade de sua empresa:
- NF-e — Nota Fiscal Eletrônica;
- NFS-e — Notas Fiscais Eletrônicas para Bens e Serviços;
- CT-e — Conhecimento de Transporte Eletrônico;
- NFC-e — Nota Fiscal Eletrônica para Consumidores;
- MDF-e — Manifesto Fiscal Eletrônico;
- Documentos e escriturações atreladas ao eSocial;
- ECD — Documentos Digitais de Escrituração Contábil;
- ECF — Escrituração Contábil Fiscal;
- EFD-Contribuições;
- EFD-ICMS/IPI;
- EFD-Reinf — Escrituração Fiscal Digital de Retenções e Outras Informações Fiscais;
- e-Financeira.
Diante desse montante de documentos, fica clara a importância de uma solução de automação fiscal capaz de aumentar a confiabilidade e transparência de seus dados antes da entrega de obrigações ao FISCO, otimizando assim seus processos de gestão e os níveis de compliance da empresa.
Aprimore processos e controles financeiros
Mas esse processo de automação deve ser acompanhado com uma revisão das rotinas de gestão fiscal e, ato contínuo, dos controles financeiros que garantem uma maior segurança da empresa diante da exposição a riscos e eventuais fraudes.
A partir dessa revisão, a própria governança corporativa da companhia como um todo tende a ficar fortalecida, favorecendo a atração de investimentos e a adequação aos princípios de ESG que hoje são uma tendência no mercado.
É válido frisar que quando processos fiscais e controles financeiros não são bem estruturados, eles sujeitam a empresa a erros analíticos, falhas em projeções que geram processos ineficazes e informações de pouco valor.
Além disso, há um impacto no planejamento tributário da empresa, haja vista que a falta de controles pode contribuir para que a empresa deixe de aproveitar créditos, pague impostos a maior ou mesmo esteja enquadrada em um regime pouco benéfico para o seu negócio.
Nesse sentido, a revisão de rotinas fiscais é um passo premente para o compliance de uma organização.
Estruture um departamento e uma política de compliance fiscal
Para contar com normas internas bem estabelecidas, a empresa precisará de profissionais dedicados à aplicação dos princípios de compliance que, por sua vez, precisam ser documentados e difundidos por meio de uma política conhecida em todos os níveis da empresa.
Assim, será possível que diferentes processos sejam melhorados, incluindo, por exemplo, a gestão dos impostos e a relação com investidores da empresa.
Automatize suas rotinas de gestão fiscal
Finalmente, a automação das rotinas de gestão fiscal são fundamentais para que sua empresa garanta a segurança no controle de processos tributários e ainda ganhe tempo para se dedicar a atividades estratégicas e relacionadas com o core business do seu negócio.
Por meio da aplicação de tecnologia na área fiscal, é possível economizar até 70% do tempo gasto em conciliação contábil e fiscal e assim garantir que suas entregas (de obrigações ao pagamento de impostos) sejam realizadas nos prazos e mitigando riscos sobre os dados tributários.
Quais os benefícios do compliance fiscal para sua empresa?
Ao longo deste artigo, você já pode conferir alguns dos benefícios que o compliance fiscal pode trazer para a sua empresa, não é mesmo?
Para facilitar, logo abaixo resumimos alguns deles para você:
- Maior segurança e mitigação de erros no preenchimento e entrega de obrigações acessórias ao SPED Fiscal e relação assertiva com o FISCO;
- Redução de custos com pagamentos a mais de impostos e multas por atraso na gestão de seus impostos;
- Aplicação de políticas internas que se adequam às normas contábeis, fiscais e leis como a Anticorrupção e Sarbanes-Oxley;
- Difusão de uma cultura orientada a dados, a partir da revisão de processos e automação fiscal que aumentam o potencial estratégico de suas informações financeiras e fiscais;
- Maior transparência nos processos de gestão fiscal;
- Potencial atração de investimentos com uma cultura alinhada com princípios de ESG;
- Eficiência no planejamento tributário da empresa.
Como a Dattos pode ajudar a garantir a conformidade fiscal do seu negócio?
Como vimos, a automação fiscal é uma grande aliada das empresas para que elas superem os desafios da complexidade tributária brasileira e, consequentemente, aumentem a qualidade de seus processos de compliance.
Para tanto, você pode contar com a Dattos, uma plataforma líder na automação e conciliação de dados contábeis, fiscais e financeiros, rotinas que contribuem diretamente com a governança corporativa.
Conforme observado anteriormente, a Dattos reduz ainda também em até 70% o tempo gasto em conciliação contábil, financeira e fiscal.
Ferramentas eficazes como esta dão ao gestores insumos para aprimorar os sistemas de controles internos, garantindo que as informações extraídas e registradas sejam confiáveis e favoreçam os processos de tomada de decisão de sua empresa.
Assim, ao implementar os passos listados aqui e difundir uma cultura de conformidade — tendo na tecnologia uma aliada para ganhar escala e segurança em suas rotinas de gestão tributária — sem dúvidas, o compliance fiscal de sua empresa irá ser otimizado!
E se você quer ter mais confiança em seus processos e validações, que tal um conteúdo exclusivo para tornar seu time contábil e fiscal cada vez mais produtivo? Confira!
