A automação fiscal se destaca como um diferencial que oferece às empresas agilidade, produtividade e segurança. Em um contexto de complexidade tributária brasileira, essa abordagem se torna ainda mais crucial para a área fiscal.
O departamento fiscal enfrenta desafios constantes, desde o preparo, declaração e pagamento de impostos até os processos de auditoria. O Brasil é líder no ranking global de complexidade tributária, com empresas levando em média de 1.483 a 1.501 horas para quitar tributos, de acordo com dados do Banco Mundial.
Além disso, outras obrigações fiscais, como preencher e entregar obrigações acessórias e acompanhar fiscalizações, aumentam a complexidade das tarefas desse setor. Uma pesquisa da Deloitte revelou que as horas trabalhadas com questões fiscais podem chegar a incríveis 34 mil por ano, dependendo da empresa.
Esses números destacam a demanda do setor e evidenciam como a automação fiscal pode ser a solução para impulsionar a produtividade e fortalecer a competitividade das empresas. Além disso, a digitalização abre caminho para uma cultura data-driven, permitindo que as empresas obtenham informações valiosas para a geração de insights e o planejamento estratégico.
Neste artigo, vamos explorar os benefícios específicos da automação fiscal, apresentando exemplos práticos e demonstrando por que sua empresa deve aderir a essa tendência. Aproveite a leitura!
Qual o papel da área fiscal dentro das empresas?
As operações fiscais são determinantes para a existência legal de uma empresa. Além de ajudar a promover o posicionamento e expansão do negócio, a área existe para se alinhar aos órgãos de fiscalização do país.
Nesse sentido, os riscos de uma operação fiscal inconsistente podem incluir:
- Penalidades e multas;
- Autuações em auditorias;
- Perdas financeiras em caso de perda dos prazos;
- Falta de planejamento tributário e aproveitamento de créditos fiscais;
- Falhas de preenchimento nas obrigações acessórias;
- Redução de transparência e atração de investidores.
Tais riscos são recorrentes na gestão fiscal e ocorrem em diversas empresas, independente do tamanho ou segmento.
Para evitar os itens listados, é necessário que a corporação traga processos e soluções automatizadas, além de treinar sua equipe para operar e criar metodologias de trabalho que otimizem o uso de ferramentas inteligentes.
Assim, a sua equipe manterá as entregas ao Fisco em conformidade com as exigências do país, fortalecendo seus processos de governança.
Automação fiscal: o que é?
De forma objetiva, automatizar significa a implementação de um sistema inteligente que opere tarefas burocráticas e repetitivas de forma eficiente.
É possível, em suma, entender a automação como um conjunto de tecnologias capazes de substituir operações manuais.
Neste sentido, a automação de processos é uma etapa decisiva da transformação digital que traz um novo mindset, mudando muitos setores, incluindo a área fiscal.
A automação fiscal é realizada por meio de plataformas inteligentes que gerenciam etapas diversas como:
- Emissão e gestão de notas fiscais;
- Lançamentos contábeis e balanços;
- Acompanhamento em tempo real de atualizações tributárias;
- Escrituração, apuração e pagamento de impostos;
- Geração de relatórios;
- Conciliação e reconciliação fiscal e contábil.
Dessa forma, estamos falando de um conjunto de soluções digitais que são os responsáveis por otimizar atividades e rotinas de profissionais do setor fiscal, promovendo a automação necessária para aumentar a produtividade, conformidade e transparência de um negócio.
As mudanças dos processos que antes eram manuais, consegue também reduzir os erros, diminuir custos e potencializar a saúde financeira do negócio.
Além disso, a automação fiscal possibilita que os especialistas da área consigam fornecer dados mais assertivos para suas análises e melhorar a tomada de decisão.
Por que implementar a automação fiscal?
Como vimos, a automação fiscal pode simplificar os processos, reduzir custos e erros, e trazer agilidade no cumprimento das regras tributárias vigentes.
Por isso, uma empresa precisa de uma solução robusta, que consiga trazer segurança para os processos e a garantia de eficiência nas diversas etapas da gestão fiscal.
Assim, investir em um software de automação é crucial para o sucesso de uma empresa.
No momento da escolha, a empresa deve optar por uma tecnologia que atenda fatores como:
- A capacidade de conciliação dos processos fiscais da empresa;
- Poder de centralização de todos os dados financeiros/fiscais e contábeis em uma única plataforma;
- Acompanhamento em tempo real dos controles internos e fechamentos;
- Geração de indicadores (KPI) financeiro;
- Segurança na execução dos processos.
Após escolher uma boa ferramenta, sua corporação poderá usufruir dos benefícios que listamos a seguir!
Gestão à distância na automação fiscal
Após a pandemia, o trabalho remoto virou uma realidade mais presente, mas essa é uma tendência que não vem de hoje.
Movimentos como o anywhere company/office, já implementavam modelos de negócios não dependentes de um escritório tradicional, utilizando o meio digital como principal canal para realização de suas operações de backoffice.
Neste caso, com a automação fiscal, a companhia consegue adotar modelos de gestão híbridas ou plenamente a distância, sem pôr em risco sua segurança tributária.
Segurança tributária
E por falar em segurança tributária, anteriormente citamos a importância da consistência das informações empresariais e quais prejuízos podem surgir diante, por exemplo, de inconsistências detectadas em processos de auditoria.
A automação fiscal, em contrapartida, auxilia no processo de verificação das informações tributárias de uma empresa, fortalecendo rotinas de conciliação.
Além disso, essas ferramentas conseguem estabelecer critérios de acessos e hierarquias, principalmente quando há confidencialidade das informações.
Isso aumenta a segurança das informações com armazenamento criptografado e, ao mesmo tempo, flexibilidade para acesso via nuvem.
Integração de dados e departamentos
A automação fiscal permite, também, a integração dos dados financeiros da empresa, o que facilita a busca e acesso pelas informações desejadas e visão 360º para todos os gestores do negócio.
Consequentemente, com a centralização das informações, o controle sobre os dados do negócio aprimora processos e o alinhamento das equipes.
Uma vez que as informações são centralizadas, é possível corrigir eventuais inconsistências, a tempo de evitar transtornos com o Fisco.
Como já reforçado, esses dados íntegros reduzem, ainda, possíveis problemas em auditorias e dão mais agilidade também para toda a gestão financeira da empresa, sendo uma das principais razões para o investimento em automação.
Neste caso, o recomendado é que o registro das atividades seja diário, pois esses dados são úteis para tomadas de decisões e melhoria dos controles do negócio.
Sem uma atualização contínua, uma empresa pode também perder oportunidades de investimento, haja vista que seus processos de governança ficam menos transparentes para os stakeholders.
Sobre esse ponto, um relatório da Trintech mostra que 45% dos profissionais na área de finanças não se sentem confiantes em relação aos números colhidos e analisados.
Esta insegurança provém da falta de visão panorâmica do departamento, e por isso há a necessidade de um controle centralizado dos dados financeiros por meio da automação de áreas como a fiscal, de modo que seja possível superar os desafios que fazem parte do cotidiano de qualquer companhia.
Mais agilidade e produtividade das equipes fiscais
Quando empresas organizam suas operações por meio de planilhas, os riscos de erros no acompanhamento fiscal são inevitáveis e podem trazer um prejuízo imenso para o negócio.
Mas não é só isso: todo esse processo é moroso e gera perda de produtividade para as companhias.
Em contrapartida, a partir de uma solução eficaz que visa garantir uma contabilidade fiscal assertiva e automatizada, sua empresa ganha maior agilidade nos processos e pode direcionar o trabalho de suas equipes para questões mais estratégicas.
Melhoria da tomada de decisões
Somados todos os benefícios, por fim, o poder de decisão dos gestores é maximizado, contribuindo para a evolução dos processos financeiros, fiscais, contábeis e consequente diferenciação que favorece o sucesso do negócio.
Está preparado para trazer a automação fiscal ao seu negócio?
Sem dúvidas, a automação fiscal é um meio de reduzir custos, diminuir erros e aumentar a produtividade.
Os dados tributários de uma empresa, independentemente do setor, são fontes ricas para a tomada de decisões e podem reverter um cenário de ineficiência que ocorre, inclusive, nas grandes empresas.
Diante desse cenário, a automação da área fiscal é um passo decisivo para a digitalização de sua companhia e tudo isso gera mais qualidade, redução de custos e possibilidade de direcionar suas equipes para atividades mais estratégicas.
Você está preparado para dar esse passo em prol do crescimento do seu negócio? Nesse vídeo, entenda como a Plataforma Dattos pode ser uma boa solução para você!
