Riscos do uso de planilhas são, muitas vezes, minimizados dentro das grandes organizações. Afinal, as planilhas financeiras são, há décadas, importantes sistemas de gestão de diferentes tipos de dados no dia a dia das equipes financeiras. E existem incontáveis motivos para isso, que não estão sendo questionados.
O ponto é: com o volume de dados gerados por grandes empresas crescendo 63% todos os meses, será que ainda é viável gerenciar essas informações somente em planilhas? Qual o nível de risco que essa prática pode trazer para os resultados da empresa? Segundo estudos da University of Hawaii, 88% das planilhas contêm erros. Ou seja: o risco de usar planilhas na gestão empresarial é muito alto.
A ferramenta mais comum do mundo para realização de análises em planilhas é o Excel, que tem seus dias de glória, mas também volta e meia é transformado em um vilão. As empresas precisam desmistificar essa situação e entender, de fato, quais são os pontos positivos e de atenção relacionados ao uso desse recurso.
Planilhas não devem ser abolidas no mundo das finanças. Elas são aliadas e podem ajudar muito na gestão financeira, porém possuem grandes limitações e são altamente falíveis. Por isso, o que precisa acontecer em paralelo é o uso de tecnologia e automação para consolidar as informações e análises das planilhas.
O que são planilhas financeiras?
Planilhas financeiras são documentos que concentram informações e dados relativos aos recursos monetários das empresas. Ou seja, tudo que tem relação com finanças, movimentações, saldos, pagamentos, recebimentos, patrimônio etc. está presente lá.
Historicamente, os riscos do uso de planilhas financeiras ficam evidentes em casos de empresas que perderam milhões ou bilhões de dólares por conta de erros em planilhas. Alguns dos motivos mais comuns que levam a isso são a dificuldade de manipulação por mais de um usuário ou equipe e o grande volume de dados a ser gerenciado.
Você sabe quantas horas a sua equipe de analistas gasta hoje para compilar, tratar e analisar manualmente todos os dados da operação financeira? Ou, então, quanto tempo esses profissionais investem da sua rotina em localizar qual arquivo está em qual planilha, ou qual versão da planilha é a mais atualizada?
Esse tipo de cenário compromete de forma significativa a produtividade das equipes e, também, a acuracidade e qualidade das informações apresentadas nos fechamentos e relatórios.
Riscos do uso de planilhas: prejuízos e rombos financeiros
Um dos principais motivos pelos quais é fundamental olhar mais para os desafios do controle financeiro por meio de planilhas é o risco de prejuízos e rombos. Veja, a seguir, alguns relatos de casos que permeiam as redes sociais trazendo fatos que já aconteceram na história mundial, e os motivos que levaram a esses deslizes dentro das planilhas.
#1 Erros de manipulação em planilhas
Um número digitado errado, um sinal de subtração que não foi adicionado, ou mesmo um erro de formatação em uma célula. Esses são cenários muito comuns para quem trabalha com preparação e análise de dados financeiros. Mas, você já parou para pensar no impacto que esse tipo de erro pode ter na sua operação?
Em 2003, a empresa canadense de energia TransAlta viu seu patrimônio líquido ser reduzido em 10% da noite para o dia, com a perda de U$$ 24 milhões. Isso aconteceu devido a uma ação de “copiar e colar” dados entre planilhas que desordenou linhas e mudou suas atribuições de valores.
A padronização e parametrização dos processos nas operações financeiras é fundamental para garantir a qualidade do relatório final. Por isso a importância de contar com um software de gestão automatizado, e não confiar somente em planilhas, que são passíveis de erros. Veja mais sobre a importância de dados corretos.
#2 Dificuldade de identificação de erros
Em meio ao crescente volume de dados e de tarefas manuais repetitivas, torna-se insustentável e cada vez mais difícil evitar e, até mesmo, identificar a ocorrência de erros em planilhas. Foi o que aconteceu em 1994, com o Fidelity’s Magellan Fund, que perdeu US$2.6 bilhões em dividendos por um erro de digitação em uma planilha que não foi percebido a tempo
Uma tecnologia que ajude a sua empresa a erros e divergências nos dados é muito mais eficaz do que se expor aos riscos do uso de planilhas. A Dattos identificou mais de R$130 bilhões em inconsistências financeiras no ano de 2022, ajudando grandes grupos econômicos em suas justificativas e, assim, evitando prejuízos na operação.
#3 Perda de dados e informações
Dentre os riscos do uso de planilhas em operações financeiras, um dos mais preocupantes é a perda de dados e informações. A financeira JP Morgan passou, em 2012, por uma situação altamente crítica devido a não identificação de um erro de “copiar e colar” que ocasionou a perda de dados de uma planilha.
Com isso, as planilhas que iriam alimentar um relatório de avaliação de riscos foram preenchidas com informações imprecisas e o impacto chegou: mais de US$6 bilhões perdidos na bolsa de valores de Londres.
#4 Desconfiança e insegurança dos dados
Quando se fala em operações financeiras de grandes grupos econômicos, todo cuidado é pouco. Afinal, os valores movimentados são muito altos e a responsabilidade em relação a eles também, de modo a garantir que a empresa esteja dentro das boas práticas de governança.
Gerar relatórios financeiros precisa ser algo confiável e seguro, visto que eles embasam a tomada de decisões dos executivos e boards. A Barclays Capital, por exemplo, foi a prova viva em relação aos riscos do uso de planilhas quanto à confiabilidade para este tipo de ação.
Em 2008, durante uma operação de aquisição de ações do banco Lehman Brothers, os responsáveis pelas planilhas optaram por ocultar as linhas referentes aos contratos que não desejavam adquirir, deixando visíveis somente as que eram desejadas.
No entanto, na hora de exportar essa planilha, não foi percebido que as linhas estavam todas visíveis, mesmo as que tinham sido ocultadas. Assim, a empresa acabou precisando adquirir todos os contratos ali marcados, resultando em um prejuízo tão alto que jamais foi revelado.
#5 Riscos do uso de planilhas para organizar informações
Pode parecer uma das etapas mais básicas, mas a falha na organização de informações é um dos maiores riscos do uso de planilhas nas operações financeiras. Desde a coleta dos dados, passando pelo seu armazenamento e inserção em diferentes planilhas, até o tratamento e análise desse material.
Todo esse processo, quando realizado de forma exclusivamente manual, está altamente sujeito a erros. Veja o caso da Kodak, por exemplo, que em 2005 experimentou a terrível sensação de perder 31% do valor de suas ações na bolsa devido a um erro de digitação de alguns “zeros” a mais em uma planilha.
Ao organizar os valores devidos em processo de rescisão contratual de funcionários, a empresa registrou um valor errado, que gerou grande impacto na percepção dos investidores e do mercado como um todo, levando à queda das ações. Reputação e idoneidade também têm a ver com organização de informações, e isso não combina com planilhas.
Quais são as desvantagens do Excel
Além da insegurança para os dados, vimos aqui nesses casos listados anteriormente que as planilhas financeiras quando trabalhadas no Excel geram uma importante dificuldade para organizar as informações e perda de produtividade com maior chance de erros.
Além disso, outras desvantagens do Excel são:
- Seu processo não é desenhado para trabalho simultâneo por várias pessoas;
- É difícil adicionar notas e comentários para registro de arquivos e histórico de ações;
- Depende de atualização manual e criação de fórmulas para realizar análises;
- Não suporta grandes volumetrias de dados;
- É altamente sujeito a falhas, erros e perda de dados.
Para uma operação que busca por excelência na garantia da saúde financeira do negócio, não é mais viável depender somente deste tipo de recurso.
Riscos do uso de planilhas: um problema de preparação de dados
O ponto em comum entre todos esses riscos do uso de planilhas está na imprecisão durante a preparação de dados, com a falta de automatização dos processos. Isso porque a repetição exaustiva de atividades de preparação de dados e análise em planilhas tem grandes chances de levar ao erro.
A preparação de dados é o processo de compilar, limpar e transformar dados antes de processá-los e analisá-los. Esta é uma etapa fundamental para garantir a qualidade dos dados entregues nas análises e relatórios financeiros. Quando feito de forma manual, o processo consome muito tempo e energia dos profissionais.
Segundo dados de uma pesquisa conduzida pela CrowdFlower, cientistas de dados gastam aproximadamente 80% do seu tempo na etapa de preparação de dados, entre as tarefas de limpar e organizar os dados (60%) e organizar conjuntos de dados (19%). Além disso, a pesquisa descobriu também que 76% desses profissionais veem na preparação de dados a atividade menos prazerosa do seu dia a dia.
E no mundo dos analistas de dados financeiros não é diferente. Sabe aquele seu profissional que gasta horas, às vezes até dias, separando documentos, coletando e imputando dados em várias planilhas, depois juntando todas as informações e torcendo para elas coincidirem? Ou a cobrança do departamento pessoal com relação ao volume de horas extras que o financeiro está pagando aos colaboradores?
Como substituir as planilhas: preparação de dados em nuvem
Uma preparação de dados bem feita, por meio de tecnologia em nuvem, é a solução para todos esses problemas e pode substituir a confiança completa que você deposita nas suas planilhas.
Esse tipo de sistema automatizado possibilita análises de dados eficientes, reduz as chances de erros e imprecisões do processamento de informações e faz com que os dados preparados sejam acessíveis para todos os usuários.
Um exemplo de como você pode resolver esse problema com um fornecedor nacional e altamente disponível é a plataforma Dattos. A tecnologia permite que sejam criados fluxos de preparação de dados financeiros padrão, para serem replicados mês a mês com os novos arquivos, e que esses fluxos fiquem salvos em filtros rápidos para visualização.
Além disso, seu time consegue trabalhar os dados preparados em análises tabulares sem limites de linhas e com atualização em tempo real. Agende agora um diagnóstico!
