A conciliação contábil é um processo essencial para garantir a saúde financeira de uma empresa. Ela compara os registros internos com fontes externas, como extratos bancários e faturas de fornecedores, para assegurar que todas as transações estejam corretas.
Mas, além de garantir precisão, a conciliação contábil é crucial para cumprir normas e regulamentações contábeis. Ela também previne fraudes e erros que podem prejudicar a empresa. Com a automação, esse processo se torna mais rápido e eficiente, reduzindo a chance de erros humanos.
Neste artigo, vamos explicar de forma simples o que é a conciliação contábil, seus objetivos e benefícios, como implementá-la de maneira eficaz na sua empresa e por que automatizar esse processo com a Dattos pode ser uma excelente solução.
Boa leitura!
O que é conciliação contábil?
A conciliação contábil é o processo de verificar se os registros financeiros de uma empresa estão corretos e completos. Isso é feito comparando os dados internos da empresa com fontes externas, como extratos bancários e faturas de fornecedores.
O objetivo é garantir que todas as transações e movimentações financeiras foram registradas corretamente e identificar qualquer discrepância que precise ser corrigida. Ou seja: ela é essencial para manter a precisão e integridade das finanças da empresa, ajudando a evitar erros e fraudes — saiba mais no vídeo abaixo!
Qual a importância da conciliação contábil?
A conciliação contábil é fundamental para assegurar a precisão das informações financeiras. Ela garante que os registros internos correspondam às fontes externas, o que é crucial para a confiabilidade dos demonstrativos financeiros. Além disso, ela é importante para que as empresas:
- Consolidem as informações financeiras, contábeis e fiscais, garantindo que todos os dados estejam corretos e atualizados;
- Garantam a entrega correta das obrigações fiscais, evitando fiscalizações e multas;
- Confirmem, criem controles e protejam as informações financeiras, contábeis e fiscais, mantendo a integridade dos dados;
- Comprovem e confiram valores, além das movimentações das contas de uma companhia, assegurando que todas as transações estejam registradas corretamente;
- Realizem o balanço patrimonial a partir de informações que reflitam a sua realidade com segurança, proporcionando uma visão precisa da situação financeira.
- Auxiliem o processo de auditoria, provando datas, valores e movimentações realizadas pelas organizações;
- Tragam mais acurácia para as projeções financeiras, permitindo previsões mais precisas e confiáveis.
Quais são os principais tipos de conciliação contábil?
Existem diferentes abordagens para realizar a conciliação contábil, cada uma com seu nível de detalhamento e propósito específico dentro da contabilidade. Entre os principais tipos de conciliação contábil, destacam-se:
Conciliação de contas a pagar e a receber
A conciliação das contas a pagar e contas a receber envolve o cruzamento de dados relacionados aos documentos de recebíveis, boletos a pagar, processos de negociação com fornecedores e todas as movimentações de entradas e saídas de uma conta contábil.
Conciliação de estoque
A conciliação de estoque garante que uma empresa mantenha um bom giro de seus produtos, sem comprar um volume excessivo ou insuficiente de itens. Financeiramente, avalia a relação dos dados de compra e saída com os balancetes contábeis.
Conciliação fiscal
A conciliação fiscal evita riscos com o Fisco, eliminando inconsistências de dados e processos incorretos nas principais entregas fiscais. Inclui a revisão de todas as informações fiscais para garantir a assertividade nos dados escriturados e a padronização e centralização de dados no SPED EFD.
Conciliação de pagamentos
A conciliação de pagamentos faz o levantamento dos valores a serem pagos pela empresa, referentes a pagamentos de funcionários, incluindo os dados da folha de pagamento, e/ou fornecedores. Garante uma boa relação com stakeholders e evita que as finanças fiquem no vermelho. Permite também negociar prazos, mover capital e administrar de forma preditiva o setor financeiro.
Conciliação bancária
A conciliação bancária envolve a análise das entradas e saídas em extratos bancários para verificar se os valores esperados foram movimentados corretamente. Mantém o fluxo de caixa atualizado, permite o acompanhamento das tarifas bancárias e guarda os extratos de pagamento para futuras consultas e comprovações.
Qual a diferença entre conciliação contábil sintética e analítica?
Além dos tipos específicos de conciliação, é importante entender as abordagens sintética e analítica na conciliação contábil. A escolha entre as duas dependerá das necessidades específicas da empresa e da complexidade de suas operações financeiras.
Conciliação contábil sintética
A conciliação contábil sintética compara os saldos gerais das contas contábeis com os documentos externos, como extratos bancários. Este método fornece uma visão geral das finanças da empresa, identificando discrepâncias nos valores totais.
É uma abordagem mais macro, focada em assegurar que os saldos das contas sejam consistentes com as fontes externas. A conciliação sintética é útil para identificar grandes variações ou erros significativos que possam impactar os demonstrativos financeiros de maneira abrangente.
Conciliação contábil analítica
A conciliação contábil analítica é mais detalhada e verifica cada transação individual registrada na conta contábil. Comparando os registros internos com documentos externos específicos, como faturas, recibos e comprovantes de pagamento, este método assegura que todas as entradas e saídas estejam corretamente registradas.
A conciliação analítica é essencial para um controle mais rigoroso e detalhado das finanças, permitindo a identificação de pequenas discrepâncias e erros pontuais. Este tipo de conciliação é especialmente importante em auditorias para garantir a conformidade detalhada com as normas contábeis.
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Quais os principais erros cometidos na conciliação contábil?
Conhecer os principais erros a serem evitados na conciliação contábil é crucial para garantir a segurança desse processo. Veja alguns dos erros mais comuns:
- Duplicação de lançamentos: saídas ou entradas nas contas contábeis que foram registradas mais de uma vez. É necessário verificar os lançamentos efetivados e corrigir os lançamentos duplicados;
- Fluxo de caixa com datas divergentes: verificar os valores que entraram no caixa diariamente para evitar divergências de datas;
- Lançamentos de valores com falhas: falhas na digitação de valores, realização de cálculos, pagamentos incorretos e descontos não previstos são erros comuns identificados na conciliação contábil;
- Tributos e juros fora do acordado: verificar se os juros e tributos estão sendo cobrados corretamente, especialmente por terceiros;
- Lançamentos manuais e sem suporte: para uma conciliação contábil em tempo real, é importante utilizar tecnologia que otimiza a rotina e traga mais confiabilidade aos dados financeiros;
- Lançamentos que não consideram a escrituração fiscal: o relacionamento entre as áreas fiscal e contábil deve ser próximo para considerar informações sensíveis de ambas as áreas, permitindo um cruzamento de dados essencial para uma gestão integrada.
Embora existam várias maneiras de corrigir esses problemas, como lançamentos complementares, retificações e estornos, os processos manuais de conciliação contábil ainda são suscetíveis a erros. Isso pode levar a um ciclo de retrabalho, exigindo esforços adicionais da equipe em tarefas que não são o foco principal do negócio.
Evite esses erros e melhore a precisão da sua conciliação contábil! Baixe agora o nosso checklist gratuito e garanta a segurança dos seus processos financeiros.
Como fazer a conciliação contábil (passo a passo)?
Aqui está um guia prático para realizar a conciliação contábil em sua empresa:
Passo 1: garanta que os controles financeiros da sua empresa estejam em dia
Certifique-se de que o controle financeiro interno da sua empresa está correto antes de iniciar a conciliação contábil. Tenha todos os documentos necessários, como:
- Relatórios de fluxo de caixa;
- Balancetes;
- Demonstrativos financeiros;
- Informações tributárias e de juros;
- Relatórios financeiros gerais.
Ter esses documentos organizados é fundamental para o sucesso da conciliação.
Passo 2: identifique e liste todas suas contas contábeis
Liste todas as contas contábeis da sua empresa, também conhecidas como “Plano de Contas Contábeis”. Verifique minuciosamente todas as contas, listando e identificando:
- Tipo de conta;
- Número da conta;
- Dados cadastrais;
- Saldos.
Passo 3: defina o período a ser conciliado
Determine o período para realizar a conciliação contábil. A análise pode ser feita mensalmente, trimestralmente ou até de anos anteriores. A escolha do período deve ser feita de acordo com a necessidade da empresa.
Dica Dattos: comece fazendo a conciliação contábil mensal para que sua equipe entenda o processo e identifique melhorias. Posteriormente, amplie o período sem sobrecarregar a equipe financeira.
Passo 4: organize os documentos
Separe e organize os documentos que darão suporte à conciliação das contas. Esses documentos podem incluir:
- Saldos contábeis;
- Relatórios de fluxo de caixa;
- Arquivos e informações tributárias.
Passo 5: compare os valores contábeis
Com as etapas organizacionais concluídas, é hora de comparar e comprovar os dados. Esta é a etapa principal da conciliação contábil, onde você compara informações de duas bases e verifica sua precisão. Por exemplo, ao comparar o saldo da sua conta bancária com os registros internos, você pode verificar se o valor foi debitado na data e no valor correto, analisando possíveis erros ou diferenças.
Passo 6: faça as correções necessárias
Identifique e corrija divergências entre as bases. Seus controles internos podem diferir dos saldos bancários, por exemplo. Nesta etapa, identifique os erros, faça os ajustes necessários e registre as correções.
Dica Dattos: utilize notas explicativas para identificar divergências e/ou erros. Elas facilitam os processos de auditoria, economizando tempo e dinheiro, e minimizam as chances de problemas durante as auditorias.
Passo 7: compartilhe a conciliação contábil
A conciliação contábil é um documento valioso e confiável quando feito corretamente. Compartilhe o processo e seus resultados com toda a equipe financeira (contábil, fiscal e financeiro) e superiores. Isso garante que as informações contábeis e financeiras da sua empresa estejam corretas e seguras, promovendo transparência e confiança na gestão financeira.
Por que automatizar a conciliação contábil?
A automação na conciliação contábil é um avanço significativo para a gestão financeira. Ela permite que processos manuais e suscetíveis a erros sejam automatizados, aumentando a precisão e a eficiência. Com a automação, as empresas podem:
- Reduzir erros manuais: a automação minimiza a possibilidade de erros humanos na entrada e processamento de dados;
- Economizar tempo: processos que antes levavam horas ou dias podem ser concluídos em minutos;
- Melhorar a precisão: dados são processados de forma consistente e precisa, garantindo que as informações financeiras estejam sempre corretas;
- Aumentar a transparência: a automação proporciona uma visão clara e atualizada dos dados financeiros, facilitando a tomada de decisões.
Quer saber mais sobre os benefícios da automação na conciliação contábil? Assista ao nosso vídeo e veja como a inteligência artificial tem revolucionado a área de finanças.
Como a Dattos ajuda na conciliação contábil?
A Dattos atende às necessidades operacionais das empresas, proporcionando uma solução eficiente e confiável para a gestão financeira. Sua capacidade de integração, automação de tarefas repetitivas e análise de dados em tempo real tornam a plataforma uma ferramenta indispensável para qualquer organização que busca otimizar seus processos financeiros.
Conheça as nossas soluções para conciliação contábil!
Criação da estrutura de pastas
Definição de responsáveis
Acompanhamento e realização dos registros a nível sintético
Monitoramento gerencial através de dashboards atualizados em tempo real
Exemplo prático na Plataforma Dattos
Com a plataforma NoCode e o uso de IA, é possível construir o fluxograma ideal para cada caso. Segue abaixo um exemplo com imagens de uma conciliação de contas a pagar para facilitar esse entendimento:
1. Construção na plataforma para conciliação contábil de contas a pagar
A construção na plataforma começa com uma página em branco onde são informadas as fontes de dados que serão consumidas e quais serão seus tratamentos.
2. Verificação do resultado
Após todo consumo, tratamento e cruzamento das informações de forma automatizada, é feita a verificação do resultado.
3. Dashboards de acompanhamento
Os dashboards de acompanhamento proporcionam uma visão detalhada sobre as conciliações analíticas, permitindo monitoramento em tempo real.
Chegou a hora de transformar a sua conciliação contábil! Que tal conversar com a Dattos?
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