Orçamento base zero: você sabe o que é e qual sua importância? Se manter atualizado sobre as tendências da gestão financeira é um passo crucial para o sucesso de qualquer negócio. E, no presente artigo, apresentamos uma ferramenta que pode trazer mais precisão para os seus processos de planejamento e direcionamento de recursos na empresa: o orçamento base zero. Você já ouviu falar?
Fato é que, apesar de sua importância, muitas empresas ainda cometem falhas em sua previsão orçamentária e na gestão de suas finanças.
Uma perspectiva objetiva desse cenário está presente no estudo Causa Mortis do Sebrae, que avaliou as principais razões para o fechamento de empresas no país. Segundo o levantamento, falhas na gestão financeira estão entre as principais motivações para o encerramento de um negócio antes dos seus primeiros cinco anos.
Em contrapartida, a pesquisa indica que empresas que realizam um acompanhamento rigoroso das receitas e despesas tendem a sobreviver mais no mercado. Tal acompanhamento, vale salientar, é crucial para que uma organização direcione melhor seus investimentos e até identifique gargalos que podem atrapalhar sua jornada de crescimento.
E, como sabemos, para uma empresa cortar custos não é uma tarefa exatamente simples. Em um cenário padrão, uma companhia desenvolve todo o seu planejamento estratégico a partir de uma previsão orçamentária. Todavia, quando essa previsão não é planejada adequadamente, a organização é forçada a fazer cortes.
E ainda há outro pior cenário, em que o planejamento nem chega à fase de implantação. Ou seja: não é colocado em prática, tendo consequências negativas e prejudiciais que envolvem desde a execução de ações estratégicas focadas em expansão até a perda de níveis de compliance e transparência.
Mas a boa notícia é que há solução para isso e elas passam, justamente, por uma revisão de seus processos de gestão financeira a partir, por exemplo, da implementação do Orçamento Base Zero.
Do que se trata o Orçamento Base Zero (OBZ)?
Para trazer uma definição objetiva e clara, pode-se dizer que o Orçamento Base Zero é uma maneira de revisar custos e de definir as prioridades.
A metodologia foi utilizada no caso do Pentágono, em que o custo de manutenção das forças armadas norte-americanas é muito elevado. Assim, periodicamente a metodologia é aplicada para fazer a revisão desses custos e, consequentemente, readequar o planejamento estratégico do órgão de estado americano.
A aplicação do Orçamento Base Zero tem relação direta com as decisões a serem tomadas, elencando hierarquicamente as demandas financeiras, sempre dentro dos objetivos da empresa e visando ganhos de transparência e equilíbrio das finanças.
Justamente por isso, a metodologia do orçamento base zero é tão utilizada em grandes empresas. Mas como, de fato, ela funciona?
Orçamento base zero: a solução
Com o Orçamento Base Zero (OBZ), os gestores financeiros têm uma maior previsibilidade sobre diferentes contextos, tomando como base para suas estratégias o momento atual do negócio, e não o histórico da empresa, sendo possível então realizar um orçamento mais preciso, realista e dinâmico.
Assim, essa ferramenta é muito eficaz e traz a definição de novos rumos a partir da readequação dos custos de uma empresa. Como o próprio nome já diz, é uma maneira de “zerar” as contas, levando em consideração a revisão dos custos atuais da empresa.
Como funciona o orçamento base zero?
Como a maioria das metodologias que contribuem para as tomadas de decisão e para o crescimento das empresas, o OBZ precisa estar em comum acordo com todos os setores da empresas, tendo pessoas engajadas e que prezam pela transparência das informações.
Outro ponto que é preciso ter atenção antes de optar pela implantação do Orçamento Base Zero, é a necessidade de um histórico financeiro, visto que é a partir dele que será tomada a decisão de buscar pelo OBZ.
Em outras palavras: por mais que o Orçamento Base Zero parte do cenário atual da companhia para que se tracem objetivos estratégicos alinhados com a realidade do negócio, uma boa gestão da base de dados financeiros da empresa é crucial para o seu sucesso.
Além disso, é preciso que esses dados sejam reais e precisos, e que cada líder de setor da empresa traga essas informações para que haja uma visão integral dos processos orçamentários da organização.
A partir dessa mentalidade, o primeiro passo é reunir todas as lideranças da empresa e, em conjunto, apresentar o orçamento de cada setor do negócio. Aqui também será exposto como cada líder vê os recursos do seu setor e como eles serão direcionados.
Em um segundo momento, é hora de confrontar os valores e os orçamentos apresentados com as metas da companhia. Por isso a importância de ter dados concretos e não apenas uma estimativa.
A próxima etapa dentro do OBZ é comparar os orçamentos de cada setor com a proposta da empresa como um todo. Em seguida, o novo orçamento “zerado” é votado e passa a valer se for aprovado pela maioria.
Saiba mais sobre a importância dos dados concretos, precisos e inputados da maneira correta nos sistemas utilizados. Confira no vídeo abaixo!
Quais as vantagens e desvantagens do OBZ?
Para toda e qualquer empresa, é essencial organizar as despesas e os custos fixos, considerando, é claro, o planejamento do orçamento, os recursos disponíveis e as possíveis adversidades, de modo que ela fique longe das dores de cabeça futuras, como o atraso em pagamentos, piora do relacionamento com stakeholders e falta de controles sólidos de governança.
Nesse sentido, no plano orçamentário, o ideal é avaliar qual metodologia pode trazer mais eficiência e segurança para os processos financeiros da companhia.
Pensando nisso, apresentamos a seguir as vantagens e as desvantagens do orçamento base zero.
Vantagens do orçamento base zero
Veja a seguir:
Decisões voltadas para as prioridades
Para ter certeza do orçamento que é necessário para a empresa, é preciso entender as atividades que são desenvolvidas.
Até mesmo porque o OBZ é aplicado levando em consideração as necessidades da organização, e não pelo histórico dela.
Nesse sentido, o orçamento base zero oferece um norte interessante e diretamente alinhado com o planejamento estratégico da companhia.
No entanto, conforme frisado anteriormente, é fundamental que a empresa conte com dados consistentes, que irão embasar a revisão orçamentária a partir do OBZ.
Propostas inovadoras
Outra grande vantagem do OBZ é que quando apresentadas as propostas de orçamentos para os gestores, eles terão mais clareza sobre as restrições e desafios presentes no contexto atual da empresa.
Logo, eles precisarão aplicar de forma criativa o capital de sua área, sendo necessário surgir ideias inovadoras.
Ao mesmo tempo, há a necessidade de respeito a esses limites financeiros, de modo que a empresa se mantenha em conformidade e com equilíbrio.
Panorama geral da organização
Para a implantação do Orçamento Base Zero, os gestores precisam começar a adotar uma visão mais geral e holística da empresa.
Isso porque, com o orçamento base zero, eles passam a entender que não é um setor isolado que trará resultados ou prejuízos para uma companhia, mas sim o todo.
Consequentemente, é possível afirmar que o OBZ contribui para que a empresa tenha uma maior sinergia dentro de suas propostas de crescimento.
Redução de gargalos financeiros com orçamento base zero
Sabendo quais são as atividades necessárias — e essenciais — para o crescimento da empresa, é possível enxergar o que é supérfluo e, assim, eliminar os desperdícios e eventuais gargalos.
Dessa forma, os recursos da empresa serão aplicados de maneira mais eficiente em atividades que realmente são necessárias para o seu sucesso.
Desvantagens do orçamento base zero
Como já abordado anteriormente, o OBZ não se baseia em históricos financeiros da empresa para formar o seu novo orçamento — como ocorre no método convencional.
Por esse motivo, o planejamento do Orçamento Base Zero leva muito mais tempo e exige um acompanhamento contínuo dos dados financeiros do negócio.
Veja, logo abaixo, outros pontos desafiadores relacionados ao Orçamento Base Zero:
Dificuldade de análise orçamentária para grandes empresas
Como o volume de informações para esse orçamento precisa ser grande, as empresas de grande porte podem ter dificuldades durante esse processo, principalmente porque, normalmente, as equipes pensam e agem de maneira diferente.
Por isso, o ideal é contratar uma consultoria especializada ou fazer essa implantação em um departamento por vez.
Outro caminho ainda mais interessante e ágil é contar com soluções automatizadas capazes de trazer uma visão integral sobre os dados financeiros da empresa.
Siga a leitura para saber como a tecnologia pode ser uma aliada para um planejamento orçamentário mais eficiente!
Revisão orçamentária
Pode haver a necessidade de rever o orçamento do OBZ, assim como no modelo convencional.
Claro que as revisões podem não acontecer de uma maneira frequente mas, caso haja a necessidade, é preciso levantar os possíveis gargalos que estão prejudicando os resultados da empresa.
Imprevistos e não atendimento de metas
Também pode ocorrer uma possível distorção de valores reais e orçados. Caso isso aconteça, é preciso investigar a origem dessas eventuais distorções, podendo encontrar divergências em vendas, aquisições e outras áreas.
Ao mesmo tempo, essa revisão contínua traz mais segurança para a gestão financeira e para a qualidade da governança corporativa de uma empresa, uma vez que os dados são padronizados e acompanhados em tempo real.
Quando fazer o orçamento base zero?
Aplicação periódica do orçamento base zero
Considerando uma empresa com tempo de mercado, o ideal é realizar o OBZ a cada ciclo orçamentário de 3 ou 5 meses.
Isto é: se a organização realiza o planejamento orçamentário tradicional anualmente, o ideal é que a cada dois Orçamentos Base Histórico se realize um OBZ.
Por sua vez, se a empresa realiza o orçamento a cada seis meses, é interessante que haja uma aplicação do OBZ a cada quatro aplicações de Orçamento Base Histórico.
Assim é possível unir os benefícios, mesclando os ganhos gerados pelo Orçamento Base Zero e usando a segurança de dados do histórico dos anos anteriores para dar base ao orçamento.
Empresa nova no mercado
Caso a empresa seja nova no mercado e, portanto, não possua um histórico orçamentário, a única opção é aderir ao Orçamento Base Zero.
Assim ela já iniciará a aplicação a partir de uma metodologia precisa, em que é possível projetar receitas, custos, despesas e investimentos com base nos seus objetivos atuais.
Para tanto, vale a pena considerar o investimento em soluções capazes de assegurar a qualidade dos dados financeiros da organização.
Como implementar o orçamento base zero?
O OBZ é considerado como uma ferramenta mais ampla, por isso requer mais atenção e tempo para ser implementado.
O objetivo é ajudar as empresas a serem mais enxutas, ágeis e competitivas.
Como já mencionado, o Orçamento Base Zero auxilia as empresas a fazerem os cortes de custos desnecessários e a projetar melhor seus objetivos estratégicos.
Inclusive, muitas empresas acabam tendo despesas há muito tempo sem perceber que elas são desnecessárias, sendo possível eliminá-las.
Na maioria das vezes, é possível notar que as empresas pensam em reduzir custos apenas em situações nas quais o financeiro está no extremo.
Mas não, é possível ter uma empresa saudável com resultados ainda melhores quando as companhias evitam despesas supérfluas na rotina diária e constroem uma jornada de crescimento baseada em objetivos prioritários.
Como se dão as etapas do OBZ?
Agora que você já conhece o orçamento base zero e as suas principais vantagens, saiba como implementá-lo na sua rotina:
Prepare a sua equipe para o orçamento base zero
Mudanças podem gerar desconforto e até conflitos, por isso é preciso realizar um treinamento (técnico e comportamental) com CEOs, CFOs, gerentes e diretores, para que eles possam orientar suas equipes de maneira clara e leve durante todo o processo de adaptação ao OBZ.
Analise cada área da empresa
Como há diversas áreas dentro da empresa, cada uma segue um planejamento orçamentário e segue protocolos diferentes.
Depois disso, ainda é preciso levantar o histórico de consumo de cada área.
A partir dessa análise, será possível investir em processos de integração dos departamentos, visando uma gestão empresarial holística das finanças de um negócio.
Faça o desdobramento de estratégias da empresa
Toda estratégia da empresa é baseada em suas metas de curto, médio e longo prazo, por isso o orçamento deve também levar em conta os objetivos da organização.
Logo, é importantíssimo saber quais são os resultados financeiros que a organização quer ter para alcançar o crescimento que almeja.
Analise as métricas de cada unidade
Quando há metas definidas na empresa, é preciso gerenciá-las, e esse é um momento fundamental para avaliar os resultados que cada unidade está tendo a partir de KPIs precisos.
Defina o limiar para aplicar o orçamento base zero
Quando se fala em limiar, estamos nos referindo ao custo mínimo que a empresa precisa para desempenhar as suas atividades.
Os demais gastos são considerados incrementais. Com a aplicação do OBZ, tudo o que for incremental será decidido se é interessante seguir aderindo ou não.
Classifique as despesas fixas de cada unidade orçamentária
Nessa última etapa, é o momento de classificar as despesas fixas de cada setor da empresa.
Isso será apresentado ao CEO, CFO e aos gerentes da organização conforme o orçamento limiar realizado.
Qual a diferença entre o orçamento base zero e o orçamento tradicional?
De forma resumida e simplificada, o Orçamento Base Zero tem como diferencial a metodologia que leva em consideração um orçamento realista, atual e preciso conforme os objetivos da empresa.
Por outro lado, o Orçamento Tradicional é baseado em aspectos históricos anteriores e, no mundo ideal da gestão financeira, o interessante é que ambos se complementem para uma maior precisão dos processos de uma empresa.
Orçamento tradicional
Como já se sabe, o orçamento é parte do planejamento financeiro de uma empresa, na qual se tenta prever e mensurar o faturamento e as despesas da organização como um todo, mas também levando em conta os dados específicos de cada departamento e suas possíveis vendas/receitas e gastos em um determinado período.
A maior parte das empresas faz um orçamento se baseando nos anos anteriores, em que se analisa e verifica quais foram os gastos do ano anterior e fazem reajustes para terem uma projeção de seus possíveis gastos.
Orçamento base zero (OBZ)
Em contrapartida, há uma outra maneira de se calcular o orçamento. Ao invés de se basear no período anterior, esse cálculo não levará em consideração nenhuma base prévia, daí o nome “orçamento base zero”.
Nessa metodologia, como vimos, o gestor financeiro deve fazer uma análise e levantar os gastos atuais da empresa, questionando cada um deles e avaliando sua real necessidade.
É importante que, neste momento, não se tenham projeções, mas sim realidades.
Qual a metodologia de gestão orçamentária ideal para minha empresa?
Além do OBZ, há mais seis tipos de metodologias orçamentárias.
- Orçamento Empresarial Estático;
- Orçamento Empresarial Flexível;
- Orçamento de Base Histórica (OBH);
- O Orçamento Empresarial Matricial;
- O orçamento Budget Forecast (Orçamento Impactado, Orçamento ;Revisado ou Orçamento Ajustado);
- O Rolling Budget (Rolling Forecast, Moving Budget ou Orçamento Contínuo).
Para que você possa escolher a melhor para a sua empresa, é preciso avaliar cada uma delas, analisando e entendendo suas vantagens e desvantagens.
Além disso, é possível combinar o OBZ com outras metodologias, trazendo ainda mais precisão para a sua gestão financeira.
Como a tecnologia traz mais precisão para a sua gestão orçamentária?
Seja qual for o caso, vale a pena considerar o suporte da inovação dentro dos processos de gestão orçamentária de sua empresa.
Com uma plataforma de conciliação de dados como a Dattos, por exemplo, é possível trazer mais assertividade para o Orçamento Base Zero a partir de benefícios como:
Simplificação de processos
Uma plataforma de automação pode ajudar a simplificar o processo de elaboração do orçamento, reduzindo a complexidade e o tempo necessário para a realização de análises detalhadas.
Coleta e análise de dados
É possível também otimizar a coleta e análise dos dados necessários para a elaboração do orçamento, reduzindo a carga de trabalho dos profissionais envolvidos no processo com a automação
Padronização de processos
Ao padronizar o processo de elaboração do orçamento, sua empresa reduz os riscos de erros humanos e melhora a qualidade na gestão dos dados, trazendo mais segurança para a tomada de decisões e podendo direcionar suas equipes para atividades mais estratégicas.
Comparação de resultados
Uma plataforma de automação pode fornecer também dados precisos e confiáveis sobre o desempenho da empresa, permitindo uma comparação minuciosa com períodos anteriores.
Acesso simplificado às informações financeiras
Há também ganhos na simplificação e acesso em tempo real às informações necessárias para a elaboração do orçamento, reduzindo a necessidade de coletar dados manualmente.
Melhoria da colaboração
Finalmente, com o suporte de uma plataforma integrada de conciliação de dados, a colaboração entre as diferentes áreas da empresa se torna mais fluida, permitindo que as informações sejam compartilhadas com mais facilidade e eficiência.
Como dar o primeiro passo para elevar o orçamento base zero?
Em outras palavras: uma plataforma automatizada para a conciliação e reconciliação de dados financeiros eleva a qualidade e o potencial de processos de gestão orçamentária como o Orçamento Base Zero.
Se você ainda tem dúvidas sobre esses benefícios, não deixe de acessar nosso material exclusivo sobre a importância de uma plataforma de reconciliação de dados para o sucesso de uma empresa e lembre-se: uma gestão financeira eficiente é um primeiro passo para o seu crescimento!
