A auditoria financeira é o processo que garante a confiabilidade das informações geradas nas operações financeiras do dia a dia das grandes empresas. E manter a gestão financeira organizada é um passo decisivo para o sucesso de um negócio.
Afinal, a partir desse processo é que são colhidos os dados para a tomada de decisões gerenciais. Nesse sentido, a auditoria financeira se coloca como um passo para fortalecer a confiabilidade de todo esse volume informacional.
Isso porque, tomar decisões importantes com base em dados financeiros incorretos pode ser fatal para um negócio. Por esse motivo, a auditoria financeira surge como uma ferramenta capaz de impulsionar um crescimento sustentável da companhia no longo prazo.
Ao longo desse artigo, mostraremos alguns passos decisivos para preparar sua empresa diante de um processo de auditoria financeira. Boa leitura!
Auditoria financeira: o que é?
A auditoria financeira é um conceito que preconiza a sistematização de uma série de análises que visam aferir as contas da empresa. O seu objetivo é gerar credibilidade para registros, relatórios e demonstrações financeiras da companhia.
Para tanto, o auditor deve analisar os aspectos financeiros de cada área da organização. Seu foco deve ser garantir que cada entrada e saída de recursos passa pelas contas da empresa.
Além disso, a auditoria financeira busca entender como o capital da empresa está sendo direcionado. Bem como, se as estratégias de gestão estão sendo aplicadas conforme os objetivos empresariais e segundo suas políticas de compliance.
Assim, a auditoria financeira assume um papel importante na construção de uma cultura de conformidade e estruturação de governança corporativa empresarial.
O material fundamental para o processo de auditoria são os dados financeiros. A extração e tratamento desses elementos são um verdadeiro desafio para os gestores. Especialmente, com a crescente entrada de informações financeiras nas empresas.
A auditoria financeira externa e interna
Um ponto que vale a pena mencionar é que os processos de auditoria podem ser conduzidos a partir de órgãos externos ou internos.
Na auditoria financeira externa, todo o processo de exame das contas é realizado por um auditor independente ou, até mesmo, um órgão fiscalizatório.
Já na auditoria interna, um profissional — ou um grupo de trabalho específico — é destinado para checar as contas da empresa. É importante destacar ainda que existem diferentes tipos de auditoria, entre elas:
- Auditoria financeira: foco deste artigo e cujas etapas analisaremos na sequência;
- Auditoria contábil: estudo dos registros contábeis voltados para o controle do patrimônio de uma organização;
- Auditoria fiscal: voltada para o controle e a implementação dos processos de compliance tributário na empresa;
- Auditoria de qualidade: avalia o aspecto qualitativo e estrutural dos processos de uma empresa. Bem como, se eles estão sendo aplicados segundo os objetivos estratégicos do negócio;
- Auditoria jurídica e trabalhista: análise e revisão de processos legais e informações competentes na esfera das relações trabalhistas de uma empresa.
Leia mais | Auditoria contábil: 5 dicas que vão te preparar para esse processo
Quais as principais etapas de uma auditoria financeira?
Agora que você já sabe o que é uma auditoria financeira, é importante esclarecer quais são as principais etapas que a compõem. De modo resumido, é possível dividir a auditoria financeira em 5 etapas centrais. Veja com detalhes cada uma delas!
Planejamento
Nessa fase, o grupo de auditores externos ou internos elaborará os testes de confiabilidade que serão aplicados sobre os dados financeiros da empresa. Assim, serão traçados os objetivos da auditoria e que medidas tomar caso sejam identificados desvios.
Pesquisa inicial
Na pesquisa inicial, o foco é um entendimento prévio da estrutura financeira da empresa. Isso é feito a partir da coleta de dados mais generalistas do negócio.
Testes e análises financeiras
Nesse momento, os auditores aprofundarão a análise sobre dados orçamentários, relatórios e demonstrativos financeiros. Isso é feito seguindo normas e regulamentos técnicos da auditoria financeira. Além disso, serão realizados testes para garantir a lisura das informações.
Aplicação e estudo de controles
Nesse momento, são analisados os controles internos e a gestão de riscos. O objetivo aqui é avaliar se, do ponto de vista metodológico, a empresa executa com segurança seus processos financeiros;
Emissão do parecer
A última etapa do processo de auditoria financeira é a emissão do parecer. Nessa fase, o auditor emitirá um documento contendo tudo que foi obtido por meio do levantamento de dados.
Ele analisou todas as informações, processos e fluxos de trabalho. Agora, tem condições de apontar falhas e gargalos que podem prejudicar as finanças da empresa. Bem como, sua geração de informações para a tomada de decisões.
A partir desse momento, os gestores têm em mãos um verdadeiro diagnóstico sobre a saúde financeira do seu negócio. Assim, podem extrair várias oportunidades de aplicação de melhorias em seus processos contábeis e financeiros.
Como se preparar para auditoria financeira em 5 passos?
Um dos principais receios que os gestores têm quando o assunto é auditoria financeira está relacionado à preparação para ela. Portanto, nós separamos uma seção inteira deste artigo para tratar desse assunto.
Afinal, estamos tratando de um procedimento extremamente amplo e minucioso. Logo, é fundamental que as empresas adotem medidas estratégicas para se preparar diante da iminência desse processo. A seguir, nós selecionamos 5 passos centrais para tal preparação:
1. Mapeie todos os processos de gestão financeira
Como uma espécie de pré-auditoria, é fundamental que os gestores mapeiem todos os processos atuais da gestão financeira. Principalmente, se a auditoria for externa.
Também é importante buscar a padronização e organização dos dados financeiros. Desse modo, é possível tornar o processo mais ágil e trazer mais segurança sobre os documentos e informações sensíveis do negócio.
2. Identifique previamente possíveis gargalos
Feito esse mapeamento, possivelmente, os próprios gestores já conseguirão identificar falhas que diminuem a conformidade do negócio. Se houver tempo hábil, adotar estratégias para corrigir esses gargalos é um passo decisivo para melhorar os controles da empresa.
3. Automatize a conciliação financeira
O uso de ferramentas de automação financeira é indispensável no processo de auditoria. Especialmente, para verificação de procedimentos de conciliação.
Isso torna a conferência das contas da empresa mais eficiente e segura. Além disso, o uso desses sistemas permitirá uma maior padronização sobre os dados financeiros. Bem como, a centralização de informações antes distribuídas em planilhas.
4. Integre e alinhe as equipes para a auditoria financeira
O alinhamento entre os colaboradores do time financeiro é essencial para um processo de auditoria eficaz. Os membros da equipe financeira devem entender a importância do procedimento.
Somente assim, podem contribuir com a fluidez e a transparência de todo esse processo. Eles precisam entender que a gestão financeira eficaz é vital para o crescimento de um negócio.
Inclusive, vale a pena demonstrar a eles estudos como o que foi conduzido pelo SEBRAE. Ele mostrou que o principal motivo do fechamento de empresas é o gerenciamento financeiro ineficaz. Isso criará na mente da equipe financeira a importância de contribuir para o procedimento de auditoria.
Além disso, novamente, a automação assume um papel importante dentro desse contexto relacionado às equipes. A partir de dados financeiros centralizados em sistemas inteligentes, é possível garantir um maior alinhamento e integração entre os colaboradores. Facilitando o processo de auditoria financeira na totalidade.
5. Organize os documentos necessários
A organização eficiente dos documentos é fundamental para facilitar o processo de auditoria financeira. Uma boa organização economiza tempo e recursos durante a auditoria.
Além disso, também ajuda a garantir que todas as informações necessárias estejam disponíveis e acessíveis quando necessário. Aqui estão algumas dicas para organizar os documentos de forma eficaz:
- Mantenha os documentos em um local centralizado;
- Organize os documentos por tipo, por exemplo: receitas, despesas, ativos, passivos, etc.;
- Utilize um sistema de arquivamento consistente;
- Mantenha registros atualizados;
- Digitalize documentos em papel;
- Utilize software de gestão de documentos;
- Implemente medidas de segurança.
Uma boa organização não só ajuda a garantir a conformidade com os requisitos regulatórios. Ela também pode melhorar a eficiência e a transparência dos processos financeiros da sua empresa.
Inclusive, os cuidados com os documentos é um dos elementos essenciais para evitar custos desnecessários e tornar as auditorias mais ágeis.
Como a inovação pode apoiar sua empresa?
Como vimos, a auditoria financeira é um processo amplo e minucioso de análise das finanças de um negócio. Seu objetivo é garantir a confiabilidade de seus dados e processos financeiros.
Diante da importância dessa rotina, é fundamental que as companhias adotem algumas medidas prévias. Elas são importantes tanto para aumentar a segurança de seus controles, quanto a qualidade da gestão dos dados financeiros da empresa.
E isso só é possível mediante o acompanhamento contínuo de suas contas a partir de dados centralizados e padronizados. Por meio da tecnologia, é possível garantir que as atividades de conciliação sejam realizadas a partir de informações atualizadas em tempo real.
Mas, para que a transformação digital dos processos de conciliação seja efetiva, um fator é indispensável: é importante contar com soluções capazes de fornecer uma visão ampla sobre cada movimento das contas de seu negócio.
Justamente nesse momento é que entra a Dattos — uma plataforma líder na automação e conciliação de processos financeiros, contábeis e fiscais. Com a nossa plataforma na sua rotina, esqueça de uma vez a gestão orientada por planilhas.
Agora, você tem a oportunidade de investir na digitalização de sua operação. Com a Dattos, o CFO pode, justamente, preparar melhor sua empresa para uma auditoria financeira. Assim, aumentar a transparência do negócio e potencializar, inclusive, a entrada de investimentos.
Então, agora que você entende a importância da tecnologia no processo de gestão e auditoria financeira, venha conhecer mais sobre a Dattos, agende um diagnóstico!
