Compliance é um conceito muito comum no dia a dia atual das empresas, principalmente das grandes corporações. Diante da complexidade das legislações tributárias do país, ter o suporte das políticas de compliance fiscal garante, para as organizações, conformidade nas informações declaradas ao Fisco e agilidade para acompanhar as leis em seus níveis: municipal, estadual e federal.
De forma geral, o compliance envolve o uso de controles para que as normas internas e externas à organização – incluindo políticas, leis e regulamentos normativos – sejam seguidas com rigor.
Esse controle é significativo para o setor fiscal, visto que a legislação tributária do Brasil possui milhares de emendas, leis complementares, ordinárias, delegadas, medidas provisórias, entre outras.
Por isso, a gestão fiscal precisa contar com uma visão inovadora e boas ferramentas, afinal, este é um meio de conseguir seguir todas as normas fiscais com assertividade, velocidade e eficiência operacional.
Neste artigo, você compreenderá o que é compliance, como aplicar na sua empresa e quais são suas políticas que permitem o aumento da governança corporativa.
Segue a leitura!
Compliance para gestão fiscal: os desafios do setor
Dentro das empresas, a gestão fiscal é um pilar essencial, pois gerencia suas obrigações tributárias, mantendo um negócio em compliance, economicamente saudável e competitivo.
Entretanto, como podemos ver, a gestão fiscal encara diversos desafios, sendo o principal deles acompanhar a legislação tributária e suas peculiaridades, o que requer atenção contínua.
Neste sentido, a gestão fiscal deve contar com processos claros e tecnologias capazes de guiar os times fiscais para evitar multas e sanções.
Mas esse, infelizmente, não é o cenário do mercado atual no país. Uma pesquisa da FGV mostrou, por exemplo, que somente 13,96% das empresas pesquisadas não possuíam nenhuma irregularidade.
A conciliação de dados, por sua vez, é interessante tanto para entendermos os obstáculos que precisam ser superados pelas companhias, a fim de manterem a governança de seus negócios, quanto para apontarmos os caminhos que podem transformar esse cenário.
Deste modo, dentro da gestão fiscal, a segurança tributária deve ser prioridade para um negócio, sendo acompanhada por auditorias, rotinas de conciliação e visão estratégicas dos CFOs.
As práticas de uma gestão fiscal assertiva, por sua vez, precisam garantir que suas operações sejam bem sucedidas o suficientes para evitar:
- Penalidades e multas;
- Autuações em auditorias;
- Perdas financeiras em caso de entregas fora dos prazos;
- Falta de planejamento tributário e aproveitamento de créditos fiscais;
- Falhas de preenchimento nas obrigações acessórias;
- Redução de transparência e atração de investidores;
- Emissão de Nota Fiscal com crédito indevido ou sem ter tomado o devido crédito;
- Código Fiscal de Operações e Prestações (CFOP) aplicado de forma incorreta;
- Uso da Nomenclatura Comum do Mercosul (NCM) inexistente ou errada, gerando tributação maior ou menor;
- Falha no cálculo da alíquota do ICMS.
Estes desafios são recorrentes na gestão fiscal e ocorrem em diversas empresas, independentemente do tamanho ou segmento.
Por isso, é importante que os gestores se atentem às peculiaridades da empresa e as leis fiscais que cada atividade empresarial precisa seguir, de modo que o compliance e a governança do negócio estejam em dia com as exigências do estado brasileiro.
Compliance: entenda o conceito e as formas de aplicação
Compliance, em tradução livre para o português, significa conformidade, e é frequentemente utilizado para descrever um conjunto de ações que visam o cumprimento das normas da atividade exercida pela organização.
Além disso, se refere também a políticas estabelecidas pela própria companhia, isto é, práticas delegadas pela empresa para com seus stakeholders, visando à conformidade aos processos empresariais. O compliance no setor fiscal, assim, está relacionado com as responsabilidades tributárias e a implementação de uma série de práticas e ferramentas para que a empresa se adeque às leis do país.
Para isso, a organização define políticas de compliance que precisam ser seguidas pelos seus colaboradores. Estas políticas precisam se adequar a natureza jurídica e enquadramento tributário de cada negócio, afinal, não prestar contas de uma atividade pode acarretar em multas e até mesmo no fechamento dos negócios.
Deste modo, atente-se às particularidades da sua organização para realizar as devidas prestações de contas aos órgãos fiscalizadores. Estabelecer, assim, uma política de compliance, significa redigir práticas documentadas com normas, regras e guias que cada departamento precisa realizar em suas rotinas de trabalho.
Naturalmente, a organização também necessita de um departamento responsável pelo compliance, para validar as informações, conciliar dados, monitorar prazos e revisar informações antes de serem enviadas ao Fisco. Vale pontuar que uma eficiente política de compliance somente é possível com apoio de todos os colaboradores, pois facilita a adequação às leis, prevenindo falhas operacionais e eventuais fraudes.
Como implantar uma política de compliance no setor fiscal
Ao situar a posição do compliance dentro de uma gestão fiscal, partimos para a próxima etapa: explorar os principais pontos que devem ser considerados nas políticas aplicadas.
Veja quais práticas precisam de atenção dobrada!
Compliance e planejamento tributário
O planejamento tributário pode fazer com que empresas paguem muito menos impostos da carga tributária, aproveitando créditos dentro das regras do sistema fiscal brasileiro.
Ao se planejar, é possível também prever e antecipar ações que impactem negativamente no caixa e na imagem da empresa.
Dentre outros pontos, um bom planejamento tributário precisa incluir:
- A escolha do regime tributário correto;
- A avaliação das possibilidades de aproveitamento dos créditos fiscais;
- O pagamento dos impostos em dia, conforme calendários automatizados;
- O levantamento de dados sobre a gestão fiscal;
- O estudo de cenários tributários favoráveis para o negócio e dentro das regras do Fisco.
Estes são pontos importantes para o compliance fiscal, visto que o planejamento coloca todas as datas, estipula ações e prevê como os gastos impactam o financeiro.
Para isso, o planejamento tributário precisa levantar informações sobre o desempenho financeiro da empresa.
Gestão de documentos fiscais e conciliação de dados
Contar com bons controles para a área tributária e para a gestão dos dados fiscais é um passo decisivo para que a área de compliance possa manter, de fato, processos transparentes.
Uma vez que os controles são efetivados e os dados fiscais são centralizados, as equipes conseguem ter uma visualização ampla do negócio e corrigir eventuais inconsistências.
Dados íntegros também reduzem possíveis problemas em auditorias e dão mais agilidade para a toda a corporação, sendo uma das principais razões para o investimento em automação e tecnologias.
Sem tais controles, uma empresa pode, inclusive, perder investimentos, uma vez que seus processos de governança ficam menos transparentes para os stakeholders.
A nota fiscal, por exemplo, é um documento responsável por comprovar as transações comerciais ocorridas e os impostos gerados, o que mostra que o empreendimento faz a retenção de tributos e segue as legislações do país.
Esses importantes documentos são essenciais na organização, otimizando o controle financeiro de um empreendimento e sua segurança tributária.
Assim, a empresa garante consistência das informações empresariais, mitigando quaisquer prejuízos e gargalos detectados em processos de auditoria.
Digitalização da área fiscal
O uso de tecnologia para automatizar procedimentos permite trazer mais eficiência operacional para os times que estão à frente do compliance fiscal.
A automação auxilia na otimização gerencial dos dados e mitiga os problemas de controle informacional, corrigindo inconsistências a tempo de evitar transtornos com o Fisco.
Neste caso, o recomendado é contar com tecnologias robustas que consigam registrar as atividades de modo contínuo, auxiliando nas tomadas de decisões, melhoria dos controles do negócio e cumprimento de calendários fiscais.
Deste modo, utilizar soluções especializadas na conciliação de dados e gestão fiscal é imprescindível para os profissionais que desejam ter uma rotina organizada, eficiente e estratégica.
Compliance fiscal com a Dattos
O compliance fiscal deve ser visto como parte da cultura empresarial, pois promove ações coletivas com foco na adequação da empresa aos regimentos internos e legislação tributária do país.
Para isso, contar com uma plataforma líder de mercado que impulsiona os processos de conciliação é um grande passo para garantir a saúde financeira da empresa.
Neste sentido, a Dattos surge como uma solução tecnológica capaz de levar automação à conciliação de processos contábeis, financeiros e fiscais para todo o negócio.
Com a nossa plataforma, você consegue ainda usufruir de benefícios que incluem, dentre outros pontos:
- Ter uma visão geral do seu negócio com uma plataforma que potencializa e acelera o processo de análises fiscais das empresas;
- Automatizar seus processos e, consequentemente, ganhar agilidade e inteligência nas rotinas gerenciais;
- Contar com um acompanhamento contínuo das finanças de sua empresa, favorecendo o equilíbrio e controle;
- Reduzir riscos, custos e tornar seu departamento contábil estratégico e ágil com segurança e qualidade dos dados;
- Evitar autuações, por meio da checagem de dados antes do envio das obrigações ao Fisco.
A Dattos pode, por fim, empoderar os gestores a tomar decisões estratégicas baseadas em dados, reduzindo em até 70% do tempo gasto em conciliação contábil, fiscal e financeira.
Ao longo desse artigo, apresentamos as melhores práticas para uma gestão eficiente e guiada por princípios de compliance no setor fiscal. Ao implementar esses passos, as empresas conseguem elevar seus níveis de conformidade e transparência, de modo a reduzir custos e cumprir com as obrigações de nosso desafiador sistema tributário!
