Ferramentas de gestão empresarial que a sua empresa precisa conhecer

Ferramentas de gestão empresarial ajudam, e muito, na condução do negócio, que não é uma tarefa fácil, mas é fundamental para definir se o empreendedor terá sucesso ou não.

Independentemente do tamanho, tempo de mercado ou atuação de segmento da empresa, todas precisam de uma gestão organizada e com ferramentas para auxiliar em processos administrativos.

Assim, para auxiliar nas tomadas de decisão sobre a situação atual da sua organização, existem diversas ferramentas de gestão empresarial que servem como principal apoio. Continue a leitura e confira!

O que são ferramentas de gestão empresarial?

Muitos empreendedores têm dúvidas sobre o que são as ferramentas de gestão empresarial, dentre tantas opções, qual é a melhor para atingir os objetivos do negócio.

As ferramentas de gestão empresarial são técnicas e métodos que auxiliam no controle e na tomada de decisão dentro da organização, tendo como objetivo a facilitação da execução da atividade e a conformidade do empreendimento.

Assim, as ferramentas de gestão permitem agilizar e aperfeiçoar os processos organizacionais, gerando inúmeros benefícios e ganhos, como o aumento da produtividade e a análise minuciosa da empresa.
Sabendo sua definição e funções, a seguir confira as principais ferramentas utilizadas no dia a dia das empresas.

Como essas ferramentas de gestão empresarial podem me ajudar?

Conforme já mencionado, existem várias opções de ferramentas de gestão empresarial que podem auxiliar na organização empresarial. Contudo, inicialmente é preciso pontuar que cada uma delas tem um objetivo definido, como detalhado a seguir.

Ferramentas de gestão empresarial e o plano de negócios

Com o plano de negócios, é possível detalhar quais são os objetivos da empresa, mas é importante lembrar que ele não pode ser confundido com um modelo de negócios.

Isso porque o plano de negócios é uma ferramenta rica em detalhes e exatidão, trazendo para a pauta da ferramenta todos os departamentos que existirão dentro do empreendimento, desde a estrutura até a localização onde a empresa será instalada.

Nesse sentido, o plano de negócios costuma ser usado quando o empreendedor está buscando novos investimentos ou para redução de riscos do projeto.

Planejamento estratégico

O planejamento ajudará a definir qual caminho será melhor para a empresa, indo desde a definição de metas até a tomada de decisão, fazendo com que as ações sejam mais assertivas para atingir os objetivos e, consequentemente, o sucesso da empresa.

O planejamento é para qualquer tamanho, tempo de mercado ou atuação da empresa, ou seja, ele é essencial para o bom funcionamento de qualquer empreendimento. Além disso, o planejamento estratégico é dividido em 5 etapas:

1. Diagnóstico;
2. Identidade organizacional;
3. Metas e indicadores;
4. Plano de Ação;
5. Acompanhamento e análise.

Inclusive, para cada uma dessas etapas, é interessante utilizar algumas das ferramentas que vamos analisar ao longo deste artigo.

Six Sigma

O objetivo da ferramenta de gestão empresarial Six Sigma é analisar o desempenho da empresa, sendo possível testar e qualificar os processos identificando a eficiência deles. Desse modo, é possível reduzir desperdícios e alocar os recursos de uma melhor maneira.

Essa ferramenta pode ser aplicada a partir de duas possibilidades:

DMAIC: essa primeira “versão” é para melhorar os processos que já são realizados na empresa, tendo 5 etapas definidas e sempre trabalhadas em verbos, para gerar ação:

• Definir: momento de estabelecer quais processos, produtos ou serviços precisam ser aprimorados;
• Mensurar: avaliação dos principais aspectos do projeto, seu desempenho e a causa dos desperdícios;
• Analisar: nessa etapa, ocorre a proposição de ações de correção;
• Incrementar: as soluções corretivas propostas na etapa de análise são colocadas em prática para padronizar o trabalho e otimizar o processo;
• Controlar: oportunidade para verificar os resultados e monitorar os processos com sistemas de controle.

DMADV: será aplicado em novos projetos ou produtos e serviços que ainda não foram lançados pela empresa. Também há 5 etapas:

1. Definir: criar objetivos conforme as estratégias da empresa;
2. Mensurar: quais são as chances de alcançar esses objetivos?;
3. Analisar: quais resultados foram obtidos?;
4. Desenhar: detalhar e testar a viabilidade do projeto, visando os ajustes necessários;
5. Verificar: nessa última etapa o produto/serviço já está no mercado, sendo preciso verificar quais são os resultados.

KPI (Key Performance Indicators)

Esses são os indicadores de desempenho que verificarão a performance da organização conforme uma meta específica, ajudando o gestor a analisar qual o melhor caminho a seguir.

Para auxiliar na definição dos KPIs, é preciso utilizar alguma ferramenta de meta, como as Metas SMART: specific, measurable, attainable, relevant e time-bound, em português: específico, mensurável, atingível, relevante e temporizável.

Análise SWOT

A análise SWOT, ou conhecida também como FOFA no Brasil, tem como objetivo fazer um diagnóstico detalhado da situação da empresa, analisando o ambiente interno (forças e fraquezas) e o ambiente externo (oportunidades e ameaças). Para isso, ela leva em consideração os seguintes pontos:

• Strenghts (Forças) – onde são identificados os pontos fortes da organização, seus diferenciais competitivos e os benefícios que pode oferecer ao mercado.
• Weaknesses (Fraquezas) – momento de pontuar as fraquezas que a organização possui, e com isso criar um plano de ação para melhorias.
• Opportunities (Oportunidades) – identificação dos aspectos externos do mercado, analisando quais as oportunidades existentes no mercado são possíveis de se aproveitar.
• Threats (Ameaças) – Identificação dos concorrentes e das ameaças causadas pelo ambiente externo. Uma vez identificados, o empreendedor pode se prevenir.

Ciclo PDCA

Essa ferramenta tem como objetivo implementar mudanças e manter esse ciclo, sendo uma maneira de qualificar os processos da organização. Ela é composta por 4 etapas:

• Plan (Planejar): criar o plano que quer seguir;
• Do (Fazer): etapa de execução;
• Check (Avaliar): colher os resultados que obteve, já verificando os erros e acertos;
• Act (Agir): momento de decidir o que fará parte da rotina.

Matriz GUT

O objetivo da Matriz GUT é estabelecer as prioridades da empresa, priorizando as atividades mais relevantes e definindo qual deve ser executada primeiro. Para isso, consideram-se 3 escalas:

• Gravidade: análise dos efeitos de um problema e suas consequências.
• Urgência: qual é o prazo/tempo que se tem para a resolução do problema. Quanto menor o tempo, mais urgente é.
• Tendência: qual a possibilidade desse problema aumentar?

Criada em 1970, essa ferramenta auxilia a avaliar o portfólio da empresa e até os dias atuais é muito utilizada. A matriz contribui para analisar o ciclo de vida dos produtos, tendo como resultado uma avaliação melhor e mais competitiva em relação ao mercado.

• Estrelas: refere-se ao produtos com maior venda e boa participação e aceitação no mercado, tendo, portanto, uma boa taxa de crescimento;
• Pontos de interrogação: nesse quadrante há os produtos que foram lançados pela empresa recentemente, mas que têm potencial de mercado, mas com uma baixa participação e não gerando lucro. A ação a ser tomada, nesse caso, é criar estratégias para avaliar se realmente esse produto vale a pena.
• Vacas-leiteiras: classificação para os produtos que já estão estáveis no mercado, tendo uma boa participação, mas baixa taxa de crescimento. A vantagem é que a margem de lucro desses produtos é boa e não exige altos investimentos.
• Abacaxis: nesse quadrante se encontram os produtos com baixa ou nenhuma expectativa de se manter no mercado. Em sua maioria, não vendem bem e não dão lucro, portanto são produtos que não compensam manter para vendas.

PM Canvas – Modelo de negócio Canvas

O Canvas também é conhecido como Business Model Canvas, uma ferramenta de fácil utilização e que pode ser aplicada a negócios novos que querem entrar no mercado, como também para o desenvolvimento de novas ideias de empresas já existentes.

Essa ferramenta possui 9 elementos que formam uma visão clara e detalhada sobre a ideia:

• Fontes de receita: como vai entrar dinheiro na empresa? Quais são os modelos de receita que serão aplicados nessa ideia?;
• Relacionamento com clientes: definição de como o empreendedor criará laços com os clientes para manter a fidelização;
• Segmentação de clientes: qual é o público-alvo da empresa? Para quem o empreendedor venderá os produtos/serviços? Quais são as necessidades desse público?;
• Recursos-chave: quais são os recursos necessários para conseguir entregar a proposta de valor?;
• Proposições de valor: o que a empresa proporcionará de valor ao cliente? Quais são os benefícios, a diferenciação, a inovação e as vantagens em ser cliente da empresa?;
• Canais: quais são os meios utilizados para prospectar clientes, divulgar a empresa e fazer a comunicação com eles?
• Estrutura de custos: quais serão os custos da empresa e da ideia?;
• Parcerias: quais são as relações que o empreendedor criará com fornecedores e parceiros para tornar a empresa mais competitiva?

5W2H

Essa ferramenta proporciona clareza para a organização e para a execução das ideias e projetos, otimizando o tempo e melhorando a produtividade.

O 5W2H funciona como um checklist das atividades que devem ser executadas pelos envolvidos na organização, sendo essenciais para um planejamento:

• What (O quê?) – o que a empresa quer alcançar? Qual é o seu objetivo?
• Why (Por quê?) – Por que isso deve ser realizado?
• Where (Onde?) – Essas etapas serão aplicadas onde? Em qual departamento?
• When (Quando?) – Em quanto tempo cada etapa será executada?
• Who (Quem?) – Quem são os envolvidos e os responsáveis em executar cada etapa?
• How (Como?) – Qual o passo a passo de como a etapa deve ser executada?
• How much (Quanto?) – Terá custo? Qual o valor de cada etapa?

Modelo OBZ (Orçamento de Base Zero)

Essa ferramenta é mais específica, sendo utilizada para a gestão de planejamento orçamentário, com o objetivo de definir os recursos financeiros para atingir as metas. Assim, essa ferramenta não se constitui como um orçamento convencional, o qual, em sua maioria, acaba não sendo exato.

Principais ferramentas de gestão empresarial

Sabendo a importância e quais ferramentas de gestão empresarial podem ser utilizadas, cabe agora detalhar quais são as ferramentas importantes para a gestão financeira.

• Fluxo de Caixa: com ele é possível identificar o momento certo para tomar alguma decisão, visto que o fluxo de caixa apresenta todas as movimentações financeiras que são realizadas na empresa;
• DRE – Demonstração do Resultado do Exercício: mapeia como está a situação da empresa, considerando os custos, o lucro, as receitas, entre outras despesas da organização.;
• Balanço Patrimonial: detalha a saúde financeira da empresa, registrando todos os ativos e passivos do empreendimento;
• Auditoria Interna: a auditoria é realizada para verificar as condições financeiras da empresa, além trazer uma análise segura do que está sendo feito nos setores financeiro e contábil.
• Conciliação Bancária: é a comparação das entradas e saídas da empresa em movimentações bancárias, sendo fundamental para empresas que possuem um alto volume de movimentações bancárias;
• Controle de Custos: nesse ponto, identifica-se a rentabilidade da empresa conforme os gastos que ela está tendo, sendo possível avaliar os orçamentos que a empresa possui.

Quais são as melhores ferramentas de gestão empresarial para escritório contábil?

Quando o escritório possui ferramentas de gestão empresarial ágeis na rotina de trabalho, ele assegura a dinamicidade e a conformidade para os lançamentos e relatórios, bem como proporciona um armazenamento mais seguro das informações e documentos.

A seguir, confira algumas estratégias para otimizar os processos internos de um escritório contábil:

• Gestão de notas fiscais: automatiza a emissão das notas fiscais;
• Escrituração contábil: ferramenta essencial para realizar o trabalho de maneira mais rápida e segura;
• Gestão de documentos: gerenciamento dos documentos de forma on-line;
• Organização de tarefas: acompanha prazos e organiza uma rotina de acompanhamento das tarefas diárias;
• Armazenamento em nuvem: é uma espécie de armário virtual, onde todos os documentos serão armazenados e podem ser consultados a qualquer momento pelas pessoas autorizadas;
• Sistema de cobrança: software específico para aquela atividade que quase ninguém gosta de fazer, que são as cobranças, enviando avisos automáticos para os clientes quando o pagamento já passou do prazo a ser realizado.

Como funciona o ABS BPO Contábil e quais são suas vantagens?

O famoso BPO é o Business Process Outsourcing, ou seja, em português, “Terceirização de Processos de Negócio”. Com ele, a empresa agilizará os processos essenciais para o bom andamento da organização.

Basicamente, a ideia é transferir a execução das atividades de alguns processos para uma empresa especializada neles. Assim, as atividades mais terceirizadas envolvem os setores de Recursos Humanos, Departamento Financeiro e Gestão de Documentos.

E quais são as vantagens de fazer um BPO?

• Gestão mais produtiva;
• Melhoria nos atendimentos aos clientes;
• Mais precisão das tomadas de decisão;
• Análise mais assertiva sobre a real condição da empresa;
• Custo-benefício.

Mais tempo para se dedicar a outras áreas da organização que exigem mais atenção. Portanto, as ferramentas de gestão contribuirão para a evolução e competitividade da empresa, ajudando a alcançar os objetivos com mais agilidade, precisão e assertividade nas tomadas de decisão, além de preparar o gestor para cenários negativos e de incertezas.