Os riscos no fechamento contábil é um grande desafio enfrentado pelo setor. Assim, a análise é uma das etapas mais essenciais dentro dos processos financeiros de uma empresa.
Justamente por se tratar de uma operação de cunho estratégico, essa atividade precisa ser realizada com máxima assertividade, de modo que a empresa tenha informações confiáveis para se basear em suas tomadas de decisões.
Apesar dessa importância, é muito comum que falhas ocorram durante o fechamento contábil de um negócio, gerando gargalos que, dentre outros pontos:
- Podem comprometer a transparência de uma companhia junto a stakeholders, órgãos fiscalizatórios e potenciais investidores;
- Afetam a integridade dos dados financeiros da organização;
- Geram projeções errôneas que dão pouca visibilidade para os líderes sobre o futuro do negócio;
- Reduzem o preparo da empresa para eventuais processos de auditoria;
- Contribuem para a fragmentação das informações financeiras e para o desalinhamento das equipes.
Nesse sentido, as companhias precisam criar políticas de gerenciamento de riscos capazes de garantir a eficácia de suas rotinas de fechamento contábil, visando a sustentabilidade financeira do negócio e o suporte de gestores em ações estratégicas da empresa.
Pensando nisso, no post de hoje, nós separamos alguns passos indispensáveis para que sua empresa supere os principais desafios relacionados ao fechamento contábil. Vamos lá?
Riscos no fechamento contábil: o que são?
Antes, é importante esclarecermos conceitualmente do que se trata o fechamento contábil.
De modo objetivo, esse processo consiste no estudo minucioso das operações financeiras, tributárias, contábeis e trabalhistas ao longo de um determinado período de exercício.
O objetivo de tal análise é fornecer um retrato fidedigno do contexto atual de um negócio, seja por meio de um relatório de auditoria externa ou através do controle interno de suas equipes contábeis.
Tal report, geralmente, é realizado dentro de ciclos mensais e apresentado para o board de diretores de uma companhia, que usarão essas informações tendo-se em vista a definição dos rumos do negócio no curto, médio e longo prazo.
Antigamente, o processo de fechamento contábil era realizado de modo exclusivamente manual ou por meio de planilhas.
Embora essa prática ainda seja utilizada por algumas empresas hoje em dia, estamos falando de uma escolha que aumenta os riscos de uma organização.
E isso porque, é bastante usual que haja erros nos processos de preenchimento, conferência e análise dos dados do fechamento, haja vista a grande quantidade de fluxos financeiros – sobretudo no dia a dia das grandes empresas.
Nesse sentido, o mais recomendado é que se invista na transformação digital dos processos de fechamento contábil.
Como veremos, além de minimizar os riscos dessa rotina, a automação dos fechamentos traz mais agilidade, integração e padronização para as operações de um negócio.
E, por falar em riscos, quais são os erros e desafios comumente encontrados em um processo de fechamento contábil?
Quais os principais riscos no fechamento contábil?
O fechamento contábil – principalmente quando não é realizado com o suporte de uma solução automatizada – traz consigo riscos importantes.
Dentre eles, podemos citar:
- Fragmentação das informações contábeis, trabalhistas, financeiras e fiscais – que podem ficar espalhadas em planilhas diversas;
- Falhas de comunicação e de integração entre os times de contabilidade e de finanças da companhia;
- Erros no preenchimento e na análise dos dados do fechamento contábil;
- Perda da periodicidade nos fechamentos;
- Geração de gargalos financeiros e exposição ao risco em auditorias externas;
- Tomadas de decisões equivocadas;
- Falta de organização quanto aos lançamentos e demais informações determinantes para o fechamento contábil;
- Ausência de controles internos;
- Perda de transparência do negócio.
Tudo isso, evidentemente, pode ser superado mediante a adoção de ações práticas e objetivas em prol de um acompanhamento contínuo da realidade financeira da empresa.
A seguir, nós separamos algumas dicas para as empresas que querem otimizar seu processo de fechamento contábil.
Quais são as melhores estratégias para superar os riscos no fechamento contábil?
O primeiro passo para um fechamento contábil eficiente consiste em minimizar os riscos dessa rotina através de ações assertivas.
Tendo isso em vista, nós separamos cinco etapas que sua empresa deve considerar:
Estruture uma política de gestão de riscos no fechamento contábil
Para acompanhar diversas variáveis financeiras, será preciso contar com controles e diretrizes próprias para garantir que falhas, quando encontradas, sejam corrigidas de modo ágil, transparente e eficaz.
Para tanto, uma política de gestão de riscos para a área contábil deve incluir:
- Processos de conciliação e reconciliação contábil;
- Metodologia única e compartilhada para análise das informações financeiras;
- Atuação preventiva com estratégias alinhadas mediante a identificação de um erro ou dado inconsistente;
- Fomento de uma cultura de governança e compliance;
- Padronização dos dados visando maior visibilidade e clareza sobre relatórios financeiros.
Padronize e centralize seus dados financeiros
Além de padronizar as informações, é fundamental que elas estejam centralizadas em plataformas únicas, capazes de integrar todos os profissionais e áreas responsáveis pelo fechamento contábil.
Supere a fragmentação com organização
Tal centralização, por sua vez, deve levar em conta que, na gestão financeira de uma grande companhia, a fragmentação dos dados em planilhas se tornou, além de obsoleta, uma fonte maior de riscos para o futuro do negócio.
Afinal de contas, em relação ao fechamento contábil, estamos falando de um processo que inclui documentos das mais variadas fontes, como, por exemplo:
- Dados sobre ativos (tecnologia, maquinário, bens, ações, dinheiro em caixa, etc.) e passivos (salários, impostos, pagamento de crédito, despesas mensais, dentre outros);
- Documentos fiscais (arquivos eletrônicos do SPED, comprovantes de recolhimento de impostos, notas fiscais, etc.);
- Documentos trabalhistas e financeiros (extratos, comprovantes de movimentações, guias de recolhimento e recibos de pagamento, etc.).
Nesse sentido, a organização é determinante para um fechamento contábil assertivo e se potencializa mediante a centralização dos dados padronizados.
Esteja pronto para processos de auditoria
Ao investir em uma cultura de controle, governança e gestão contínua de riscos, sua empresa estará mais preparada para auditorias externas e internas.
Tal nível de transparência contribui, dentre outros pontos, para a atração de investimentos, maior segurança fiscal e bom relacionamento com stakeholders.
Como investir na automação do fechamento contábil?
Finalmente, o ciclo da gestão dos riscos do seu fechamento contábil se completa com uma boa solução capaz de automatizar esse processo com qualidade e segurança.
Com a Dattos, por exemplo, você poderá retomar o controle do seu processo de fechamento contábil, entregando-o sempre no prazo e obtendo um método organizado para centralizar essa rotina.
Além de permitir a importação de dados dos principais ERPs do país, com a Dattos você poderá:
- Automatizar todas as suas conciliações e reconciliações contábeis;
- Manter um registro histórico de justificativas para auditoria;
- Documentar e centralizar dados e notas explicativas;
- Receber dados de balancete direto de seu ERP;
- Centralizar contas e ter visão da gestão financeira em tempo real;
- Ter uma visão geral do seu negócio com uma plataforma que potencializa e acelera o processo de análises financeiras de empresas;
- Automatizar seus processos e, consequentemente, ganhar agilidade e inteligência nas rotinas gerenciais;
- Contar com um acompanhamento contínuo das finanças de sua empresa, favorecendo o equilíbrio e controle;
- Reduzir riscos, custos e tornar seu departamento financeiro estratégico e ágil com segurança e qualidade dos dados.
Os benefícios de um fechamento contábil eficiente
Ao longo deste artigo, você pode analisar alguns dos principais riscos e como gerenciar o seu fechamento contábil com eficácia.
Mas quais os benefícios desse processo para a realidade de sua organização. Logo abaixo, resumimos os pontos principais:
- Possibilidade de identificar e corrigir gargalos e problemas de ordem financeira, antes que eles comprometam o futuro de sua empresa;
- Aumentar a transparência e confiabilidade da companhia no mercado;
- Organizar os lançamentos financeiros e não perder prazos;
- Fortalecer a empresa em processos de auditoria e não ser notificado com pontos nessa análise (interna ou externa);
- Melhorar a tomada de decisão dos gestores e líderes do negócio;
- Fomentar previsões mais realistas no âmbito financeiro;
- Aumentar o protagonismo das equipes financeiras e de contabilidade nas decisões estratégicas do negócio;
- Permitir que seus colaboradores se dediquem a pautas relacionadas ao core business da companhia, mediante a automação do fechamento contábil;
- Viabilizar uma cultura de governança corporativa;
- Agilizar o fechamento de balanços patrimoniais e contábeis.
Conclusão
Como vimos, o fechamento contábil é um dos pilares essenciais da gestão financeira e, justamente por essa questão, deve ser encarado de modo estratégico por todas as organizações.
Isso envolve uma série de etapas que analisamos aqui: da criação de uma política de gestão de riscos à automação do processo como um todo.
Vale reforçar também que, ao contribuir para uma cultura de compliance e governança, sua empresa estará alinhada com uma visão de mercado mais transparente e que pode atrair capital externo.
Ao adotarem essa visão, as lideranças poderão, por fim, traçar com mais clareza, os rumos de crescimento da companhia baseados em informações críveis.
Nesse sentido, entenda que o fechamento contábil é mais um aliado para o sucesso de sua empresa dentro de um ambiente de negócios cada vez mais competitivo – sucesso esse que, para ser duradouro, precisará ancorar-se em um retrato confiável da realidade do seu negócio.
Aproveite para conferir no vídeo abaixo como transformar seus processos de reconciliação e fechamento contábil.
