O controle de contas é fundamental para a saúde financeira de qualquer empresa. A gestão eficaz desses elementos evita problemas no fluxo de caixa, auxilia a identificar oportunidades e evita custos desnecessários. Por exemplo: pagamento de juros e multas decorrentes de atrasos em pagamentos.
A organização com controle de suas contas evita uma série de outros problemas. Mas, um grande desafio desse processo é executá-lo. Principalmente em empresas com um grande fluxo de dados financeiros entrando e saindo diariamente.
Neste artigo, apresentaremos estratégias para aprimorar esse controle com eficiência. Principalmente, utilizando a tecnologia como aliada no processo. Confira!
Controle de contas: como deve ser feito?
O controle de contas é essencial para uma gestão financeira eficiente, seja ao nível pessoal ou empresarial. Envolve o registro detalhado de todas as transações, como receitas, despesas e investimentos.
Para isso, é importante utilizar uma ferramenta ou sistema de controle financeiro. Muitos utilizam softwares específicos ou, até mesmo, planilha eletrônica.
Continuando, as transações devem ser categorizadas para facilitar a análise, agrupando-as em áreas como moradia, alimentação, transporte, entre outras. Estabelecer um orçamento é crucial, definindo limites de gastos para cada categoria, de acordo com suas metas financeiras.
A reconciliação regular dos registros com extratos bancários e faturas de cartão de crédito ajuda a garantir a precisão e a evitar discrepâncias. A análise periódica dos registros permite identificar padrões, tendências e oportunidades de melhoria.
O controle de contas deve ser encarado como um tema amplo, que possui diversas ramificações. Entre elas, nós temos o controle de contas a pagar e a receber Discorreremos sobre eles nos próximos tópicos. Confira!
Do que se trata o controle de contas a pagar e a receber?
Conforme levantamento da TOTVS, o controle de contas a pagar e receber mensura a saúde das finanças de uma empresa. Contas a pagar são as obrigações financeiras de uma empresa, como o salário dos colaboradores e as compras feitas com fornecedores.
Também podem incluir impostos e outras obrigações fiscais. As contas a receber são definidas como todo o dinheiro que entra na empresa, como as vendas. Para equilibrar as finanças, as contas a receber sempre devem ser maiores do que as contas a pagar.
Qual a complexidade do controle de contas a pagar e receber?
As rotinas contábeis dentro das empresas são vistas como simples. Contudo, são processos complexos que exigem extrema organização por parte das equipes internas. Bem como, uma grande dedicação de todos os envolvidos para cumprir prazos e garantir a integridade dos relatórios.
Dentre as diversas tarefas, estão os controles de contas a pagar e receber. Desde a pequena empresa, até uma companhia multinacional, a complexidade vai sempre existir e tende a crescer com seu negócio.
Provisões, folha de pagamento, vendas, fornecedores e muito mais. Dados dispersos e a pressão por resultados deveriam criar procedimentos mais efetivos. Principalmente, na gestão desses elementos. Porém, na prática, não é a realidade.
Uma das melhores maneiras para evitar eventuais problemas nessas contas é por meio de uma conciliação eficaz dos diversos controles internos.
Qual a importância da integridade do controle de contas a pagar e receber?
Muitos sistemas de controle oferecem funcionalidades avançadas de planejamento. Nesse caso, os principais desafios estão em garantir que as informações de entrada destes softwares estão corretas.
Não apenas a integridade dos relatórios financeiros e dos processos de planejamento se baseiam em números precisos de receitas, custos e despesas previstos. Mas a sustentabilidade da organização depende do efetivo controle dos impactos no longo prazo.
Quais são os desafios comuns no controle de contas a pagar e receber?
Com dados provenientes de vários sistemas, a gestão dos controles de contas a pagar e receber consiste em várias tarefas. Essas rotinas são frequentemente executadas em planilhas e os dados são verificados de forma manual.
Nesse sentido, prazos apertados e esforço excessivo gastos para encontrar inconsistências nos relatórios, são algumas das principais queixas. Outros desafios específicos de processos de contas a pagar e a receber incluem:
- Múltiplas contas para gestão de cobrança, pagamentos e provisionamento;
- Dificuldade de acompanhar as transações devido ao volume de informações;
- Alteração constante de informações, sem garantia de repasse das atualizações;
- Inabilidade de garantir a qualidade das informações enviadas ao fisco;
- Pouca integração entre departamentos e cultura de “encontrar o culpado”;
- Informações espalhadas e arquivos em diferentes formatos;
- Além de representar um maior risco na entrega de demonstrações contábeis, esses desafios também acarretam ineficiência operacional.
Quando os problemas não são resolvidos em tempo hábil, as empresas arriscam gerar informações inválidas para a efetiva tomada de decisão. Além de criar situações desconfortáveis com fornecedores e clientes, dar margem para fraudes e tomar multas por falta de conformidade.
A grande questão é que deixar de utilizar planilhas, adotando sistemas específicos ou ERPs não é a solução.
Demonstração do fluxo de caixa: como se tornou um fruto da gestão de contas?
O controle de contas gera um dos demonstrativos mais importantes para uma companhia. O fluxo de caixa é uma ferramenta fundamental na gestão financeira da empresa.
Ela é responsável por registrar e monitorar todas as entradas e saídas de dinheiro em um determinado período.
Essa ferramenta oferece uma visão clara e atualizada da liquidez da empresa ou das finanças pessoais. Assim, permitindo uma análise detalhada dos recursos disponíveis. Ao categorizar e analisar entradas e saídas, o fluxo de caixa desempenha diversos papéis essenciais.
Em primeiro lugar, ele antecipa necessidades de capital ao identificar com antecedência períodos de maior demanda de recursos. O que possibilita a preparação adequada para enfrentar esses momentos.
Além disso, o fluxo de caixa é um aliado valioso na tomada de decisões estratégicas. Ele auxilia na avaliação e execução de investimentos, bem como na expansão ou redução de custos de forma adequada. Isso ocorre graças ao fornecimento dedados concretos sobre a disponibilidade de recursos, execução de investimentos etc.
Outra vantagem significativa é a capacidade de negociar com fornecedores e clientes de maneira mais assertiva. Essa ferramenta possibilita estabelecer prazos de pagamento favoráveis com fornecedores e gerenciar recebimentos de clientes de forma eficaz.
Ademais, o fluxo de caixa serve como um termômetro da rentabilidade do negócio. Assim, permitindo avaliar se as operações estão gerando lucro e se o negócio é sustentável a longo prazo.
Como a tecnologia pode ajudar no controle de contas?
Utilizando plataformas para automação de conciliações, as organizações reduzem o esforço manual associado com processos tradicionais de contas a pagar e receber, além das melhorias abaixo:
- Reduzir riscos de sonegação e eventuais problemas fiscais;
- Melhorar os controles internos e identificar movimentações suspeitas;
- Centralizar os dados e integrar as tarefas de diferentes departamentos;
- Redirecionar o foco, das tarefas de reconciliação, para a análise dos erros e inconsistências.
A tecnologia desempenha um papel crucial na modernização e eficiência da gestão e controle de contas. Uma das maiores vantagens é a automatização de transações. Nesse caso, os softwares e aplicativos financeiros podem registrar automaticamente dados de transações. Assim, reduzindo a necessidade de inserção manual e minimizando erros.
Além disso, a integração bancária é um recurso valioso, permitindo que aplicativos se conectem diretamente com contas bancárias e cartões de crédito, proporcionando uma visão em tempo real do saldo e das transações.
A categorização automática é outra funcionalidade proporcionada pela tecnologia. Algoritmos inteligentes podem identificar e classificar automaticamente transações em diferentes categorias. Assim, economizando tempo na organização dos registros.
Controle de contas: como a Dattos pode ajudar
A plataforma Dattos nasceu para fazer essas vantagens serem realidade nas grandes empresas. Assim, integrando pessoas, departamentos e dados visando otimizar processos financeiros
Desse modo, tornando os times contábeis, fiscais e financeiros mais ágeis, estratégicos e confiantes. Fornecendo embasamento para a tomada de decisões assertivas visando, sempre, o crescimento do negócio.
Nosso foco é aprimorar a gestão das informações financeiras geradas no controle de contas e fluxo de caixa. Proporcionando agilidade, confiabilidade e inteligência para tomadas de decisão em tempo real.
Por fim, nós podemos concluir que o controle de contas é uma etapa crucial na gestão da empresa. Quando ela é feita de forma equivocada, os gestores terão grandes dificuldades em tomar decisões assertivas. Prejudicando severamente a lucratividade e o próprio crescimento da companhia.
