Os times contábeis desempenham uma função vital na gestão financeira das empresas. No entanto, muitos ainda gastam a maior parte do tempo com atividades que poderiam ser automatizadas.
Você sabia que times contábeis podem gastar 95% do tempo em atividades que poderiam ser automatizadas? Vivemos tempos de mudanças rápidas e novas tecnologias aparecem do dia para a noite.
Às vezes, é difícil acompanhar um mercado dinâmico e crescente que insiste em apontar a necessidade de se posicionarem como vanguardistas. Principalmente, para as grandes empresas.
Neste post, discutiremos como a automação pode impulsionar a produtividade dessas equipes, permitindo-lhes concentrar em tarefas mais estratégicas. Continue lendo!
Times contábeis: como eles atuam nesse contexto de mudanças constantes?
Muitas vezes, as equipes contábeis e fiscais continuam envoltas em pilhas de papéis, planilhas complexas e rotinas cansativas. Este problema é herdado por uma cadeia de atividades repetitivas que, nos últimos anos, não tiveram a atenção devida.
Milhares de horas são perdidas por dia em batimentos de dados que poderiam ser feitos de forma automática. Essa informação pode assustar, já que ele revela o quanto esse departamento precisa de atenção.
Além do tempo investido em uma atividade manual e com pouca efetividade, nós temos a baixa integridade dos dados financeiros obtidos dessa forma. Conforme relatório da MIT Sloan School of Management, cerca de 15 a 25% da receita do negócio pode estar sendo prejudicada nesse aspecto.
Ou seja, são horas e dinheiro perdidos e soterrados em atividades repetitivas, manuais e improdutivas.
Qual a solução para o problema demonstrado?
Não é novidade que defendemos que as novas tecnologias são importantes para o departamento contábil. O mercado tem oferecido boas opções que ajudam a transformar as equipes que lidam com um volume de dados muito grande.
Nesse sentido, grandes empresas passaram a olhar com mais atenção para esse detalhe. Inclusive, vale a pena fazer uma pausa no conteúdo para oferecer uma opção de leitura. Preparamos um e-book que mostra como trazer agilidade e produtividade para a rotina de trabalho dos times contábeis e fiscais.
Outro ponto importante é a automação. Ao automatizar e centralizar as informações financeiras, duas coisas são certas. Primeiro, a redução do tempo total do fechamento e, segundo, o aumento da confiança nos dados financeiros.
Analisando o tempo que uma equipe contábil gasta em processos manuais, com certeza, essa urgência aponta para uma direção. Ou seja, é preciso automatizar!
Como as empresas podem buscar dados contábeis confiáveis?
Se o time está preso em atividades repetitivas, como ele vai fornecer dados contábeis confiáveis? De acordo com o Aite Group, 47% das empresas ainda processam dados manualmente. Esse número só destaca como esse problema de dados é real.
A pressão acaba caindo sobre as equipes contábeis e fiscais para modernizar os processos de back-office. Contudo, a maioria das empresas fica em algum ponto intermediário. Ou seja, tentando contratar tecnologias capazes de automatizar algumas das tarefas mais simples — tornando-se incapazes de lidar com processos mais complexos.
A meta é encontrar nas novas tecnologias de automação os aliados para transformar os fluxos de trabalhos em times contábeis. O ganho não será, apenas, individual para o colaborador, porém, para a organização na totalidade. Assim, trazendo dados mais assertivos, pessoas mais produtivas e negócios mais rentáveis.
Para obter dados precisos, não deixe de conferir em nossa jornada completa uma série de dicas para tornar seu fechamento contábil mais assertivo e produtivo! Confira no link abaixo:
Automação contábil e home office: como funciona essa integração?
Atualmente, a gestão de times contábeis por meio de home office tem se tornado uma realidade. Não apenas no Brasil, mas em todo o mundo. Essa nova realidade foi impulsionada durante o período de isolamento causado pela crise sanitária que teve início em 2020.
Com a presença desse novo formato de trabalho surgiu a necessidade de encontrar meios de automatizar os trabalhos, aumentando a produtividade da equipe. Preparamos uma sequência de boas práticas que podem ser adotadas nesse aspecto. Continue lendo!
Digitalização: uma das principais práticas para impulsionar a produtividade dos times contábeis
A tendência de trabalhar em casa é uma realidade que vem crescendo há algum tempo. Mesmo antes da mudança para o home office começar a ser aceita pelas empresas. A Owl Labs ouviu trabalhadores com idade entre 22 e 65 anos.
Cerca de 62% dos afirmam que trabalham remotamente pelo menos ocasionalmente nos últimos anos. O relatório afirmou que 30% das pessoas relatam trabalhar remotamente em tempo integral. Enquanto 18% já trabalham remotamente de uma a três vezes por semana.
Quando tratamos dessa forma de trabalho, a comunicação e a tecnologia são duas bases importantes para a continuidade de uma empresa. Grandes corporações como Google e a Microsoft organizaram suas demandas para atender a necessidade de suas equipes no trabalho em home office.
Indo um passo adiante, temos ferramentas que garantem ainda mais efetividade nesse tipo de trabalho a distância. Por exemplo, o armazenamento na nuvem. Ela permite que os times contábeis tenham acesso a todos documentos necessários para fazer um fechamento financeiro completo. Independentemente de sua localização física.
Liderando pessoas: gerenciar com eficiência uma equipe contábil remota
Talvez, o maior desafio que as equipes de home office enfrentam seja não poder recorrer a um colega para fazer uma pergunta simples. Falar com um gestor e perguntar qual demanda deve ser priorizada é uma parte natural do trabalho.
Embora existam soluções de trocas de mensagens instantâneas, a comunicação com essas ferramentas pode ser prejudicada. Gerando mal-entendidos que prejudicam o fechamento contábil e, até mesmo, o relacionamento entre os colaboradores.
O papel de um líder nesse momento é deixar essa situação o mais confortável possível para os membros da equipe. É necessário trabalhar nas melhores habilidades de cada um para garantir que a produtividade da equipe seja mantida.
O gestor pode adotar metodologias de gerenciamento remoto e ferramentas para construir um relacionamento sólido com as equipes financeiras. Mesmo longe, o líder precisa garantir que flua entre o time contábil as conversas rotineiras. Sem perder o foco nas tarefas mais importantes.
A rotina de uma equipe do setor financeiro, geralmente, é cansativa e cheia de retrabalho. O melhor nesse cenário é estar disponível para a equipe e tentar utilizar ao máximo as ferramentas como aliadas.
Automação: a chave para o aumento da produtividade das equipes
Para organizar projetos em andamento, iniciativas mais longas e responsabilidades do dia-a-dia, um time contábil pode se apoiar em uma ferramenta de automação. Essa adoção elevará a produtividade das equipes contábeis, com certeza matemática.
Em um fechamento financeiro existem inúmeras atividades que demandam muito do tempo operacional dos times. Como você já sabe, essa repetição é contraprodutiva e limitadora. Com o uso de plataformas de automação inteligente, as atividades manuais diminuem.
Dessa forma, os colaboradores podem ter tempo para identificar erros e tendências nos dados com mais facilidade, agilidade e rapidez. Novas tecnologias são essenciais para aumentar a eficiência da gestão do time contábil e fiscal.
Independentemente da forma de atuação da equipe. Ou seja, em home office ou presencialmente. Se uma organização investe em boas ferramentas tecnológicas, há maiores chances de tudo funcionar de forma rápida e segura.
Dattos: é uma boa solução para a automação de conciliações?
Quando mostramos a importância de contar com uma plataforma de automação para tornar seus times contábeis mais eficientes muitas dúvidas pairam na mente. Afinal, onde encontrar uma solução completa que, efetivamente, proporcionará os ganhos prometidos?
Justamente nesse momento é que entra a Dattos. Somos uma empresa que desenvolve soluções para gestão do fechamento financeiro e automação de reconciliação de dados. Já transformamos os processos de mais de 150 médias e grandes empresas através da automação de diversas atividades de reconciliação. Principalmente, no setor contábil, fiscal e de back office bancário.
Entre as soluções da plataforma Dattos estão:
- Reconciliação de dados de qualquer natureza;
- Gestão de tarefas e checklist de auditoria, contábil, fiscal, etc;
- Limpeza, tratamento e validação de dados;
- Relatórios gerenciais e capas contábeis.
Nossa missão é empoderar pessoas a lidarem com problemas complexos de dados. Estamos em um mundo cada vez mais dinâmico, competitivo e com um volume crescente de dados. Assim, acreditamos que processos mais rápidos, pessoas mais produtivas e decisões financeiras mais assertivas são fatores chave para o sucesso corporativo.
Por fim, vale a pena ressaltar que a automação e a transformação da produtividade da equipe podem ter impactos positivos na lucratividade da companhia. Quando a empresa tem fluxos de trabalhos automatizados é possível reduzir o tempo gasto em determinadas tarefas. Reduzindo os custos existentes em trabalhos como fechamento contábil.
