As melhores práticas de reconciliação contábil são fundamentais para garantir a integridade e a precisão dos dados financeiros de uma empresa. Trata-se de um processo que, quando bem executado, auxilia na prevenção de erros, fraudes e desvios, contribuindo para a saúde financeira e o sucesso da organização a longo prazo.
Melhores práticas de reconciliação contábil: por que é tão importante aplicá-las?
A reconciliação contábil é uma etapa fundamental do processo de fechamento contábil e um controle decisivo para garantir a integridade das informações contábeis e fiscais de sua organização. Veja como potencializar a governança e a estrutura de compliance da sua empresa por meio dessa rotina que deve fazer parte do dia a dia da sua gestão financeira!
Desde a promulgação da Lei Sarbanes Oxley (SOX), em 2002, e outras normas e regulamentos que foram promulgados no Brasil e no mundo, garantir a transparência das informações financeiras de uma organização é um processo decisivo.
E, dentro desse cenário, a rotina de reconciliação contábil se tornou um componente importante para o sucesso e equilíbrio gerencial nas empresas.
Fato é que, no passado, se um auditor externo detectasse um erro durante a revisão das demonstrações financeiras de uma companhia, esse erro poderia ser corrigido pela empresa com um ajuste manual.
Ou seja: na maioria dos casos, o controller não teria que emitir uma correção, nem o auditor era obrigado a relatar o erro.
Entretanto, com o advento de leis como a SOX — aplicável, inclusive, para a realidade de empresas brasileiras com ações no exterior — a necessidade de compliance subiu para outro nível.
Se o auditor encontra um erro, a empresa pode ser obrigada a divulgar uma falha nos seus controles para os investidores e stakeholders do negócio.
E, se o auditor encontra uma distorção ao rever o relatório trimestral ou anual e relata que a empresa não consegue provar ter encontrado por si mesma, então o erro é determinado como uma distorção contábil que pode exigir a divulgação de órgãos como a Comissão de Valores Mobiliários.
Apresentados esses desafios, é possível observar o quanto as melhores práticas de reconciliação contábil — a partir de uma metodologia de revisão contínua dos dados financeiros — é a peça-chave para a segurança da gestão e dos balanços de sua empresa.
O que é reconciliação contábil?
Antes de falarmos especificamente das melhores práticas de reconciliação contábil, é importante revisarmos brevemente o seu conceito. Para isso, assista ao vídeo a seguir.
Basicamente, estamos falando de um processo que, a partir das conciliações iniciais das contas e saldos contábeis de um negócio, revalida esses dados de modo a verificar:
- Eventuais inconsistências e irregularidades;
- Implementar correções e identificar possíveis contas de riscos;
- Aumentar os níveis de controle contábil;
- Potencializar a transparência do negócio e melhorar o relacionamento com investidores;
- Cruzar os dados financeiros da empresa com documentos auxiliares e o eventual auxílio de fontes independentes.
Ou seja: a reconciliação é uma etapa que aprimora e traz maiores níveis de segurança para a gestão contábil de uma empresa, fato que permite desde a aceleração de novas perspectivas gerenciais — como o continuous accounting — até a estruturação de uma cultura corporativa orientada a dados.
É válido frisar também que, dentro de um ciclo de fechamento financeiro eficiente, preciso e curto, a reconciliação contábil oferece base para avaliação do desempenho dos negócios, apoio em estratégias organizacionais, satisfazendo ainda as exigências de relatórios externos de auditorias, além de promover informações úteis e assertivas para a tomada de decisões econômicas.
Dentro desse contexto, não há dúvidas de que as melhores práticas de reconciliação contábil se colocam como um componente importante para um fechamento eficaz, sendo também um controle chave para o alcance da “integridade do balanço” e de todo o volume de informações contábeis de um negócio.
As diferenças entre conciliação e reconciliação contábil
Há uma confusão muito comum no mercado entre a conciliação e a reconciliação contábil — fato que, inclusive, torna os controles de reconciliação subvalorizados em algumas empresas.
Para esclarecer essa dúvida, é válido frisar que enquanto a conciliação contábil consiste em uma conferência das contas de uma companhia em ciclos que usualmente são semanais, mensais ou semestrais, os processos de reconciliação, como observado acima, fazem parte de um ciclo de revisão contínua de dados com o suporte de documentos e informações de fontes externas.
O objetivo de ambos os processos é oferecer uma visão minuciosa das movimentações financeiras de uma empresa e, enquanto a conciliação contábil é a base inicial da análise das contas de um negócio, a reconciliação o complementa, trazendo uma nova camada de segurança e maior potencial de compliance para o negócio.
A automação em favor das melhores práticas de reconciliação contábil
Para trazer mais agilidade e acurácia para o processo de reconciliação contábil, é importante acelerar o movimento de transformação digital da área de contabilidade, investindo em soluções capazes, dentre outros pontos, de automatizar as rotinas de reconciliação contábil.
Esse passo irá minar falhas no preenchimento de dados, garantir um controle em tempo real e liberar tempo de suas equipes para outras atividades estratégicas.
Mas, além da tecnologia, outras práticas precisam ser consideradas dentro de uma visão ampla e integral da reconciliação contábil. A seguir, apresentamos algumas etapas que você deve considerar.
Todas as etapas da reconciliação contábil foram revisadas?
A primeira etapa para uma reconciliação contábil eficiente é se assegurar de que todas as contas de seu negócio foram analisadas com segurança e de modo minucioso.
Daí a importância de uma solução de automação capaz de garantir o acompanhamento de todo esse volume de dados em tempo real e de gerar cruzamentos que aumentam a transparência da gestão financeira e do planejamento estratégico do negócio.
A partir dessa visão integral da reconciliação contábil, valide as seguintes etapas:
- Se assegure de que todas as contas devidas estão sendo devidamente conciliadas, incluindo novas contas com fluxos financeiros;
- Certifique-se de que existe uma política de reconciliação única para toda organização e que ela é respeitada em toda a empresa segundo princípios de governança;
- Identifique e priorize a reconciliação contábil de contas de alto risco;
- Certifique-se de que cada conciliação possui um título, descrição da conta, e procedimentos e / ou instruções sobre como finalizar a reconciliação (contatos aplicáveis, relatórios a executar ou obter, etc.);
- Defina e padronize a documentação que servirá de suporte para a reconciliação contábil;
- Garanta que todos esses documentos estão vinculados aos saldos de suas contas.
As contas da reconciliação estão precisas?
Além de uma visão integral — que inclua todas as contas de sua empresa nesse processo de revalidação de dados e saldos — é importante garantir a precisão da reconciliação contábil.
Para tanto, considere os seguintes pontos:
- A preparação e revisão individuais da conta devem dispor de uma compreensão básica da utilidade da conta e o que deve ser incluído para apoiar o balanço. Por exemplo: quando estamos realizando a reconciliação das contas de caixa, na maioria das vezes, precisamos nos certificar de incluir a razão geral — conjunto dos dados contábeis de todas as contas de uma companhia — e um extrato bancário;
- Devemos também nos certificar de que os corretos e mais atualizados balanços estão sendo conciliados nessa revalidação dos dados;
- Certifique-se também de que a nova conciliação realmente suporta o balanço e não é apenas uma repetição da razão geral;
- Preste, por fim, atenção para contas que tenham saldos incomuns (tais como uma provisão com um saldo devedor ou a conta a receber com um saldo a crédito).
A reconciliação foi bem organizada?
Outra etapa estratégica da reconciliação contábil envolve a organização temporal — isto é, a estruturação de um planejamento para que esse processo seja concluído com agilidade e sem sobrecarregar suas equipes financeiras.
Assim, é crucial que a empresa:
- Crie datas de vencimento para as conciliações;
- Tenha um mecanismo para acompanhar o status de cada conciliação;
- Invista em soluções para a automação da conciliação e da reconciliação contábil;
- Faça as conciliações de contas de alto risco mais cedo no ciclo de fechamento para identificar potenciais problemas;
- Reveja as diferenças não identificadas e faça os ajustes necessários enquanto o período contábil ainda está aberto.
A reconciliação está seguindo os princípios contábeis adequados?
Para a construção de uma cultura de governança corporativa, a reconciliação contábil deve, dentre outros pontos:
- Seguir princípios e normas vigentes que se aplicam a gestão contábil das organizações;
- O CFO deve se assegurar também do uso de controles contábeis amplamente utilizados no mercado, trazendo padronização para a gestão, tais como o custo histórico, batimentos e divulgação completa;
- Estabelecer processos visando a objetividade da reconciliação, a identificação de diferenças contábeis anteriormente despercebidas, a consistência dos dados das contas e a certeza de as transações que sustentam o balanço seguiram pressupostos de austeridade e sustentabilidade financeira;
- Todos esses processos devem, por fim, estar em comum acordo com as políticas de governança e conformidade da empresa.
O processo de reconciliação contábil foi revisado?
Finalmente, assim como em outros processos da gestão financeira, as rotinas de reconciliação contábil precisam ser atualizadas conforme a entrada de novas contas, fluxos e movimentações do negócio.
Segundo esse princípio, será preciso, de tempos em tempos:
- Rever a política de conciliação contábil para garantir que ela reflete com precisão a posição da empresa;
- Rever o processo inteiro rotineiramente para identificar melhorias que ajudem no caminho da qualidade e ganho de tempo para suas equipes;
- Implementar a revisão dos procedimentos e/ou instruções de conciliação para garantir que eles respondam: “O que? Quando? Quem? Por quê? Quanto?” — questões essas, referentes a origem e movimentação das contas;
- Usar modelos padrão para os vários tipos de conciliação (e suas respectivas reconciliações), de modo a garantir consistência e facilidade na revisão de dados, sempre com foco em exatidão, integridade, transparência e acurácia.
Quais os benefícios da automação para a reconciliação contábil?
Ao automatizar as rotinas tanto de conciliação, quanto de reconciliação contábil, é possível garantir benefícios que incluem:
- A melhoria da qualidade e a confiabilidade dos dados que chegam ao processo de fechamento, visando a redução de erros e um planejamento mais eficiente;
- Maior organização da gestão financeira e comunicação da área contábil com outros departamentos do negócio;
- Acompanhamentos com metodologias inteligentes e capazes de tornar a gestão da área financeira mais ágil;
- Aumento de controles e camadas de segurança informacional, aumentando a transparência do negócio;
- Identificação e redução de riscos, favorecendo uma relação positiva dos órgãos de controle.
Os aliados das boas práticas da reconciliação contábil
Como foi possível observar, a reconciliação contábil é uma etapa determinante que traz ainda mais eficácia para as conciliações das contas de sua empresa.
Dentro desse contexto, é importante fazer uso de boas ferramentas e processos que fornecem um framework para garantir qualidade, precisão e completude do processo de reconciliação contábil.
Essa combinação entre tecnologia e ações estratégicas é também um meio para controlar as atribuições, datas de vencimento e trazer mais agilidade para a conclusão das atividades contábeis.
Portanto, além de revisar suas rotinas, invista em um processo de reconciliação contábil automatizado para potencializar o trabalho de suas equipes, permitindo um gerenciamento de informações em tempo real que, por sua vez, trará mais eficiência para o grupo de atividades do fechamento contábil.
Em outras palavras: ao identificar oportunidades de utilização da tecnologia em processos como a reconciliação contábil, sem dúvidas, sua empresa irá elevar o patamar da gestão financeira.
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